Avtalshantering i stora företag innebär en rad risker – från ekonomiska påföljder som förseningsavgifter till avtalsbrott, operativa risker och bristande efterlevnad.

Med modern teknik kan dessa utmaningar hanteras effektivt. Lösningar för Enterprise-avtalshantering förändrar hur organisationer arbetar med avtal genom att förbättra säkerheten, effektivisera avtalsprocessen och centralisera hela avtalslivscykeln.

I den här artikeln går vi igenom de viktigaste delarna av avtalshantering för Enterprise-företag, fördelarna det medför och en beprövad programvarulösning som hjälper dig att minimera risker och optimera avtalsflödet i hela organisationen.

Förstå grunderna i avtalshantering för stora företag

Innan vi går in på detaljerna i Enterprise-avtalshantering för företag måste vi först förstå de grundläggande begreppen och betydelsen bakom denna disciplin.

Avtalshantering är en kritisk aspekt av modern affärsverksamhet. Det handlar om systematisk avtalshantering av digitala avtal inom en organisation för att optimera avtalsprocesser, förbättra den operativa effektiviteten och minimera juridiska och finansiella risker.

Stora organisationer ingår många avtal med olika intressenter, till exempel kunder, leverantörer, partners och anställda. Effektiv avtalshantering är avgörande för att säkerställa efterlevnad, upprätthålla skyldigheter och ta vara på möjligheter.

System för Enterprise-avtalshantering ger en centraliserad plattform för att lagra, organisera och komma åt avtal, vilket gör det lättare för företag att övervaka avtalets prestanda, spåra milstolpar och identifiera potentiella risker eller möjligheter. Genom att förenkla och automatisera avtalshanteringen bidrar Enterprise-avtalshantering till att öka produktiviteten, minska den administrativa bördan och frigöra det dolda värdet i avtalen.

Nyckelkomponenter i Enterprise-avtalshantering

Ett effektivt system för avtalshantering består av flera viktiga komponenter som samverkar för att underlätta en effektiv avtalshantering:

1. Förvaring av avtal: En centraliserad databas där avtalen lagras säkert och är lätta att hämta gör att behöriga intressenter kan få tillgång till viktig information om avtalen när som helst och var som helst. Avtalsarkivet fungerar som ett säkert valv och ser till att avtalen skyddas från obehörig åtkomst eller förlust. Det ger en heltäckande bild av alla avtal, vilket gör det möjligt för företag att effektivt hantera sina avtalsförpliktelser och åtaganden.

2. Upprättande av avtal och samarbete: Samarbetsfunktioner förbättrar kommunikationen och säkerställer att alla parter är på samma sida under hela livscykeln för avtalet. Med verktyg för avtalsskrivning och samarbete kan organisationer skapa avtal med hjälp av fördefinierade mallar, anpassa klausuler och spåra ändringar som görs under förhandlingarna. Detta främjar transparens, minskar antalet fel och påskyndar processen för godkännande av avtal, vilket eliminerar behovet av att skriva ut, signera och skanna fysiska dokument.

3. Spårning av avtalets prestanda: Funktionen för att övervaka avtalets milstolpar, skyldigheter och nyckeltal säkerställer att båda parter uppfyller sina avtalsenliga åtaganden. Spårning av avtalets prestanda gör det möjligt för företag att hålla koll på avtalets leveranser, tidsfrister och prestationsmått. Det ger insyn i realtid i avtalets prestanda, vilket gör det möjligt för organisationer att vidta åtgärder i tid och minska potentiella risker som missade tidsfrister och skyldigheter eller bristande efterlevnad av avtalsvillkor.

4. Rapportering och analys: Dessa funktioner ger insikter om avtalets prestanda och nyckeltal som hjälper till att identifiera trender, t.ex. återkommande risker eller framgångsrika strategier. Rapporterings- och analysverktyg genererar visualiseringar av avtalsdata, vilket gör det lättare för företag att analysera dem och identifiera flaskhalsar i effektivitet, efterlevnad och framgångsrikt genomförande av avtal. Genom att använda dessa insikter kan organisationer förbättra processerna för avtalshantering, identifiera områden som kan förbättras och uppnå bättre affärsresultat.

