Programvare for elektronisk signatur og dokumenthåndtering er avgjørende for bedrifter som jobber med mange internasjonale kunder.
To av de fremste verktøyene på dette området er PandaDoc og DocuSign.

Denne uken utforsker vi dem begge for å se hvilken som tjener sitt formål best. Vi har testet hovedfunksjonene deres, som du finner i en oversiktlig oversikt nedenfor.

Mens PandaDoc er populært på grunn av sitt rikholdige malbibliotek, funksjoner for sanntidssamarbeid og arbeidsflytautomatisering, skiller DocuSign seg ut som et svært tilpasningsdyktig verktøy som tilbyr flere integrasjoner.

Denne artikkelen gir en grundig sammenligning av de to verktøyene. Den viser hvordan de skiller seg fra hverandre når det gjelder brukergrensesnitt, håndtering av komplekse dokumentarbeidsflyter og integrasjoner. Den tar også for seg samsvar og juridisk gyldighet for e-signaturer for begge plattformene, og evaluerer kundestøttealternativene de tilbyr.

I tillegg introduserer guiden en tredje konkurrent (Oneflow) som hjelper deg med å effektivisere dokumentopprettelsesprosessen og lage juridisk bindende kontrakter. Oneflow har et funksjonsrikt gratisabonnement, så det kan være interessant å prøve det.

Bedriftsoversikt og historie

La oss først se nærmere på opprinnelsen til Pandadoc, DocuSign og Oneflow, og hvordan de kom på markedet.

PandaDoc er et stort navn innen dokumentautomatisering. Selskapet ble grunnlagt i 2011 i San Francisco, men flyttet snart til Silicon Valley. I 2021 kunngjorde selskapet en serie C-finansieringsrunde, noe som førte til en verdsettelse på 1 milliard dollar.

DocuSign, som ble grunnlagt i 2003, har en dominerende posisjon i e-signaturmarkedet, med en markedsandel på rundt 47 %. I 2020 kjøpte Docusign opp Seal Software, noe som økte kapasiteten innen kontraktsanalyse. I år kunngjorde de en omsetning på 712,4 millioner dollar i fjerde kvartal og introduserte nye produkter for kontraktshåndtering.

Oneflow er et verktøy med nøkkelfunksjoner som ligner på PandaDoc og DocuSign, men det har et gratisabonnement som du kan teste uten forpliktelser.

Det er et av de beste PandaDoc-alternativene, og automatiserer alt – fra opprettelse og forhandling til signering og lagring – noe som gjør det til et stort navn innen kontraktshåndtering.

Oneflow ble grunnlagt i 2012 i Sverige for å transformere ineffektive kontraktshåndteringsprosesser som i stor grad baserte seg på manuelt arbeid og papirdokumentasjon. I juli 2024 nådde Oneflow en omsetning på 153 millioner svenske kroner, og i 2022 ble selskapet børsnotert.

Brukergrensesnitt og brukervennlighet

Et brukervennlig grensesnitt er avgjørende for at ny programvare skal bli tatt i bruk og fungere problemfritt. Når programvaren er enkel å bruke, er det mer sannsynlig at folk engasjerer seg uten frustrasjon, noe som reduserer behovet for omfattende opplæring og kundestøtte.

Det enkle grensesnittet gjør også oppgavene raskere, noe som øker effektiviteten i det daglige arbeidet.

PandaDoc

PandaDoc har en robust dra-og-slipp-dokumentredigerer som lar brukerne skape og tilpasse dokumenter fra bunnen av eller endre eksisterende maler. Et rikt malbibliotek gjør det mulig å raskt opprette dokumenter som er skreddersydd til ulike forretningsbehov. Disse malene passer til flere bransjer og formål, inkludert:

• Maler for forretningsdokumenter, for eksempel forslag til utvikling av programvare, mobiler og nettsteder
• Kontrakter og avtaler, inkludert frilansavtaler, joint ventures og bilutleie
• Policy- og planleggingsdokumenter som mal for selskapets overtidspolicy og mal for strategisk plan

Hvis du er nybegynner eller frilanser, gjør PandaDoc ting ganske enkelt. Du får et rent og organisert dashbord med rask tilgang til nylige dokumenter, maler og viktige funksjoner.

