Avtal är kärnan i affärsverksamheten, men många företag förlitar sig fortfarande på utdaterade verktyg som ordbehandlare för att hantera dem. En färsk undersökning med 200 yrkesverksamma visar att 66 % av företagen skapar avtal i Microsoft Word eller Google Docs. Även om de här verktygen är välbekanta är de sällan anpassade för den komplexitet som modern avtalshantering kräver.
Att använda ordbehandlare för avtal skapar ineffektivitet, ökar risker och gör det svårare för företag att anpassa sig i en digital värld som förändras snabbt. I den här artikeln går vi igenom deras begränsningar, delar insikter från vår undersökning och visar hur smartare lösningar kan revolutionera dina arbetsflöden.
Den utbredda användningen av ordbehandlare för avtal
Det faktum att 66% av företagen fortfarande använder ordbehandlare för att skapa avtal understryker hur djupt rotade dessa verktyg är i den dagliga verksamheten. I årtionden har verktyg som MS Word varit de bästa lösningarna för att upprätta dokument, eftersom de är flexibla och enkla. Men deras användbarhet tar ofta slut där.
Vår undersökning visade också att många företag överför avtal från ordbehandlare till icke-redigerbara PDF-filer för att signeras, vilket komplicerar processen ytterligare. Dessa manuella arbetsflöden skapar ineffektivitet som kan få ringar på vattnet i hela organisationen och fördröja godkännanden, orsaka fel och försena affärsavslut.
Läs även: Din kompletta guide för avtalshantering
Vad datan säger oss
- Problem med versionskontroll: 65,67% av respondenterna använder e-post för att granska och redigera avtal, vilket ofta resulterar i att flera versioner sparas och delas. Detta leder till förvirring om vilken version som är den mest aktuella.
- Förseningar i godkännanden: 31,33% av företagen identifierade försenade godkännanden som en betydande flaskhals, ett problem som förvärras av att arbetsflödena i ordbehandlare är manuella.
- Risker med lagring: 17% av företagen lagrar avtal på lokala hårddiskar, vilket gör det lätt att tappa bort viktiga avtal och deadlines.
Ineffektiviteten med att använda ordbehandlare för avtalshantering
Ordbehandlare har aldrig utformats med avtalshantering i åtanke. De är utmärkta för att skriva utkast, men saknar de specialfunktioner som behövs för spårning, samarbete och efterlevnad.
De främsta ineffektiviteterna är följande:
- Problem med versionshantering
I ordbehandlingsprogram är versionshantering ett ständigt huvudbry. Varje ändring i ett dokument resulterar i en ny fil, som ofta delas via e-post. Denna metod gör det svårt att avgöra vilken version som är den mest korrekta, vilket leder till potentiella fel och onödiga förseningar. - Brist på realtidssamarbete
Till skillnad från moderna plattformar som gör det möjligt för flera användare att arbeta med ett dokument samtidigt, kräver ordbehandlare att användarna turas om att göra ändringar. Det gör processen långsammare och ökar risken för missförstånd. - Utmaningar med manuell spårning
Ordbehandlare har inga inbyggda verktyg för att spåra status, utgångsdatum eller förnyelsedatum för avtal. Detta tvingar teamen att förlita sig på kalkylblad eller kalenderpåminnelser, vilket ökar risken för missade deadlines och förlorade möjligheter.
Inverkan på affärsverksamheten
Begränsningarna i ordbehandlingsprogrammen är inte bara besvärliga – de kan ha en påtaglig inverkan på ditt företags resultat.
Försenade avslut av affärer
Enligt vår undersökning tar det 39,67% av företagen en till två veckor att slutföra ett avtal, och 7,33% rapporterar att det tar mer än fyra veckor. Dessa förseningar kan göra kunderna frustrerade, sakta ner intäktsgenereringen och ge konkurrenterna ett övertag.
De mest populära mallarna för affärsavtal
Risk för bristande efterlevnad
Att lagra avtal på lokala enheter, vilket 17% av företagen rapporterade, skapar sårbarheter när det gäller datasäkerhet och efterlevnad. Förordningar som GDPR kräver att företag har kontroll över flöden av personuppgifter, och manuella processer gör det svårare att säkerställa efterlevnad.
