System för elektronisk signatur och dokumenthantering förändrar spelplanen för företag som arbetar med många internationella kunder. Två framstående verktyg inom detta område är PandaDoc och DocuSign.

Den här veckan utforskar vi PandaDoc vs DocuSign för att se vilken som tjänar sitt syfte bäst. Jag har testat deras huvudfunktioner, och du kan hitta en tydlig översikt nedan.

Medan PandaDoc är populärt på grund av sitt rika mallbibliotek, funktioner för samarbete i realtid och automatisering av arbetsflöden, sticker DocuSign ut som ett väldigt anpassningsbart verktyg som erbjuder flera integrationer.

Den här artikeln innehåller en grundlig jämförelse av de två verktygen. Den visar hur de skiljer sig åt när det gäller användargränssnitt, hantering av komplexa dokumentarbetsflöden och de integrationer de erbjuder. Vi diskuterar också e-signaturernas efterlevnad och juridiska giltighet för båda plattformarna och utvärderar de alternativ för kundsupport som de erbjuder.

Dessutom introducerar guiden en tredje konkurrent (Oneflow) som hjälper dig att effektivisera din dokumentskapande process och skapa juridiskt bindande avtal. De erbjuder en funktionsrik gratisplan, så det kan vara intressant för dig att prova.

Företagens översikt och historia

Låt oss först undersöka ursprunget till Pandadoc, DocuSign och Oneflow och hur de kom att finnas på marknaden.

PandaDoc är ett stort namn inom dokumentautomatisering. Företaget grundades 2011 i San Francisco och flyttade snart till Silicon Valley. År 2021 tillkännagav företaget en serie C-finansieringsrunda, vilket gav en värdering på 1 miljard dollar.

DocuSign, som grundades 2003, har en dominerande ställning på marknaden för e-signaturer med en marknadsandel på cirka 47%. Under 2020 förvärvade Docusign Seal Software, vilket ökade deras kapacitet att analysera avtal. I år tillkännagav de intäkter för fjärde kvartalet på 712,4 miljoner dollar och introducerade nya produkter för avtalshantering.

Oneflow är ett verktyg med nyckelfunktioner som liknar PandaDoc och DocuSign, men de har en gratis plan som du kan testa utan några skyldigheter.

Det är ett av de bästa PandaDoc-alternativen, som automatiserar allt – från skapande och förhandling till signering och lagring – vilket gör det till ett stort namn inom avtalshantering.

Oneflow grundades 2012 i Sverige för att omvandla ineffektiva processer för avtalshantering, som i hög grad var beroende av manuellt arbete och pappersdokumentation. I juli 2024 uppgick dess ARR till 153 miljoner kronor; 2022 övergick Oneflow till att bli ett börsnoterat företag.

Användargränssnitt och användarvänlighet

Ett användarvänligt gränssnitt är avgörande för att nya program ska tas i bruk och för att processer ska fungera smidigt. När programvaran är enkel att använda är det mer troligt att människor engagerar sig utan frustration, vilket minskar behovet av omfattande utbildning och kundsupport.

Ett enkelt gränssnitt snabbar också upp arbetsuppgifterna och förbättrar den totala effektiviteten i det dagliga arbetet.

PandaDoc

PandaDoc har en robust dokumentredigerare med dra-och-släpp-funktionk, som gör det möjligt för användare att skapa och anpassa dokument från grunden, eller ändra befintliga mallar. Ett rikt mallbibliotek möjliggör snabbt skapande av dokument som är skräddarsydda för olika affärsbehov. Dessa mallar tillgodoser flera branscher och syften, inklusive:

• Mallar för affärsdokument, t.ex. förslag på utveckling av programvara, mobiler och webbplatser
• Avtal och överenskommelser, inklusive frilansavtal, joint venture och biluthyrning
• Policy- och planeringsdokument som mall för företagets övertidspolicy och mall för strategisk plan

Om du är nybörjare eller frilansare gör PandaDoc saker och ting ganska enkla. Du får en ren och organiserad instrumentpanel med snabb åtkomst till senaste dokument, mallar och viktiga funktioner.