Når du begynner å utforske mer avanserte funksjoner – som å tilpasse dokumenter, analysere eller integrere med andre verktøy – blir læringskurven brattere. Unike kontraktsbehov eller kompliserte krav til etterlevelse av lover og regler kan være utfordrende å imøtekomme. Teamene må kanskje kontakte kundestøtte eller lese kunnskapsbasen for å få greie på alt, noe som kan bremse den første produktivitetsøkningen du hadde håpet på.

Les også: Oneflow vs PandaDoc

DocuSign

Hvis du er ny i DocuSign, er det ganske enkelt å lære seg det grunnleggende, som å sende dokumenter for signering og håndtere konvolutter. Dra-og-slipp-grensesnittet er brukervennlig, slik at du kan opprette tilpassbare maler og legge til felt etter behov. Du kan skreddersy dokumenter til dine spesifikke behov uten teknisk kunnskap.

Når du begynner å utforske mer avanserte funksjoner – som å sette opp maler, bruke betinget logikk og automatisere arbeidsflyter – blir verktøyet vanskeligere å bruke.

Avanserte funksjoner, som automatisering av arbeidsflyten og innebygd signering, krever ofte en dypere forståelse av plattformens muligheter. Brukere kan slite med å sette opp komplekse arbeidsflyter eller integrere DocuSign med andre programvaresystemer.

Les også: Oneflow vs DocuSign

Oneflow

Oneflow-brukergrensesnittet er utviklet for å effektivisere hele kontraktens livssyklus, med fokus på samarbeid, sanntidsredigering og brukervennlig navigering. Det er en reell hjelp på veien mot et papirløst kontor.

Grensesnittet er rent og intuitivt. Det utnytter vanlige UI-konvensjoner og mønstre som brukerne er vant til, for eksempel plasseringen av søkefeltet og bruken av en hamburgermeny.

Du får raskt tilgang til ulike funksjoner for kontraktskaping, administrasjon og signering. Sidefeltet i Oneflows dokument- og malvisninger er sammenleggbart, slik at brukerne kan fokusere mer på innholdet og redusere rotet.

Håndtering av dokumentarbeidsflyt

Arbeidsflytstyringsfunksjonene i e-signaturverktøy kan spare mye tid og krefter sammenlignet med manuelle dokumentprosesser. Her er en sammenligning av arbeidsflytstyringsfunksjonene i de omtalte verktøyene.

PandaDoc

PandaDoc gjør det mulig for bedrifter å automatisere dokumentarbeidsflyter og optimalisere prosesser. Det kan du gjøre med PandaDoc:

• Lag skreddersydde arbeidsflyter for godkjenning av ulike dokumenttyper
• Sett opp automatiske varsler til godkjennere når et dokument er klart for gjennomgang
• Gjennomgå og godkjenne dokumenter fra hvilken som helst enhet
• Legg til betingede godkjenninger
• Skap dokumenter med eget varemerke ved hjelp av dra-og-slipp-redigering

Når det gjelder samarbeidsfunksjoner, hjelper PandaDoc flere parter med å jobbe sammen om dokumenter i sanntid. Teammedlemmer kan legge igjen kommentarer og tilbakemeldinger direkte på dokumenter, og interessenter kan få oppdateringer om dokumentstatus og endringer.

DocuSign

DocuSign tilbyr robuste funksjoner for automatisering av dokumentarbeidsflyten for å effektivisere avtaleprosessene dine fra ende til annen. Det gjør det mulig for deg å:

• Automatisk ruting av dokumenter til underskrivere i riktig rekkefølge
• Send påminnelser til underskrivere for å redusere forsinkelser
• Spor statusen til dokumenter i arbeidsflyten
• Lagre signerte dokumenter på en sikker måte
• Masseutsendelse av dokumenter for signering
• Autentiser mottakere via SMS, e-post eller telefon
• Send de endelige dokumentene automatisk til mottakerne og lagre dem internt

Det finnes maler for vanlige dokumenttyper, for eksempel NDA-er, SOW-er, juridiske avtaler osv. Brukerne kan tilpasse noen få nøkkelfelt og sende dokumenter for signering.