Slöseri med resurser
Manuella arbetsflöden förbrukar tid och energi som skulle kunna användas till mer värdefulla uppgifter. Juridiska team tillbringar till exempel ofta timmar med att granska avtal för att hitta fel eller inkonsekvenser, tid som skulle kunna sparas med automatisering.
Varför företag övergår till smartare lösningar
Många organisationer har insett att ordbehandlare är ineffektiva och övergår därför till plattformar för avtalshantering. Dessa verktyg är utformade specifikt för att hantera komplexiteten i moderna arbetsflöden för avtal och erbjuder funktioner som effektiviserar processer och minskar risker.
Läs även: 10 bästa programvaran för avtalshantering 2025
Fördelarna med moderna plattformar för avtalshantering är bland annat:
- Samarbete i realtid
Plattformar som dessa gör det möjligt för flera användare att arbeta med samma dokument samtidigt, vilket säkerställer att alla är överens och minskar det fram- och återgående som är vanligt vid e-postutbyten. - Automatiserade arbetsflöden
Godkännandeprocesserna kan automatiseras, vilket eliminerar flaskhalsar och säkerställer att avtalen går igenom pipelinen snabbt. Detta adresserar de 31,33% av företagen som kämpar med försenade godkännanden som identifierades i vår undersökning. - Centraliserad lagring
Avtalen lagras i ett säkert, centraliserat arkiv, vilket gör dem lätta att hitta och spåra. Detta löser problemet med att 17% av företagen lagrar avtalen på lokala enheter, vilket gör att inget går förlorat eller förbises. - Spårning och påminnelser
Inbyggda verktyg för att spåra utgångsdatum och tidsfrister för förnyelse säkerställer att företag aldrig missar en kritisk milstolpe. Enligt vår undersökning spårar 32,67% av företagen fortfarande utgångsdatum manuellt, en metod som är både tidskrävande och felbenägen.
Extern forskning stöder fördelarna med att övergå till smartare lösningar för avtalshantering. Enligt en studie från Forrester kan företag som använder programvara för avtalshantering (CLM) minska tiden för godkännande av avtal med 82%.
Dessutom rapporterar Procurement Tactics att automatisering av avtalsprocesser kan minska de administrativa kostnaderna med upp till 30% och minska risken för tvister om avtal med 60%.
Dessa resultat visar hur moderna verktyg inte bara sparar tid utan också minskar riskerna, förbättrar efterlevnaden och ökar den övergripande effektiviteten.
Hur man gör övergången
Om din organisation fortfarande använder ordbehandlare för avtal är det dags att tänka om. Att övergå till en plattform för avtalshantering behöver inte vara överväldigande.
Här följer några steg för att komma igång:
- Utvärdera dina nuvarande arbetsflöden
Identifiera smärtpunkterna i dina nuvarande avtal, t.ex. problem med versionskontroll eller missade deadlines. - Välj rätt plattform
Leta efter en lösning som kan integreras med dina befintliga verktyg och som erbjuder de funktioner du behöver, till exempel automatiska påminnelser och centraliserad lagring. - Utbilda ditt team
Se till att alla teammedlemmar förstår hur man använder plattformen på ett effektivt sätt. Ge utbildning och löpande stöd för att underlätta införandet. - Övervaka och optimera
Granska regelbundet dina nya arbetsflöden för att identifiera områden som kan förbättras och säkerställa att plattformen ger de förväntade fördelarna.
Slutsats
Ordbehandlare har länge varit en viktig del av avtalshanteringen, men de är inte längre utrustade för att möta kraven från moderna företag. Som vår undersökning visar kan ineffektiviteten i dessa verktyg leda till förseningar, fel och onödiga risker.
Genom att övergå till smartare lösningar för avtalshantering kan företag effektivisera arbetsflöden, förbättra samarbetet och säkerställa efterlevnad. Resultatet blir en snabbare och mer tillförlitlig process som sparar tid, minskar kostnaderna och positionerar organisationen för framgång på en konkurrensutsatt marknad.
Låt inte föråldrade verktyg bromsa ditt företag. Ta första steget mot bättre avtalshantering redan idag.