När du börjar utforska mer avancerade funktioner – som att anpassa dokument, gräva i analyser eller integrera med andra verktyg – blir inlärningskurvan brantare. Unika avtalsbehov eller invecklade efterlevnadskrav är utmanande att tillgodose. Teamen kan behöva kontakta supporten eller läsa deras kunskapsbas för att få grepp om allt, vilket kan bromsa de initiala produktivitetsökningar som du hoppades på.

Se även: Oneflow vs PandaDoc

DocuSign

Om du är ny på DocuSign är grunderna, som att skicka dokument för underskrift och hantera kuvert, ganska lätta att lära sig. Drag-och-släpp-gränssnittet är användarvänligt, så att du kan skapa anpassningsbara mallar och lägga till fält efter behov. Du kan skräddarsy dokument efter dina specifika krav utan teknisk kunskap.

När du börjar utforska mer avancerade funktioner – som att skapa mallar, använda villkorlig logik och automatisera arbetsflöden – blir verktyget svårare att använda.

Avancerade funktioner, som automatisering av arbetsflöden och inbäddad signering, kräver ofta en djupare förståelse för plattformens möjligheter. Användare kan ha svårt att skapa komplexa arbetsflöden eller integrera DocuSign med andra programvarusystem.

Se även: Oneflow vs DocuSign

Oneflow

Oneflows användargränssnitt är utformat för att effektivisera hela livscykeln för avtal, med fokus på samarbete, redigering i realtid och användarvänlig navigering. Det är en verklig hjälp på vägen mot att skapa ett pappersfritt kontor.

Gränssnittet är rent och intuitivt. Det utnyttjar vanliga UI-konventioner och mönster som användarna är vana vid, till exempel placeringen av sökfältet och användningen av en hamburgermeny.

Du kan snabbt komma åt olika funktioner för att skapa, hantera och signera avtal. Sidofältet i Oneflows dokument- och mallvyer är hopfällbart, vilket gör att användarna kan fokusera mer på innehållet och minska röran.

Hantering av dokumentarbetsflöden

Funktioner för arbetsflödeshantering i e-signaturverktyg kan spara betydande tid och ansträngning jämfört med manuella dokumentprocesser. Här är en jämförelse av funktioner för arbetsflödeshantering i de diskuterade verktygen.

PandaDoc

PandaDoc gör det möjligt för företag att automatisera dokumentarbetsflöden och optimera processer. Det kan du göra:

• Skapa skräddarsydda arbetsflöden för godkännande av olika dokumenttyper
• Ställa in automatiska meddelanden till godkännare när ett dokument är klart för granskning
• Granska och godkänn dokument från vilken enhet som helst
• Lägga till villkorliga godkännanden
• Skapa varumärkesanpassade dokument med hjälp av dra-och-släpp-redigering

När det gäller samarbetsfunktioner hjälper PandaDoc flera parter att arbeta tillsammans på dokument i realtid. Teammedlemmar kan lämna kommentarer och feedback direkt i dokumenten, och intressenter kan få uppdateringar om dokumentstatus och ändringar.

DocuSign

DocuSign tillhandahåller robusta funktioner för automatisering av dokumentarbetsflöden för att effektivisera dina avtalsprocesser från början till slut. Systemet gör det möjligt för dig att:

• Automatiskt skicka dokument till undertecknare i rätt ordning
• Skicka påminnelser till undertecknare för att minska förseningar
• Spåra statusen för dokument i arbetsflödet
• Lagra signerade dokument på ett säkert sätt
• Skicka dokument i bulk för underskrift
• Autentisera mottagare via SMS, e-post eller telefon
• Automatiskt skicka slutdokument till mottagare och lagra dem internt

Mallar för vanliga dokumenttyper, t.ex. NDA, SOW, juridiska avtal etc. finns tillgängliga. Användarna kan anpassa några nyckelfält och skicka dokumenten för underskrift.