Dessa nyckelkomponenter samverkar för att skapa ett heltäckande system för avtalshantering som gör det möjligt för organisationer att effektivt hantera sina avtal, minska riskerna och maximera värdet av avtalsrelationerna.

Läs även: Hitta flow genom försäljningscykeln

Enterprise-avtalshanteringens roll i näringslivet

Effektivisering av affärsverksamheten

En av de viktigaste fördelarna med denna avtalshantering är dess förmåga att förenkla komplexa avtalsprocesser. Genom att automatisera rutinuppgifter, såsom skapande av avtal, arbetsflöden för godkännande och dokumenthantering, eliminerar avtalshanteringen behovet av manuell hantering. Detta minskar inte bara risken för mänskliga fel utan förkortar också handläggningstiden avsevärt.

En effektiv instrumentpanel för avtalshantering skapar tydliga verifieringskedjor och säkerställer att varje steg i avtalets livscykel är korrekt dokumenterat. Detta ökar transparensen och gör det lättare att spåra och hämta information om avtalet.

De vanligaste mallarna för affärsavtal

Få tillgång till 40+ avtalsmallar i Oneflow

Utforska

Förbättrad efterlevnad och minskade risker

Regelefterlevnad är högsta prioritet för företag i alla branscher. Ett modernt system för avtalshantering hjälper organisationer att systematiskt hantera regelefterlevnad och avtalsförpliktelser. Genom automatiska varningar och påminnelser säkerställer programvaran för Enterprise-avtalshantering att du aldrig missar viktiga milstolpar i avtalet, till exempel förnyelsedatum eller betalningsfrister.

Genom att övervaka avtal och identifiera potentiella risker eller bristande efterlevnad i realtid kan företag vidta åtgärder i tid för att hantera dessa problem innan de eskalerar. Detta bidrar till att undvika kostsamma juridiska tvister, skydda organisationens rykte och upprätthålla dess etiska ansvar.

Avtalshantering för Enterprise ger också omfattande insyn i avtalsportföljen. Avancerade rapporterings- och analysfunktioner ger värdefulla insikter om avtalens prestanda, leverantörsrelationer och mycket mer.

Olika typer av system för avtalshantering i stora företag

Det finns två huvudtyper av system för avtalshantering för Enterprise, som vi kommer att gå igenom mer i detalj nedan.

Lokala system

Lokala system för avtalshantering kräver att organisationerna hostar programvaran och datainfrastrukturen internt. Detta ger en hög grad av kontroll och anpassning, men kräver betydande initiala investeringar i hårdvara, programvarulicenser och IT-resurser för underhåll och support.

Läs även: Hur digitala signaturer kan stärka företagens riskhantering

Molnbaserade system

Molnbaserade system för avtalshantering finns på fjärrservrar och nås via webbläsare eller mobilappar. Användarna kan komma åt och hantera avtal från vilken enhet som helst med en internetanslutning, vilket underlättar distansarbete och globalt samarbete. Flera användare kan arbeta med avtalen samtidigt, vilket eliminerar behovet av att skriva ut eller skanna olika versioner av samma dokument, något som är särskilt användbart för organisationer med global räckvidd. Verktygen kan skalas upp eller ner efter organisationens behov och integreras med andra affärssystem som CRM, ERP och inköpsverktyg.

Ett bra exempel på programvara för avtalshantering för företag är Oneflow, ett verktyg som erbjuder funktioner som förenklar och automatiserar livscykeln för avtal för stora organisationer. Här är några av de viktigaste funktionerna:

• Skapande av avtal: Använd dynamiska mallar för att snabbt skapa avtal, med möjlighet att lägga till multimediaelement som videor och tabeller.
• Samarbete: Med verktyg som liveredigering, interaktiva fält eller kommentarsfält och aviseringar kan team redigera avtal samtidigt, vilket eliminerar behovet av långa mejlkonversationer eller utskrift av flera versioner av samma dokument.
• Signering: Oneflow stöder olika e-signeringsmetoder, inklusive vanliga elektroniska signaturer, digitala signaturer, handskrivna signaturer, SMS-verifiering och elektroniska ID.
• Förvaltning: Organisera avtal i varumärkesbaserade arbetsytor med anpassningsbara mappar och administratörsroller.
• Integrationer: Anslut Oneflow till populära affärssystem som Salesforce, HubSpot och CRM-verktyg för att automatisera arbetsflöden och förbättra tvärfunktionellt samarbete.
• Anpassning av API: Använd det byggbara API:et för anpassade integrationer och skräddarsy dem efter din organisations behov.
• Skalbarhet: Oneflow kan hantera ökande volymer av avtal i takt med att organisationer växer, vilket säkerställer effektivitet och prestanda.
• Säkerhet och efterlevnad: Vårt verktyg prioriterar dataskydd och efterlevnad av lagstadgade standarder, vilket säkerställer säkerheten för känslig information.
• Arbetsytor med varumärkesprofil: Skapa arbetsytor som speglar ditt varumärke och din arbetsflödesstruktur, vilket förbättrar användarupplevelsen och anpassningen.

Låter det intressant? Prova Oneflow idag och se hur det kan gynna ditt företags processer för avtalshantering.

Funktioner att leta efter i ett system för avtalshantering för Enterpriseföretag

Avtalshantering under hela livscykeln

Ett optimalt system för Enterprise-avtalshantering bör hantera hela avtalslivscykeln – från skapande till förnyelse eller uppsägning. Det ska erbjuda smidiga arbetsflöden för att skriva, förhandla och godkänna avtal, samt integreras med andra affärssystem för ett sömlöst dataflöde och automatiserade processer.

Integrationsmöjligheter

Ett system för Enterprise-avtalshantering bör integreras sömlöst med andra kritiska affärssystem, t.ex. CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) och BI-verktyg (Business Intelligence). På så sätt kan du utnyttja befintliga data, förbättra det tvärfunktionella samarbetet och få en helhetsbild av verksamheten.

Läs även: 7 förhandlingstips för framgång

Framtiden för avtalshantering i Enterpriseföretag

I takt med att tekniken utvecklas i en aldrig tidigare skådad takt bör även avtalshanteringen inom Enterpriseföretag utvecklas och omfatta innovativa lösningar för avtalshantering.

Effekterna av artificiell intelligens

Artificiell intelligens (AI) har potential att förändra företags Enterprise-avtalshantering genom att automatisera avtalsanalyser, utvinna viktiga insikter och förutsäga avtalsrelaterade risker eller möjligheter. AI för avtalsanalys kan förbättra övervakningen av efterlevnaden, identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar och förbättra beslutsfattandet baserat på datadrivna insikter.

Så här använder Oneflow redan AI för att förändra avtalshanteringen:

• Vårt AI Review-verktyg identifierar potentiella risker och säkerställer att avtalen följs,
• AI Insights analyserar dokument i bulk och ger omedelbara due diligence- och complianace-rapporter över hela portföljer,
• AI Assist hjälper till att upptäcka fel och förbättra skrivandet av avtal. Vår teknik hjälper till att minska riskerna med avtalshantering genom att upptäcka förbisedda organisatoriska misstag.

De viktigaste lärdomarna

Vi vet att minsta lilla försummelse i efterlevnaden av avtal eller att hålla tidsfrister kan leda till betydande ekonomiska konsekvenser eller konsekvenser för företagets anseende. Att använda en lösning för Enterprise-avtalshantering tillsammans med bästa praxis hjälper företag att minska dessa risker.

Oneflow stöder effektiv avtalshantering för Enterpriseföretag, säkerställer efterlevnad av lagar och regler och hjälper företag att undvika risken för påföljder och avtalsbrott. Det använder AI för att hjälpa användare att skriva tydliga och koncisa avtal och genomföra djupgående analyser. Genom att använda Single Sign-on och SCIM API kan du integrera det med befintliga autentiseringspolicyer, vilket förbättrar säkerheten och underlättar användarhanteringen. Användare från olika platser kan samarbeta om avtal i realtid, samtidigt som de redigerar och kommenterar avtalen.

Prova Oneflow idag och se hur det kan förbättra din livscykelhantering av företagsavtal.