Behöver du signera en pdf digitalt som exempelvis ett konsultavtal, frilanskontrakt eller en offert? Oavsett vilket så kan du idag signera dina pdf:er gratis genom i stort sett alla e-signeringsverktyg.
Bara googla e-signering och du får hundratusentals träffar. Frågan är bara vilka av dessa verktyg du kan lita på?
I denna guide förklarar vi hur du gör för att signera en pdf digitalt. Och benar ut skillnaderna mellan en elektronisk signatur och en digital signatur.
- Skapa ett gratiskonto här
- Ladda upp din pdf för signering
- Lägg till motpart
- Skicka för signering
- Klart!
Denna artikel kommer att täcka:
- Signera en pdf digitalt: Skillnaden mellan en e-signatur och en digital signatur
- Digitala signaturer med Private Key Infrastructure
- eIDAS
- Elektronisk försegling
- Frågor att ställa sig innan du signerar en pdf digitalt och gratis
- Vi förseglar alla våra dokument
Signera en pdf digitalt: Skillnaden mellan en e-signatur och en digital signatur
Termerna digital signatur och elektronisk signatur används ofta synonymt men är faktiskt två helt olika saker.
En elektronisk signatur är elektronisk data som är sammankopplad med någon form av elektroniskt meddelande som motparten har som avsikt att signera. Det kan till exempel vara ett pdf-dokument eller webbaserat digitalt avtal. Och precis som att traditionella signaturer kan se olika ut i olika länder, så finns även elektroniska signaturer i många olika former. Ett svar på ett mejl med texten “jag accepterar” kan betraktas som en elektronisk signatur, men inte en särskilt bra sådan.
Så vad är då en bra elektronisk signatur? Svaret: en elektronisk signatur som är skapad med hjälp av en digital signatur.
Digitala signaturer bygger på avancerad matematik och riktigt stora primtal för att säkerställa äktheten och ursprunget för ett meddelande, pdf-dokument eller kontrakt. Precis som med elektroniska signaturer kan digitala signaturer göras på många olika sätt. Det vanligaste sättet är att använda Private Key Infrastructure, eller PKI.
Läs också: En praktisk guide till onlinesignaturer
Digitala signaturer med Private Key Infrastructure
För att skapa en digital signatur med PKI används ett certifikat, som har utfärdats till undertecknaren av en certifikatutfärdare, eller CA (Certificate Authority). CA är en specialiserad och pålitlig tredje part vars ansvar det är att kontrollera att undertecknaren är den de utger sig att vara.
Undertecknaren använder sin privata nyckel för certifikatet för att signera dokumentet. Alla som granskar pdf-dokumentet kan senare använda certifikatets publika nyckel för att verifiera att dokument och certifikatet är giltigt. Eftersom undertecknaren ensam har kontroll över sin privata nyckel, medan den publika nyckeln finns tillgänglig för allmänheten, betyder det att vem som helst kan verifiera vem som skapade pdf-dokumentet och att det är oförändrat. Denna användning av privata och publika nycklar kallas Private Key Infrastructure, eller PKI. Det är det vanligaste sättet för att skapa elektroniska signaturer.
Men alla certifikatutfärdare är inte lika. Vissa certifikatutfärdare är säkrare och mer pålitliga än andra. Om en certifikatutfärdare av låg kvalitet används för att utfärda undertecknarens certifikat, kan du ha svårt att verifiera att signaturen är giltig. Eller ännu värre, undertecknaren kanske inte är den certifikatutfärdaren säger att de är. För att säkerställa att man enkelt kan verifiera en signatur, till exempel i Adobe Reader, bör endast CA:er som antingen finns i Adobes godkända förtroendelista (AATL) eller EU:s förtroendelista (EUTL) användas.
EU Trust List regleras av eIDAS.
eIDAS
eIDAS, eller electronic IDentification, Authentication and trust Services, är en EU-förordning om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden.
Den högsta nivån av elektroniska signaturer och förseglingar under eIDAS, kvalificerade elektroniska signaturer och kvalificerade förseglingar, kräver att ett kvalificerat certifikat används. Ett kvalificerat certifikat kan endast utfärdas av en CA som har certifierats som en Qualified Trusted Service Provider, eller QTSP, av EU. Alla kvalificerade certifikat utfärdade av en QTSP kommer automatiskt att ingå i EU:s förtroendelista (EUTL).
Elektronisk försegling
En elektronisk försegling är en typ av elektronisk signatur som ger juridiska personer möjlighet att signera ett kontrakt. Den elektroniska förseglingen garanterar dokumentets ursprung och äkthet till kunder som använder verktyget.
Frågor att ställa sig innan du signerar en pdf digitalt och gratis
Som vi tidigare nämnt finns det många gratis e-signeringsverktyg där ute. Och precis som många av våra konkurrenter erbjuder även vi en gratistjänst för a signera en pdf digitalt.
När det är “gratis” kan man bli misstänksam om det är legitimt eller inte. Och vad händer om du når maxgränsen för hur många pdf-filer du kan signera gratis, så att du förlorar alla dina signerade dokument och måste betala för att få tillgång till dem?
Här är några grejer värt att undersöka för att se om det kostnadsfria verktyget är legitimt eller inte:
- Välj det verktyg med de mest krävande enterprise-kunderna. Detta indikerar oftast att plattformen behöver anpassas efter strikta juridiska krav.
- Använd det kostnadsfria verktyget som inte har någon begränsning för hur många pdf-dokument du kan signera inom en viss period.
- Välj Oneflow för vi uppfyller båda kraven ovan! Oneflows gratisversion har ingen gräns för antalet pdf-filer du kan signera. Dessutom har vi kunder som Absolut Vodka, Thule, Nobia, Experis Manpower och Systembolaget, för att nämna några.
Om du vill signera dina pdf-dokument med en säker, tillförlitlig signatur som du kan verifiera även om leverantören skulle försvinna från jorden, ska du ställa dig dessa frågor:
- Är dokumentet förseglat från manipulering med en säker digital signatur?
- Vilken kvalitet har förseglingen och kan den verifieras av en oberoende part?
För de flesta verktyg så är svaret på dessa två nej. Anledningen är att en säker digital signatur ofta kostar pengar. För varje digitalt certifikat som är utfärdat av CA tillkommer en kostnad från leverantören.
Läs också: 9 gratisverktyg för startups
Vi förseglar alla våra dokument
Oneflow samarbetar med Sovos TrustWeaver för att leverera kvalificerad elektronisk försegling av alla våra avtal. Sovos TrustWeaver är en QTSP i enlighet med eIDAS, vilket betyder att vi bara använder kvalificerade certifikat för att försegla våra avtal. Du kan enkelt verifiera det genom att kolla EU:s Trusted List browser.
För dig som användare innebär detta att Oneflow-avtalens äkthet enkelt kan verifieras genom att öppna dem i Adobe Reader eller i någon annan applikation som kan läsa från EU Trust List (EUTL).
Förseglingen förhindrar avsiktlig eller oavsiktlig manipulation av pdf-dokumentet efter att det har signerats. Detta gör att du och dina motparter kan vara säkra på att de signaturer ni gör idag kommer vara verifierbara och oförändrade i framtiden, även om det är 20 år framåt i tiden.
Läs också: Trender för digitalisering att hålla koll på under 2023
Fråga oss om helt digitala avtal
Upplev det magiska med en helt automatiserad avtalsprocess – från att skapa till att signera och förvalta digitala avtal.