DocuSigns samarbetsfunktioner inkluderar realtidskommentarer, utsedda signaturer och kuvertdelning, så att flera användare kan granska, korrigera och hantera avtal.

Oneflow

Oneflow effektiviserar processen för att skapa avtal genom att erbjuda en mängd olika dokumentmallar. De viktigaste funktionerna i dokumenthanteringssystemet inkluderar:

• Bibliotek med mallar: Oneflow tillhandahåller ett bibliotek med färdiga mallar för avtal, t.ex. anställningsavtal, konsultavtal och försäljningsdokument. Dessa mallar kan användas som de är eller skräddarsys för att uppfylla specifika krav, vilket sparar tid och säkerställer att det juridiska språket är korrekt och uppdaterat.
• Personlig anpassning: När en mall skapas kan användarna välja mellan olika sektionstyper, t.ex. text och bild, produkttabeller, formulär och bilagor. Denna flexibilitet gör det möjligt att skapa omfattande dokument som är skräddarsydda för specifika affärsbehov.
• Automatiserad dataöverföring: Verktyget tar information som samlas in via webbformulär och överför den automatiskt till Oneflow-avtal, vilket effektiviserar arbetsflödet och minskar manuell datainmatning.
• API-integration från tredje part: Oneflow-formulär kan interagera med API:er från tredje part, vilket möjliggör sömlöst datautbyte och integration med andra system.

Oneflow förbättrar teamarbetet med hjälp av samarbetsverktyg som HTML-baserade interaktiva mallar och ifyllbara fält för motparter. Teammedlemmar kan kommentera avtal, tagga andra för feedback och få meddelanden om åtgärder som avtalsöppningar eller kommentarer.

Det finns också stöd för att skicka avtal till flera parter, ställa in automatiska påminnelser om signering, organisera signeringsorder och delegera signeringsrättigheter för effektiv avtalshantering.

Integrationer och anslutningar

Att integrera programvara för e-signering med andra affärsverktyg är viktigt för att optimera arbetsflödena för dokument. Om du till exempel har dina digitala lösningar integrerade med Hubspot innebär det att du enkelt kan skapa, skicka och signera avtal och överenskommelser direkt från ditt HubSpot-konto.

PandaDoc

PandaDoc tillhandahåller många integrationer och anslutningar, vilket förbättrar processen för att signera. Det inkluderar:

• CRM-verktyg: Salesforce, HubSpot och Pipedrive
• Betalningsprocessorer: Stripe, PayPal och authorize.net
• Verktyg för projektledning och samarbete: Monday.com, Slack och Microsoft Teams
• Lagring och hantering av dokument: Google Drive, Dropbox
• Automatisering och arbetsflöde: Zapier, Integromat

DocuSign

DocuSigns integrationsalternativ inkluderar:

• CRM-verktyg: Salesforce, Microsoft Dynamics, Pipedrive
• Betalningsprocessorer: Stripe, PayPal, authorize.net
• Molnlagring och produktivitet: Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft Office och Slack
• Automatisering och arbetsflöde: Zapier, Integromat
• Övriga: Zoom, ServiceNow och Workday

Oneflow

Med Oneflow-integrationer kan du:

• Skapa och hantera avtal automatiskt med hjälp av data från olika system.
• Synkronisera data mellan olika plattformar, undvik manuellt arbete och se till att allt är korrekt.
• Utlösa arbetsflöden baserat på ändringar i avtalets status, så att verksamheten flyter smidigare.
• Dra nytta av ett publikt API för anpassade integrationer som passar ditt företag perfekt.

Populära Oneflow-integrationer inkluderar:

• Salesforce
• Google Workspace
• Microsoft Dynamics 365
• Slack
• Zapier
• Teamtailor
• HiBob

Andra anmärkningsvärda integrationer:

• Adocka
• Jobylon
• SuperOffice
• Pipedrive
• Power Automate
• Upsales
• Lime CRM
• Membrain
• Intelliplan

Efterlevnad och rättslig giltighet

PandaDoc

PandaDoc är kompatibelt med E-SIGN, UETA och HIPPA. Dessa lagar fastställer att e-signaturer har samma juridiska vikt som traditionella handskrivna signaturer. Under vissa förhållanden är de verkställbara i domstol. PandaDoc backas också upp av SOC2-certifiering.

