Liiketoiminnan digitaalinen muutos on ollut vallankumouksellinen, ja asiakirjojen hallinnassa sähköisistä allekirjoituksista on tullut nopeasti normi. Etenkin EU:n viimeaikaisten sääntelyn päivitysten jälkeen, joihin sisältyy uusi eIDAS 2.0 -rakenne.
Tämä uusi lainsäädäntö asettaa korkeammat vaatimukset digitaalisten sopimusten turvallisuudelle ja oikeudelliselle pätevyydelle, millä on suora vaikutus yrityksiin ja niiden liiketoimintaprosesseihin. Yrityksille, jotka haluavat olla valmiita tulevaisuuteen, tämä tarkoittaa sitä, että on pysyttävä ajan tasalla sähköistä allekirjoitusta koskevasta lainsäädännöstä ja ymmärrettävä, miten uudet säännöt vaikuttavat digitaalisten sopimusten hallintaan.
Tässä artikkelissa tarkastelemme, mitä yritysten on tiedettävä uusista säännöistä, miksi on tärkeää ottaa käyttöön digitaaliset allekirjoitukset ja miten Oneflown kaltainen ratkaisu voi auttaa yrityksiä täyttämään eIDAS 2.0 -vaatimukset ja varmistamaan sekä turvallisuuden että tehokkuuden sopimusten hallinnassa.
Mikä on eIDAS 2.0 ja miten se vaikuttaa digitaalisiin allekirjoituksiin?
eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) on EU:n sääntelykehys, jossa määritellään vaatimukset sähköiselle tunnistautumiselle ja luottamuspalveluille – myös sähköisille allekirjoituksille. Sen tarkoituksena on luoda turvalliset ja standardoidut puitteet digitaalisille liiketoimille, jotta yritykset voivat harjoittaa rajatylittävää liiketoimintaa ilman huolta oikeudellisista seikoista tai turvallisuuskysymyksistä. Uusi eIDAS 2.0 -kehys, joka tuli voimaan 20. toukokuuta 2024, on päivitys alkuperäiseen vuoden 2014 eIDAS-kehykseen, ja sen tavoitteena on edelleen parantaa turvallisuustasoa ja tehdä digitaalisista allekirjoituksista ja todentamisesta luotettavampia ja käyttökelpoisempia kaikkialla EU:ssa.
Joitakin tärkeimpiä muutoksia:
- European Digital Identity (EUDI Wallet): digitaalinen identiteetti, jota voidaan käyttää asiakirjojen allekirjoittamiseen ja henkilöllisyyden todentamiseen kaikkialla EU:ssa.
- Tiukemmat vaatimukset hyväksytyille sähköisille allekirjoituksille (QES): korkeampi turvallisuustaso petosten estämiseksi ja oikeudellisen pätevyyden varmistamiseksi.
- Parempi todennus ja tunnistaminen: Digitaalisten allekirjoitusten ja tunnistamisen standardointi, jotta niiden käyttö rajatylittävässä liiketoiminnassa olisi helpompaa ja turvallisempaa.
Lue myös: Turvallinen sähköinen allekirjoitustyökalu on investoinsa arvoinen
Milloin uudet säännökset astuvat voimaan?
Päivitettyä eIDAS 2.0 -asetusta alettiin soveltaa 20. toukokuuta 2024, mutta se pannaan täytäntöön vaiheittain. Asetuksen eri osien tarkka alkamisajankohta vaihtelee jäsenvaltioiden yhdenmukaistamis- ja teknisten valmistelujen mukaan. Euroopan talous- ja sosiaalikomitean (ETSK) mukaan sääntelykehyksen joidenkin osien täytäntöönpano saattaa vaatia enemmän aikaa, jotta yritykset ja julkiset toimijat ehtivät päivittää järjestelmänsä ja noudattaa uusia vaatimuksia.
Jotta organisaatiosi olisi valmis ajoissa, on suositeltavaa aloittaa eIDAS 2.0 -yhteensopivien sähköisten allekirjoitusten ratkaisujen käyttö nyt ja valmistautua lisääntyneisiin turvallisuus- ja tunnistautumisvaatimuksiin.
Sähköisten allekirjoitusten tyypit ja niiden oikeudellinen asema
eIDAS tunnustaa kolmenlaisia sähköisiä allekirjoituksia:
- Standard e-signature (SES): Yksinkertainen allekirjoitus, esimerkiksi kirjoittamalla nimesi tai rastittamalla ruudun. Sopii sopimuksiin, jotka eivät vaadi korkeaa turvallisuutta.
