De digitala förändringarna inom affärsvärlden har varit revolutionerande, och när det gäller dokumenthantering har e-signaturer snabbt blivit en självklarhet. Framför allt efter de senaste uppdateringarna av reglerna i EU och Sverige, som inkluderar det nya regelverket eIDAS 2.0.
Denna nya lagstiftning ställer högre krav på säkerhet och juridisk giltighet för digitala avtal, vilket har en direkt påverkan på företag och deras affärsprocesser. För företag som vill vara redo för framtiden innebär det att hålla sig uppdaterade om e-signaturlagar och förstå hur de nya reglerna påverkar hanteringen av digitala avtal.
I den här artikeln går vi igenom vad företag behöver veta om de nya reglerna, varför det är viktigt att implementera rätt digitala signaturer, och hur en lösning som Oneflow kan hjälpa företag att uppfylla eIDAS 2.0-kraven för att säkerställa både säkerhet och effektivitet i avtalshanteringen.
Vad är eIDAS 2.0 och hur påverkar det digitala signaturer?
eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) är EU:s regelverk som definierar krav på elektronisk identifiering och betrodda tjänster, inklusive e-signaturer. Regelverket är utformat för att skapa en säker och standardiserad ram för digitala transaktioner, vilket gör att företag kan genomföra gränsöverskridande affärer utan att oroa sig för juridiska eller säkerhetsmässiga problem. Det nya regelverket eIDAS 2.0, som började gälla den 20 maj 2024, är en uppdatering av det ursprungliga eIDAS-regelverket från 2014 och syftar till att höja säkerhetsnivån ytterligare och göra digitala signaturer och autentisering mer tillförlitliga och användbara över hela EU.
Några av de viktigaste förändringarna:
- Europeisk Digital Identitet (EUDI Wallet): En digital identitet som ska kunna användas för att signera dokument och verifiera identiteter i hela EU.
- Striktare krav på kvalificerade e-signaturer (QES): Högre säkerhetsnivå för att förhindra bedrägerier och säkra den juridiska giltigheten.
- Förbättrad autentisering och identifiering: Standardisering av digitala signaturer och identifiering för enklare och säkrare användning i gränsöverskridande affärer.
Läs även: Ett säkert verktyg för e-signering är värt investeringen
När träder de nya reglerna i kraft?
Den uppdaterade eIDAS-förordningen började gälla den 20 maj 2024, men kommer att implementeras stegvis. Det exakta startdatumet för olika delar av förordningen varierar beroende på medlemsstaternas anpassning och tekniska förberedelser. Enligt Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESC) kan vissa delar av regelverket behöva längre tid att genomföras för att säkerställa att företag och offentliga aktörer hinner uppdatera sina system och efterleva de nya kraven.
Om du vill säkerställa att ditt företag är redo i tid rekommenderas det att redan nu börja använda eIDAS-kompatibla e-signaturlösningar och förbereda sig för de skärpta säkerhets- och identifieringskraven.
Olika typer av e-signaturer och deras juridiska status
eIDAS känner igen tre typer av elektroniska signaturer:
- Standard e-signatur (SES): Enkel signering, t.ex. att skriva sitt namn eller klicka i en ruta. Passar för avtal som inte kräver hög säkerhet.
- Avancerad e-signatur (AES): Signaturen är unikt kopplad till signatären och kan verifieras. Används ofta i affärsmässiga och juridiska sammanhang.
- Kvalificerad e-signatur (QES): Den högsta nivån, som motsvarar en handskriven signatur och kräver certifiering av en betrodd tjänsteleverantör (QTSP).
Praktiskt exempel: En fastighetsmäklare som arbetar med internationella köpare kan använda kvalificerade e-signaturer (QES) för att säkerställa att bostadsavtal är juridiskt bindande oavsett var köparen befinner sig.
Läs även: Så här säkerställer du att e-signaturer är giltiga i EU-transaktioner
Hur påverkar de nya e-signaturlagarna svenska företag?
Sverige följer EU:s regler för digitala signaturer genom Lag (2016:561) med kompletterande bestämmelser till EU:s förordning om elektronisk identifiering. Denna lagstiftning innebär att företag i Sverige måste använda e-signaturlösningar som är kompatibla med eIDAS 2.0 om de vill säkerställa juridisk efterlevnad, särskilt för dokument som kräver hög säkerhet. Det kan innebära att företag behöver övergå från äldre signaturlösningar till mer avancerade system som kan hantera både avancerade och kvalificerade e-signaturer.
Sverige är också ett land som snabbt anpassar sig till digitalisering, och det finns ett växande behov av att använda digitala signaturer för att minska pappersarbete och snabba upp affärsprocesser. För vissa typer av dokument, som exempelvis testamenten och avtal om köp av fastighet, krävs fortfarande fysisk signering för att dessa ska anses giltiga i Sverige. Men det är inte omöjligt att dessa krav förändras i framtiden i takt med att digitaliseringen ökar och fler lösningar för elektronisk signering anses uppnå juridisk giltighet som motsvarar fysisk signatur för den aktuella handlingen.
