Att signera ett avtal digitalt är numera lika självklart som att betala med mobilen eller skicka ett e-postmeddelande. Men det betyder inte att alla känner sig helt trygga med det. En fråga som ofta dyker upp: Är det verkligen säkert?
Här dyker vi ner i säkerhetsaspekter vid digital avtalshantering – vad du behöver veta, vad du bör tänka på, och varför digitala avtal faktiskt kan vara säkrare än deras pappersbaserade syskon.
Vad betyder ”digital avtalshantering” egentligen?
Digital avtalshantering handlar om hela livscykeln för ett avtal – från att det skapas, redigeras och signeras, till att det arkiveras och analyseras – och att allt detta sker i ett digitalt system.
Det är alltså inte bara en digital signatur, utan hela processen. Och när det gäller säkerhet är det just det här helhetsgreppet som gör skillnad.
Varför säkerheten är viktig – och ibland missförstådd
Ett avtal innehåller ofta känslig information. Personnummer, löner, affärsvillkor, strategier – ibland allt på en gång. Det är inte bara viktigt att rätt personer har tillgång till rätt information. Det är också avgörande att obehöriga inte har det.
Många är fortfarande ovana vid att hantera den här typen av dokument helt digitalt. Därför finns det en viss oro kring om det är tillräckligt säkert.
Det korta svaret: Ja, det är det. Faktum är att digital hantering ofta är säkrare än traditionell.
Men det kräver förstås att man gör det på rätt sätt.
Läs även: Hur gör man en digital signatur säker och trygg?
Hur digitala avtal skyddas: Steg för steg
Låt oss gå igenom de viktigaste säkerhetsaspekterna vid digital avtalshantering, och hur de skyddar känslig information.
1. Kryptering – så att bara rätt person kan läsa
I rätt digitalt avtalsverktyg är kryptering en grundläggande del av säkerheten. Det fungerar som ett lås, där endast den som har rätt nyckel kan låsa upp och läsa innehållet.
När kryptering används korrekt – både för data i vila och under överföring – betyder det att även om någon skulle försöka snappa upp kommunikationen, så får de bara se oläslig kod. Avtalet förblir skyddat hela vägen.
Oneflow använder denna typ av kryptering både för data i vila och under överföring.
2. Tvåfaktorsautentisering – för att stoppa obehörig åtkomst
Ett lösenord räcker inte alltid. Särskilt inte om du använder samma på flera ställen. Därför erbjuder de flesta moderna avtalstjänster tvåfaktorsautentisering (2FA).
Det betyder att du måste bekräfta din identitet på två sätt – till exempel med lösenord och en kod som skickas till din mobil.
Om någon skulle komma över ditt lösenord är det ändå inte tillräckligt.
Enligt Google minskar tvåfaktorsautentisering risken för kontokapning med upp till 99,9%.
3. Spårbarhet och loggar – du ser exakt vad som hänt
Digitala avtalssystem har ofta en revisionslogg. Det är en detaljerad lista över allt som hänt med ett dokument – vem som öppnat det, vad som ändrats, och när något signerades.
Oneflow loggar varje steg i processen, vilket gör det enkelt att följa vad som hänt – från första klick till signering. Det ökar transparensen och minskar risken för tvister.
4. Signeringsordning – säkerställer rätt flöde
Ett smart sätt att minimera risken för felaktig hantering är att styra vem som får signera, och i vilken ordning. Oneflow erbjuder detta genom sin inbyggda signeringslogik, där du kan definiera exakt hur ett avtal ska flöda mellan parter.
Det betyder att du kan försäkra dig om att interna godkännanden sker innan externa parter får tillgång till dokumentet. En funktion som gör processen både säkrare och mer kontrollerad.
5. Rollbaserad åtkomst – alla ser inte allt
Alla som är inblandade i ett avtal behöver inte se hela innehållet. Med rollbaserad åtkomst styr du exakt vem som kan se, redigera eller signera vad. Oneflow låter dig anpassa åtkomsträttigheter på detaljnivå, vilket minimerar risken att någon råkar få tillgång till känslig information.
Vanliga risker – och hur man undviker dem
Även om tekniken är säker, finns det några saker att se upp för.
Dålig lösenordshygien
Många återanvänder samma lösenord överallt. Det är en säkerhetsrisk, särskilt om det används för att logga in i ett avtalssystem.
Tips: Använd unika, starka lösenord och en lösenordshanterare.
Osäkra plattformar
Alla digitala verktyg är inte lika säkra. Det finns fortfarande tjänster som inte krypterar data ordentligt, eller som inte erbjuder tvåfaktorsautentisering.
Tips: Välj en leverantör som tydligt redovisar sina säkerhetsåtgärder. Fråga efter ISO-certifieringar, t.ex. ISO 27001, som är en global standard för informationssäkerhet.
Läs mer: Oneflows ISO-certifieringar
Felaktiga behörigheter
Ett vanligt misstag är att för många personer har tillgång till ett avtal, eller att någon får se mer än de borde.
Tips: Se till att systemet du använder har rollbaserad åtkomst – så att bara rätt person ser rätt information.
Är digitala avtal säkrare än fysiska?
Ja. I många fall är de det.
Pappersavtal kan försvinna, tappas bort eller läsas av någon som inte borde. De kan ligga i en pärm i ett olåst rum. De går inte att spåra på samma sätt som digitala avtal.
Med rätt verktyg är det mycket svårare att göra något obehörigt digitalt – och mycket lättare att upptäcka det om någon försöker.
Läs mer: Är digitala avtal säkra?
Juridiskt bindande avtalsmallar i Oneflow
Säkerhetsaspekter vid digital avtalshantering: Branschstandarder som visar vägen
EU:s eIDAS-förordning
Den europeiska förordningen eIDAS ställer krav på elektroniska signaturer och identiteter. Den definierar olika nivåer av säkerhet – från enkel till avancerad till kvalificerad signatur.
Företag som följer dessa standarder har oftast högre säkerhet än genomsnittet. Mer om eIDAS finns att läsa på: https://ec.europa.eu/digital-strategy/our-policies/eidas-regulation_en
Läs mer: https://oneflow.com/se/blog/nya-e-signaturlagar-2025/
Oneflow och ISO-certifiering
Oneflow är, bland annat, ISO 27001-certifierat, vilket innebär att de genomgår återkommande granskningar och följer en internationellt erkänd standard för informationssäkerhet.
Oneflow skyddar dessutom all data i enlighet med GDPR och lagras inom EU, vilket gör lösningen särskilt attraktiv för organisationer med höga krav på efterlevnad.
Mer om Oneflows säkerhet: https://oneflow.com/se/security/
Framtidens avtal är digitala – och säkra
Utvecklingen går snabbt. Fler myndigheter, företag och organisationer går över till digital avtalshantering. Inte bara för att det är smidigt – utan för att det är säkrare.
Men säkerheten kräver ett medvetet val av verktyg och rutiner. Det räcker inte att bara digitalisera. Du behöver också förstå hur datan skyddas.
Oneflow gör det enkelt att göra rätt
Med Oneflow får du en lösning där säkerheten är inbyggd från grunden – inte något som läggs till i efterhand. Allt från signeringsflöden och spårbarhet till kryptering och behörighetsstyrning är utformat för att skydda känslig information.
Och samtidigt är det enkelt. Du behöver inte vara IT-expert för att känna dig trygg. Det bara funkar.
Om du är nyfiken på hur en säker och modern avtalshantering faktiskt fungerar i praktiken – testa gärna Oneflow kostnadsfritt. Det kan vara ett första steg mot ett enklare och säkrare sätt att hantera avtal.