- Advanced e-signature (AES): Allekirjoitus liittyy yksiselitteisesti allekirjoittajaan, ja se voidaan todentaa. Käytetään usein liike-elämässä ja oikeudellisissa yhteyksissä.
- Qualified e-signature (QES): Korkein taso, joka vastaa käsinkirjoitettua allekirjoitusta ja edellyttää luotettavan palveluntarjoajan (QTSP) varmentamista.
Käytännön esimerkki: kansainvälisten ostajien kanssa työskentelevä kiinteistönvälittäjä voi käyttää hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (QES) varmistaakseen, että asuntosopimukset ovat laillisesti sitovia ostajan sijainnista riippumatta.
Lue myös: Miten varmistaa sähköisten allekirjoitusten pätevyys EU-transaktioissa?
Miten uudet sähköistä allekirjoitusta koskevat lait vaikuttavat suomalaisiin yrityksiin?
Suomi noudattaa digitaalisia allekirjoituksia koskevia EU:n sääntöjä lailla, joka sisältää sähköistä tunnistamista koskevaa EU-asetusta täydentäviä säännöksiä. Tämä lainsäädäntö tarkoittaa, että suomalaisten yritysten on käytettävä eIDAS 2.0 -yhteensopivia sähköisiä allekirjoitusratkaisuja, jos ne haluavat varmistaa lainsäädännön noudattamisen – erityisesti korkeaa turvallisuutta vaativien asiakirjojen osalta. Tämä saattaa tarkoittaa, että yritysten on siirryttävä vanhoista allekirjoitusratkaisuista kehittyneempiin järjestelmiin, jotka pystyvät käsittelemään sekä kehittyneitä että hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia.
Suomi on myös maa, joka on nopeasti sopeutumassa digitalisaatioon, ja siellä on kasvava tarve käyttää digitaalisia allekirjoituksia paperityön vähentämiseksi ja liiketoimintaprosessien nopeuttamiseksi. Jotkin asiakirjatyypit, kuten testamentit, edellyttävät edelleen fyysistä allekirjoitusta, jotta ne olisivat päteviä Suomessa. On kuitenkin mahdollista, että nämä vaatimukset muuttuvat tulevaisuudessa, kun digitalisaatio lisääntyy ja yhä useampien sähköisten allekirjoitusratkaisujen katsotaan saavuttavan fyysistä allekirjoitusta vastaavan oikeudellisen pätevyyden kyseisessä asiakirjassa.
Lue myös: Miten allekirjoitus muunnetaan sähköiseksi allekirjoitukseksi?
Tietoturva ja GDPR: entä digitaaliset allekirjoitukset?
Koska sähköiset allekirjoitukset sisältävät usein henkilötietoja, niitä säännellään tietosuoja-asetuksella. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että digitaalisia allekirjoituksia käyttävien yritysten on varmistettava, että:
- niillä on oikeusperusta allekirjoitustietojen keräämiselle ja tallentamiselle.
- allekirjoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi käytetään turvallisia todentamismenetelmiä.
- allekirjoittajille tiedotetaan siitä, miten heidän tietojaan käsitellään ja säilytetään.
- käytettävässä allekirjoitusjärjestelmässä on sisäänrakennettu tietosuoja, kuten salaus ja pääsynvalvonta.
- allekirjoittajien henkilötiedot ovat oikeita.
Miten Oneflow auttaa organisaatioita noudattamaan sähköistä allekirjoitusta koskevia lakeja?
Oneflow on eIDAS 2.0 -standardin mukainen sähköisen allekirjoituksen alusta, jonka avulla yritysten on helppo mukautua uusiin vaatimuksiin ja tehostaa liiketoimintaprosessejaan. Oneflow tarjoaa ratkaisun, joka käsittelee kaikkia kolmea sähköisen allekirjoituksen tyyppiä (SES, AES, QES), mikä tarkoittaa, että yritykset voivat valita oikean allekirjoitustyypin sen mukaan, millaista turvallisuustasoa tietty sopimus edellyttää.
Automatisoitu sopimusten hallinta ja lainsäädännön noudattaminen
Oneflow on suunniteltu automatisoimaan koko sopimusten hallintaprosessin sopimusten luomisesta ja muokkaamisesta aina allekirjoittamiseen ja arkistointiin. Tämä tarkoittaa, että yritykset voivat vähentää manuaalista työtä ja hallinnollista vaivaa ja varmistaa samalla, että ne noudattavat eIDAS 2.0 -asetusta ja muita asiaankuuluvia lakeja. Alusta mahdollistaa myös yritysten erityistarpeisiin räätälöityjen asiakirjojen luomisen ja varmistaa, että ne ovat oikeudellisesti sitovia käyttämällä hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (QES).