Denna e-signaturlösning förbättrar den juridiska giltigheten för sina e-signaturer genom flera funktioner:

• Revisionsspår: De spårar dokumentaktivitet och ger en historik över vem som signerade och när, vilket är avgörande för äktheten.
• Digitala certifikat: Dessa certifikat innehåller detaljer som undertecknarens IP-adress och tidsstämplar, vilket ytterligare stärker signaturens giltighet.
• Flera signeringsalternativ: Användare kan signera dokument elektroniskt genom att skriva, rita eller ladda upp en handskriven signatur.

DocuSign

DocuSign tillhandahåller juridiskt bindande signaturer i USA under ESIGN och UETA, i EU under eIDAS och i Australien under ETA.

Docusign följer många internationella standarder för efterlevnad, bland annat:

• ISO 27001: Säkerställer hantering av informationssäkerhet.
• PCI-DSS: Standarder för säkerhet för betalkort.
• HIPAA: Efterlevnad av sekretessregler för vårdinformation.
• 21 CFR Part 11: Föreskrifter för elektroniska register och signaturer inom läkemedelsindustrin.

Dessa certifieringar visar DocuSigns åtagande att upprätthålla höga säkerhets- och sekretessstandarder.

Oneflow

Oneflow tar efterlevnad på största allvar för att säkerställa säkerheten och integriteten för kunddata. En viktig efterlevnadsåtgärd är att anpassa sig till ISO 27001 för hantering av informationssäkerhet. Oneflow följer också standarder från eIDAS-förordningen i EU och ESIGN Act i USA, som definierar krav för juridiskt bindande e-signaturer.

Verktyget är utformat för att hantera alla frågor som rör den juridiska giltigheten hos elektroniska signaturer.

En av de viktigaste frågorna är möjligheten att verifiera undertecknarens identitet. Traditionella signaturer kan lätt kännas igen, men e-signaturer är mer mottagliga för förfalskning. Oneflow stöder olika signeringsmetoder som elektroniska ID:n, SMS-verifiering och handskrivna signaturer för att verifiera undertecknarens identitet.

En annan viktig fråga är risken för att dokument kan manipuleras efter att de signerats. Att säkerställa att ett dokument förblir oförändrat efter undertecknandet är avgörande för den juridiska verkställbarheten.

Oneflow använder hashing och asymmetrisk kryptering för att skydda dokumentets integritet och upptäcka eventuella ändringar. Det använder också robusta åtgärder som TLS 1.2 för att kryptera data i transit och AES 256-algoritmen för att kryptera data innan de lagras i vila. Oneflow tillhandahåller omfattande verifieringskedjor för att spåra användaraktiviteter och förbättra säkerheten.

Kundsupport och stöd

För att ge dig en uppfattning om vad du kan förvänta dig av kundsupportteam för varje verktyg, här är några kundåsikter.

PandaDoc

PandaDoc-kunder säger att deras supportteam är villiga att lyssna och intresserade av förslag, så de hade en övergripande bra upplevelse med support.

DocuSign

DocuSigns kunder berömmer chatboten för att den ger snabba och enkla svar på vanliga frågor.

Oneflow

Oneflows kunder säger att deras support är hjälpsam och kunnig, så den övergripande upplevelsen var exceptionell.

Här är en jämförelse av hur kundsupportalternativ som tillhandahålls av PandaDoc, DocuSign och Oneflow ser ut.