DocuSigns samarbeidsfunksjoner inkluderer sanntidskommentarer, utpekte signaturer og konvoluttdeling, slik at flere brukere kan gjennomgå, korrigere og administrere kontrakter.

Oneflow

Oneflow effektiviserer prosessen med å skape kontrakter og tilbyr en rekke ulike dokumentmaler. De viktigste funksjonene i dokumenthåndteringssystemet inkluderer:

• Bibliotek med maler: Oneflow tilbyr et bibliotek med ferdige avtalemaler, for eksempel ansettelseskontrakter, konsulentavtaler og salgsdokumenter. Disse malene kan brukes som de er eller skreddersys for å oppfylle spesifikke krav, noe som sparer tid og sikrer at det juridiske språket er korrekt og oppdatert.
• Tilpasning: Når brukerne oppretter en mal, kan de velge mellom ulike seksjonstyper, for eksempel tekst og bilde, produkttabeller, skjemaer og vedlegg. Denne fleksibiliteten gjør det mulig å lage omfattende dokumenter som er skreddersydd til spesifikke forretningsbehov.
• Automatisert dataoverføring: Verktøyet tar informasjon som samles inn via nettskjemaer og overfører den automatisk til Oneflow-kontrakter, noe som effektiviserer arbeidsflyten og reduserer manuell dataregistrering.
• API-integrasjon fra tredjeparter: Oneflow-skjemaer kan samhandle med API-er fra tredjeparter, noe som muliggjør sømløs datautveksling og integrering med andre systemer.

Oneflow forbedrer teamarbeidet med samarbeidsverktøy som HTML-baserte interaktive maler og utfyllbare felt for motparter. Teammedlemmer kan kommentere på kontrakter, tagge andre for tilbakemelding og motta varsler om handlinger som kontraktsåpninger eller kommentarer.

Det støtter også sending av kontrakter til flere parter, innstilling av automatiske påminnelser om signering, organisering av signeringsordrer og delegering av signeringsrettigheter for effektiv kontraktshåndtering.

Integrasjoner og tilkoblinger

Integrering av e-signaturprogramvare med andre bedriftsverktøy er avgjørende for å optimalisere dokumentarbeidsflyten. Hvis du for eksempel har digitale løsninger integrert med Hubspot, kan du enkelt opprette, sende og signere kontrakter og avtaler direkte fra HubSpot-kontoen din.

PandaDoc

PandaDoc tilbyr mange integrasjoner og koblinger som forbedrer signeringsprosessen. Det inkluderer:

• CRM-verktøy: Salesforce, HubSpot og Pipedrive
• Betalingsprosessorer: Stripe, PayPal og authorize.net
• Verktøy for prosjektledelse og samarbeid: Monday.com, Slack og Microsoft Teams
• Dokumentlagring og -håndtering: Google Disk, Dropbox
• Automatisering og arbeidsflyt: Zapier, Integromat

DocuSign

Alternativer for DocuSign-integrering inkluderer:

• CRM-verktøy: Salesforce, Microsoft Dynamics, Pipedrive
• Betalingsprosessorer: Stripe, PayPal, authorize.net
• Skylagring og produktivitet: Google Disk, Dropbox, Box, Microsoft Office og Slack
• Automatisering og arbeidsflyt: Zapier, Integromat
• Annet: Zoom, ServiceNow og Workday

Oneflow

Med Oneflow-integrasjoner kan du:

• Skap og administrer kontrakter automatisk ved hjelp av data fra ulike systemer.
• Synkroniser data på tvers av plattformer, unngå manuelt arbeid og sørg for at alt er nøyaktig.
• Start arbeidsflyter basert på endringer i kontraktsstatus, slik at driften går smidigere.
• Dra nytte av et offentlig API for tilpassede integrasjoner som passer perfekt til din virksomhet.