Läs även: Sverige ändrar grundlagen för att tillåta e-signering av regeringsbeslut
Säkerhet och GDPR: Vad gäller för digitala signaturer?
Då e-signaturer ofta innefattar personuppgifter är de reglerade under GDPR. Det innebär bland annat att företag som använder digitala signaturer måste säkerställa att:
- de har en laglig grund för att samla in och lagra signaturdata.
- säkra autentiseringsmetoder används för att skydda undertecknarens identitet.
- signatärerna informeras om hur deras data hanteras och lagras.
- signeringssystemet som används har inbyggt dataskydd, såsom kryptering och åtkomstkontroller.
- signatörernas personuppgifter är korrekta.
Hur Oneflow hjälper företag att följa e-signaturlagarna
Oneflow är en e-signaturplattform som är fullt kompatibel med eIDAS 2.0, och gör det enkelt för företag att anpassa sig till de nya kraven och effektivisera sina affärsprocesser. Oneflow erbjuder en lösning som hanterar alla tre typer av e-signaturer (SES, AES, QES), vilket innebär att företag kan välja rätt typ av signatur beroende på vilken säkerhetsnivå som krävs för ett specifikt avtal.
Automatiserad avtalshantering och juridisk efterlevnad
Oneflow är designat för att automatisera hela avtalshanteringsprocessen, från skapande och redigering av avtal till signering och arkivering. Detta innebär att företag kan minska manuellt arbete och administrativt krångel, samtidigt som de kan säkerställa att de följer eIDAS 2.0 och andra relevanta lagar. Plattformen gör det också möjligt att skapa dokument som är anpassade för specifika affärsbehov och säkerställa att de är juridiskt bindande genom användning av kvalificerade e-signaturer (QES).
Säker autentisering och identifiering
Oneflow erbjuder säker autentisering och identifiering av signatörer genom metoder som är kompatibla med den Europeiska Digitala Identiteten (EUDI Wallet). Detta gör det möjligt för företag att säkerställa att den person som signerar ett dokument verkligen är den de säger sig vara, vilket ökar säkerheten i hela processen. Eftersom eIDAS 2.0 ställer stora krav på autentisering, är det viktigt att använda en plattform som garanterar att alla signaturer är autentiserade på ett sätt som uppfyller de höga säkerhetskrav som ställs.
Oneflow och GDPR
Eftersom digitala signaturer ofta involverar personuppgifter, måste företag vara särskilt noga med att följa dataskyddsförordningen. Oneflow säkerställer att all personinformation som samlas in vid signering av dokument hanteras på ett sätt som uppfyller GDPR:s stränga krav.
Anpassningar efter eIDAS 2.0: Vad ska företag göra?
Att anpassa sig efter eIDAS 2.0 kräver både tekniska och administrativa åtgärder. Företag bör:
- Välja en e-signaturlösning som är kompatibel med eIDAS 2.0: Det är viktigt att använda en betrodd och säker e-signaturtjänst som följer eIDAS 2.0 och kan hantera både avancerade och kvalificerade signaturer.
- Automatisera avtalshanteringen: Genom att integrera en plattform som Oneflow kan företag effektivisera sina processer och säkerställa att alla avtal är juridiskt bindande och uppfyller de nya reglerna.
- Utbilda personalen: Se till att alla anställda förstår de nya e-signaturlagarna och deras betydelse för företagets verksamhet.
Håll dig uppdaterad om lagändringar: Eftersom eIDAS 2.0 kommer att implementeras stegvis under 2025, är det viktigt att hålla sig informerad om eventuella förändringar och uppdateringar i regelverket.
Läs även: Hur konverterar man en signatur till en e-signatur?
Slutsats
De nya e-signaturregelverken, inklusive eIDAS 2.0, kommer att ha en stor betydelse för företag och deras hantering av digitala avtal. Genom att anpassa sig till de nya reglerna kan företag inte bara säkerställa juridisk efterlevnad utan också effektivisera sina affärsprocesser och öka säkerheten i sina digitala transaktioner. Oneflows tjänster hjälper företag genom att erbjuda en plattform som hanterar alla typer av e-signaturer och möjliggör för sina kunder att säkerställa att alla sina avtal hanteras säkert och är juridiskt bindande.
Genom att välja rätt verktyg och förbereda sig noggrant kan ditt företag dra nytta av de möjligheter som eIDAS 2.0 ger för att skapa snabbare, säkrare och mer effektiva affärer.
Framtidssäkra dina avtal med Oneflow på en gång. Prova gratis i 14 dagar!
Ansvarsfriskrivning:
All information på denna sida kommer från öppet tillgängliga källor och har samlats in genom undersökningar via sökmotorer som Google, Bing och ChatGPT. Oneflow garanterar inte att informationen är korrekt, komplett eller aktuell och tar därför inget ansvar för eventuella fel, brister eller utelämnanden. Beslut baserade på denna information sker på egen risk, och vi rekommenderar alltid att du verifierar uppgifterna självständigt innan du agerar.