Branschspecifika lösningar

PandaDoc

PandaDoc tillhandahåller skräddarsydda lösningar för olika branscher, vilket förbättrar dokumenthanteringsprocesser som skapande av offerter, avtalshantering och e-signaturer. De branschspecifika lösningarna från PandaDoc inkluderar:

• Produktion
• Bygg & Konstruktion
• Hälso- och sjukvård
• Utbildning
• Finansiella tjänster
• Fastighetsbranschen
• Försäkringar
• Event-tjänster
• Ideella organisationer
• Juridiska tjänster

Med mallar för avtalshantering inom fastighetsbranschen kan användare till exempel skapa, redigera och anpassa dokument som hyresavtal, köp- och säljavtal och hyresansökningar. Den här funktionen bidrar till att minska installationstiden och minimera antalet fel.

Dessutom innehåller PandaDoc funktioner för e-notarisering, vilket gör det möjligt för användare att hantera notariseringsprocesser och schemalägga signeringar. Plattformen integreras med olika fastighetsverktyg, till exempel Salesforce, Zoho och annan programvara för fastighetsförvaltning.

DocuSign

DocuSigns lösningar finns tillgängliga för viktiga branscher som t.ex:

• Finansiella tjänster
• Hälso- och sjukvård
• Fastighetsbranschen
• Försäkringar
• Utbildning
• Statliga myndigheter

Inom hälso- och sjukvårdssektorn strävar DocuSign till exempel efter att öka patienternas förtroende och effektivisera processerna. Lösningarna omfattar formulär för patientintag och samtycke (som säkerställer efterlevnad av bestämmelser som HIPAA) samt automatiserade anställnings- och introduktionsprocesser för vårdpersonal.

Oneflow

Oneflow tillhandahåller också skräddarsydda lösningar inom olika branscher, med fokus på att förbättra avtalshantering och operativ effektivitet. Här är några specifika sektorer som drar nytta av Oneflows erbjudande:

• Konsulttjänster
• Teknik och IT
• Logistik
• Allmännyttiga och samhällstjänster
• Försäkringar
• Redovisningstjänster
• Rekrytering

Oneflow fokuserar på försäljningsbranschen och erbjuder olika specialiserade funktioner för säljteam. Oneflows digitala säljrum erbjuder till exempel en kundorienterad portal där säljare kan dela relevant innehåll, spåra kundengagemang och kommunicera med kunder via chatt eller video.

Dessutom kan säljteamen samarbeta direkt med prospekten i avtalet, vilket ökar engagemanget och andelen lyckade affärer. De kan också skicka och ta emot feedback i realtid, vilket påskyndar förhandlingsprocessen.

Priser och valuta för pengarna

PandaDoc-priserna börjar på $35 per användare och månad, vilket möjliggör obegränsade dokumentuppladdningar och e-signaturer. DocuSigns grundplan kostar $15 per månad, vilket gör att du kan skicka fem avtal för underskrift varje månad.

Oneflow erbjuder en Free-forever-plan som låter användare skicka, spåra och signera obegränsade PDF-avtal.

Här är en detaljerad uppdelning av de tre verktygens prissättningsmodeller.

PandaDoc

PandaDoc erbjuder en enkel och skalbar prisstruktur:

• Startpaket: $35 per användare/månad för att snabbt skapa och signera formulär och avtal. Inkluderar obegränsade dokumentuppladdningar och e-signaturer.
• Företagspaket: $65 per användare/månad för säljofferter och integrerade arbetsflöden för avtal. Inkluderar anpassade offerter, försäljningsavtal och CRM-integrationer.
• Enterprise-paket: Anpassad prissättning baserad på specifika krav. Detta inkluderar automatisering av arbetsflöden, smart innehåll och SSO (single sign-on).

Rabatter för årlig prissättning och en gratis 14-dagars provperiod finns tillgängliga.

DocuSign

DocuSign erbjuder prissättningsplaner som är skräddarsydda för olika användarbehov, allt från enskilda användare till stora företag. Här är en uppdelning av prissättningsstrukturen:

• Personligt paket: $15/månad, begränsad till 5 kuvert per månad, lämplig för privatpersoner eller frilansare.
• Standardpaket: $45/månad tillåter upp till 100 kuvert per användare och år, lämplig för små till medelstora företag.
• Business-Pro-paket: $65/månad, inkluderar avancerade funktioner som anpassad branding och komplexa arbetsflöden.
• Enterprise-paket: Priserna varierar kraftigt beroende på organisationens behov och ligger vanligtvis mellan $8 200 och $80 500 per år för större team (200 till 1 001 användare). Funktionerna inkluderar anpassningsbara lösningar, förbättrade efterlevnadsfunktioner, avancerade integrationer och verktyg för organisationshantering.