Populære Oneflow-integrasjoner inkluderer:

• Salesforce
• Google Workspace
• Microsoft Dynamics 365
• Slack
• Zapier
• Teamtailor
• HiBob

Andre bemerkelsesverdige integrasjoner:

• Adocka
• Jobylon
• SuperOffice
• Pipedrive
• Power Automate
• Upsales
• Lime CRM
• Membrain
• Intelliplan

Compliance og juridisk gyldighet

PandaDoc

PandaDoc er i samsvar med E-SIGN, UETA og HIPPA. Disse lovene fastslår at e-signaturer har samme juridiske tyngde som tradisjonelle håndskrevne signaturer. Under visse betingelser kan de håndheves i retten. PandaDoc støttes også av SOC2-sertifisering.

Denne e-signaturløsningen forbedrer e-signaturenes juridiske gyldighet gjennom flere funksjoner:

• Revisjonsspor: De sporer dokumentaktivitet og gir en oversikt over hvem som har signert og n%C3%A5r, noe som er avgj%C3%B8rende for autentisiteten.
• Digitale sertifikater: Disse sertifikatene inneholder detaljer som IP-adresse og tidsstempler, noe som styrker signaturens gyldighet ytterligere.
• Flere signaturalternativer: Brukerne kan signere dokumenter elektronisk ved å skrive, tegne eller laste opp en håndskrevet signatur.

DocuSign

DocuSign tilbyr juridisk bindende signaturer i USA under ESIGN og UETA, i EU under eIDAS og i Australia under ETA.

Docusign overholder en rekke internasjonale standarder for compliance, blant annet

• ISO 27001: Sikrer håndtering av informasjonssikkerhet.
• PCI-DSS: Standarder for sikkerhet for betalingskort.
• HIPAA: Compliance av personvernregler for helseopplysninger.
• 21 CFR Part 11: Regelverk for elektroniske journaler og signaturer i legemiddelindustrien.

Disse sertifiseringene viser DocuSigns forpliktelse til å opprettholde høye sikkerhets- og personvernstandarder.

Oneflow

Oneflow tar samsvar på største alvor for å sikre sikkerheten og integriteten til kundedataene. Et av de viktigste tiltakene er å følge ISO 27001 for styring av informasjonssikkerhet. Oneflow følger også standarder fra eIDAS-forordningen i EU og ESIGN Act i USA, som definerer krav til juridisk bindende e-signaturer.

Verktøyet er utviklet for å løse alle problemer knyttet til den juridiske gyldigheten av elektroniske signaturer.

Et av de viktigste spørsmålene er muligheten til å verifisere underskriverens identitet. Tradisjonelle signaturer kan lett gjenkjennes, men e-signaturer er mer utsatt for forfalskning. Oneflow støtter ulike signeringsmetoder som elektronisk ID, SMS-verifisering og håndskrevne signaturer for å bekrefte underskriverens identitet.

Et annet viktig problem er muligheten for manipulering av dokumenter etter signering. Det er avgjørende for den juridiske håndhevbarheten at et dokument forblir uendret etter signering.

Oneflow bruker hashing og asymmetrisk kryptering for å beskytte dokumentintegriteten og oppdage eventuelle endringer. Den benytter også robuste tiltak som TLS 1.2 for å kryptere data under overføring og AES 256-algoritmen for å kryptere data før de lagres. Oneflow tilbyr omfattende revisjonsspor for å spore brukeraktiviteter og forbedre sikkerheten.

Kundestøtte og suksess

For å gi deg en idé om hva du kan forvente av kundesupportteamene til de ulike verktøyene, har vi samlet noen av kundenes meninger.

PandaDoc

PandaDoc-kunder sier at supportteamet er villige til å lytte og er interessert i forslag, så de hadde en generelt god opplevelse med supporten.

DocuSign

DocuSigns kunder roser chatboten for å gi raske og enkle svar på vanlige spørsmål.

Oneflow

Oneflows kunder sier at deres support er hjelpsom og kunnskapsrik, så den generelle opplevelsen var eksepsjonell.

Her er en sammenligning av hvordan kundestøttealternativene som tilbys av PandaDoc, DocuSign og Oneflow ser ut.

Bransjespesifikke løsninger

PandaDoc

PandaDoc tilbyr skreddersydde løsninger for ulike bransjer, og forbedrer dokumenthåndteringsprosesser som tilbudsoppretting, kontraktsadministrasjon og e-signaturer. De bransjespesifikke løsningene til PandaDoc inkluderer:

• Produksjon
• Bygg og anlegg
• Helsevesenet
• Utdanning
• Finansielle tjenester
• Eiendom
• Forsikring
• Frivillige organisasjoner
• Juridisk

Med maler for administrasjon av eiendomskontrakter kan brukerne for eksempel opprette, redigere og tilpasse dokumenter som leieavtaler, kjøps- og salgsavtaler og utleiesøknader. Denne funksjonen bidrar til å redusere oppsettstiden og minimere feil.

PandaDoc har dessuten funksjoner for e-notarisering, slik at brukerne kan administrere notariseringsprosesser og planlegge signeringer. Plattformen kan integreres med ulike eiendomsverktøy, for eksempel Salesforce, Zoho og annen programvare for eiendomsforvaltning.

DocuSign

DocuSign-løsninger er tilgjengelige for viktige bransjer som:

• Finansielle tjenester
• Helsevesenet
• Eiendom
• Forsikring
• Utdanning
• Offentlig sektor

I helsesektoren har DocuSign for eksempel som mål å øke pasientenes tillit og effektivisere prosessene. Løsningene omfatter pasientinntak og samtykkeskjemaer (som sikrer samsvar med forskrifter som HIPAA) og automatiserte ansettelses- og onboardingprosesser for helsepersonell.

Oneflow

Oneflow tilbyr også skreddersydde løsninger på tvers av ulike bransjer, med fokus på å forbedre kontraktshåndtering og driftseffektivitet. Her er noen spesifikke sektorer som drar nytte av Oneflows tilbud:

• Konsulenttjenester
• Teknologi og IT
• Logistikk
• Forsyningstjenester
• Forsikring
• Regnskapstjenester
• Rekruttering

Oneflow fokuserer på salgsbransjen og tilbyr ulike spesialiserte funksjoner for salgsteam. Oneflows digitale salgsrom er for eksempel en kundeportal der selgere kan dele relevant innhold, spore kundeengasjement og kommunisere med kunder via chat eller video.

I tillegg kan salgsteamene samarbeide direkte med potensielle kunder i kontrakten, noe som øker engasjementet og suksessraten. De kan også sende og motta tilbakemeldinger i sanntid, noe som gjør forhandlingsprosessen raskere.

Priser og verdi for pengene

PandaDoc-priser starter på $ 35 per bruker per måned, noe som gir mulighet for ubegrenset dokumentopplasting og e-signaturer. DocuSigns grunnabonnement koster $ 15 per måned, noe som gir deg mulighet til å sende fem avtaler til signering hver måned.

Oneflow tilbyr en Free-forever-plan som lar brukerne sende, spore og signere et ubegrenset antall PDF-kontrakter.

Her er en detaljert oversikt over de tre verktøyenes prismodeller.

PandaDoc

PandaDoc tilbyr en enkel, skalerbar prisstruktur:

• Starter Plan: $35 per user/month for quickly creating and signing forms and agreements. Includes unlimited document uploads and e-signatures.
• Business Plan: $ 65 per bruker/måned for salgsforslag og integrerte arbeidsflyter for avtaler. Inkluderer tilpassede tilbud, salgsavtaler og CRM-integrasjoner.
• Enterprise Plan: Tilpasset prising basert på spesifikke krav. Dette inkluderer automatisering av arbeidsflyt, smart innhold og single sign-on (SSO).

Rabatter for årlige priser og en gratis 14-dagers prøveperiode er tilgjengelig.

DocuSign

DocuSign tilbyr prisplaner som er skreddersydd for ulike brukerbehov, alt fra individuelle brukere til store bedrifter. Her er en oversikt over prisstrukturen:

• Personlig plan: $ 15 / måned, begrenset til 5 konvolutter per måned, egnet for enkeltpersoner eller frilansere.
• Standardplan: $ 45 / måned tillater opptil 100 konvolutter per bruker per år, egnet for små til mellomstore bedrifter.
• Business Pro Plan: $ 65 / måned, inkluderer avanserte funksjoner som tilpasset merkevarebygging og komplekse arbeidsflyter.
• Enterprise Plan: Prisene varierer betydelig basert på organisasjonens behov, og ligger vanligvis mellom 8 200 og 80 500 dollar årlig for større team (200 til 1 001 brukere). Funksjonene inkluderer tilpassbare løsninger, forbedrede samsvarsfunksjoner, avanserte integrasjoner og verktøy for organisasjonsadministrasjon.