Du kan få upp till 44% rabatt när du väljer årlig prissättning. En gratis 30-dagars provperiod är tillgänglig.

Oneflow

B prissättningsstruktur tillgodoser olika användarbehov. Här är en uppdelning av prissättningsplanerna:

• Gratis plan: Tillåter användare att ladda upp, skicka och signera PDF-avtal, spåra aktiviteter och få tillgång till grundläggande dashboard-insikter.
• Essentials-paket: $17 per användare/månad vid årlig fakturering. Inkluderar digitala avtal och mallar för avtal.
• Business-paket: $45 per användare/månad med årlig fakturering. Detta inkluderar datafält, livscykel och premiumintegrationer (Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics).
• Enterprise-paket: Anpassad prissättning. Inkluderar delade mallar och SSO (Single Sign-On).

Slutsats

Både PandaDoc och DocuSign erbjuder värdefulla funktioner för dokumenthantering och e-signaturer. Vilken du väljer beror på din typ av företag och hur du arbetar med specifika avtal. PandaDoc är praktiskt om du har ett större team men behöver avancerade funktioner, medan DocuSign är perfekt för individer som behöver ett pålitligt sätt att signera dokument snabbt och säkert. Innan du investerar i någon av dem kanske du vill prova dem själv och överväga användarnas åsikter på recensionssidor.

Ett tredje alternativ är Oneflow. Med Oneflow kan du enkelt ladda upp, skicka och signera PDF-dokument med juridiskt giltiga elektroniska signaturer, spåra aktiviteter, få aviseringar och mycket mer. Det är perfekt för frilansare, små och medelstora företag och stora företag.

Prova Oneflow gratis för att se hur det kan förändra din avtalshantering.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan DocuSign och PandaDoc?

Viktiga skillnader mellan DocuSign och PandaDoc inkluderar DocuSigns brantare inlärningskurva och mer avancerade funktioner (fördröjd routing, schemalagd skicka), medan PandaDoc erbjuder ett mer intuitivt gränssnitt. DocuSign tilltalar också mer företags- och mellanmarknadsanvändare.

Hur mycket kostar PandaDoc och DocuSign?

Kostnaden för PandaDoc varierar från $35 per användare/månad till $65 per användare/månad för team. Kostnaden för DocuSign varierar från $15 per månad för individer till $65 per användare/månad för team.

Är PandaDoc-signaturer juridiskt bindande?

Ja, PandaDoc-signaturer är juridiskt bindande. De följer de viktigaste lagarna om elektroniska signaturer, särskilt ESIGN-lagen (Electronic Signatures in Global and National Commerce) och UETA-lagen (Uniform Electronic Transactions Act) i USA.

Är PandaDoc en kvalificerad elektronisk signatur?

PandaDoc erbjuder inte kvalificerade elektroniska signaturer (QES) enligt EU:s eIDAS-förordning, men tillhandahåller juridiskt bindande elektroniska signaturer som överensstämmer med amerikanska lagar, ESIGN och UETA, vilket säkerställer deras giltighet och verkställbarhet i domstol.

Friskrivningsklausul:
All information på den här sidan kommer från allmänt tillgängliga källor som G2, Capterra och andra webbplatser som listar programvara. Oneflow verifierar inte informationens riktighet, fullständighet eller aktualitet. Följaktligen tar Oneflow inget ansvar för eventuella felaktigheter, fel eller utelämnanden i innehållet, eller för några åtgärder som vidtas i förlitan på sådan information. Användare uppmanas att självständigt verifiera all information innan de fattar beslut baserat på den.