Du kan få opptil 44 % rabatt når du velger årspris. En gratis 30-dagers prøveperiode er tilgjengelig.

Oneflow

Oneflow-prisstrukturen imøtekommer ulike brukerbehov. Her er en oversikt over prisplanene:

• Gratis plan: Gir brukerne mulighet til å laste opp, sende og e-signere PDF-kontrakter, spore aktiviteter og få tilgang til grunnleggende innsikt i dashbordet.
• Essentials Plan: $ 17 per bruker/måned ved årlig fakturering. Inkluderer digitale kontrakter og kontraktsmaler.
• Forretningsplan: $ 45 per bruker / måned med årlig fakturering. Dette inkluderer datafelter, livssyklus og premiumintegrasjoner (Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics).
• Enterprise: Tilpasset prising. Inkluderer delte maler og enkel pålogging (SSO).

Konklusjon

Både PandaDoc og DocuSign tilbyr verdifulle funksjoner for dokumenthåndtering og eSignatur. Hvilken du velger, avhenger av virksomhetstype og spesifikke kontraktsoperasjoner. PandaDoc er praktisk hvis du har et større team og trenger avanserte funksjoner, mens DocuSign er ideelt for enkeltpersoner som trenger en pålitelig måte å signere dokumenter raskt og sikkert på. Før du investerer i en av dem, kan det være lurt å prøve dem selv og vurdere brukernes meninger på anmeldelsessider.

Et tredje alternativ er Oneflow. Med Oneflow kan du enkelt laste opp, sende og signere PDF-dokumenter med juridisk gyldige elektroniske signaturer, spore aktiviteter, motta varsler og mye mer. Det passer utmerket for frilansere, små og mellomstore bedrifter og store virksomheter.

Prøv Oneflow gratis for å se hvordan det kan forandre kontraktshåndteringen din.

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen mellom DocuSign og PandaDoc?

De viktigste forskjellene mellom DocuSign og PandaDoc er at DocuSign har en brattere læringskurve og mer avanserte funksjoner (forsinket ruting, planlagt sending), mens PandaDoc tilbyr et mer intuitivt grensesnitt. DocuSign appellerer også mer til bedrifter og mellomstore brukere.

Hvor mye koster PandaDoc og DocuSign?

Kostnaden for PandaDoc varierer fra $ 35 per bruker/måned til $ 65 per bruker/måned for team. DocuSign koster fra $ 15 per måned for enkeltpersoner til $ 65 per bruker/måned for team.

Er PandaDoc-signaturer juridisk bindende?

Ja, PandaDoc-signaturer er juridisk bindende. De er i samsvar med de viktigste lovene om elektroniske signaturer, spesielt ESIGN-loven (Electronic Signatures in Global and National Commerce) og UETA-loven (Uniform Electronic Transactions Act) i USA.

Er PandaDoc kvalifisert elektronisk signatur?

PandaDoc tilbyr ikke kvalifiserte elektroniske signaturer (QES) i henhold til EUs eIDAS-forordning, men leverer juridisk bindende elektroniske signaturer som er i samsvar med amerikanske lover, ESIGN og UETA, noe som sikrer at de er gyldige og kan håndheves i retten.

Ansvarsfraskrivelse:
All informasjon på denne siden er hentet fra offentlig tilgjengelige kilder som G2, Capterra og andre nettsteder med programvarelister. Oneflow verifiserer ikke nøyaktigheten, fullstendigheten eller aktualiteten til denne informasjonen. Følgelig påtar Oneflow seg intet ansvar for eventuelle unøyaktigheter, feil eller utelatelser i innholdet, og heller ikke for handlinger som er utført i tillit til slik informasjon. Brukere anbefales å verifisere all informasjon på egenhånd før de tar beslutninger basert på den.