Turvallinen todentaminen ja tunnistaminen
Oneflow tarjoaa allekirjoittajien turvallisen todentamisen ja tunnistamisen eurooppalaisen digitaalisen identiteetin (EUDI Wallet) kanssa yhteensopivien menetelmien avulla. Näin yritykset voivat varmistaa, että asiakirjan allekirjoittanut henkilö on se, joka sanoo olevansa, mikä lisää koko prosessin turvallisuutta. Koska eIDAS 2.0 asettaa korkeat vaatimukset todentamiselle, on tärkeää käyttää alustaa, joka takaa, että kaikki allekirjoitukset todennetaan korkeat turvallisuusvaatimukset täyttävällä tavalla.
Oneflow ja GDPR
Koska digitaalisiin allekirjoituksiin liittyy usein henkilötietoja, yritysten on oltava erityisen huolellisia GDPR:n noudattamisessa. Oneflow varmistaa, että kaikkia asiakirjojen allekirjoittamisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käsitellään tavalla, joka täyttää GDPR:n tiukat vaatimukset.
Valmistautuminen eIDAS 2.0 -asetukseen: mitä yritysten pitäisi tehdä?
Sopeutuminen eIDAS 2.0 -asetukseen edellyttää sekä teknisiä että hallinnollisia toimenpiteitä. Yritysten olisi:
- eIDAS 2.0 -standardin mukaisen sähköisen allekirjoitusratkaisun valitseminen: On tärkeää käyttää luotettavaa ja turvallista sähköistä allekirjoituspalvelua, joka on eIDAS 2.0 -standardin mukainen ja joka pystyy käsittelemään sekä kehittyneitä että hyväksyttyjä allekirjoituksia.
- Automatisoi sopimusten hallinta: Oneflown kaltaisen alustan integroimalla yritykset voivat virtaviivaistaa prosessejaan ja varmistaa, että kaikki sopimukset ovat oikeudellisesti sitovia ja uusien säännösten mukaisia.
- Kouluta henkilökunta: Varmista, että kaikki työntekijät ymmärtävät uudet sähköistä allekirjoitusta koskevat lait ja niiden vaikutukset yrityksesi toimintaan.
Pysy ajan tasalla lainsäädännön muutoksista: Koska eIDAS 2.0 otetaan käyttöön vaiheittain vuoden 2025 aikana, on tärkeää pysyä ajan tasalla kaikista lainsäädäntökehyksen muutoksista ja päivityksistä.
Tiivistelmä
Uusilla sähköistä allekirjoitusta koskevilla säännöksillä, mukaan lukien eIDAS 2.0, on suuri vaikutus yrityksiin ja niiden digitaalisten sopimusten hallintaan. Sopeutumalla uusiin sääntöihin yritykset voivat paitsi varmistaa lainsäädännön noudattamisen myös tehostaa liiketoimintaprosessejaan ja lisätä digitaalisten liiketoimiensa turvallisuutta. Oneflown palvelut auttavat yrityksiä tarjoamalla alustan, jolla hallitaan kaikentyyppisiä sähköisiä allekirjoituksia, ja jonka avulla asiakkaat voivat varmistaa, että kaikkia heidän sopimuksiaan hallinnoidaan turvallisesti ja että ne ovat oikeudellisesti sitovia.
Valitsemalla oikeat työkalut ja valmistautumalla huolellisesti organisaatiosi voi hyödyntää eIDAS 2.0:n tarjoamia mahdollisuuksia ja tehdä liiketoimintaa nopeammin, turvallisemmin ja tehokkaammin.
Varmista sopimsustesi kirkas ja turvallineni tulevaisuus Oneflown avulla. Kokeile ilmaiseksi!
Vastuuvapauslauseke:
Kaikki tällä sivulla olevat tiedot ovat peräisin julkisesti saatavilla olevista lähteistä, ja ne on kerätty tutkimalla niitä hakukoneiden, kuten Googlen, Bingin ja ChatGPT:n, avulla. Oneflow ei takaa tietojen oikeellisuutta, täydellisyyttä tai ajantasaisuutta eikä näin ollen ota vastuuta mahdollisista virheistä, puutteista tai puutteista. Näihin tietoihin perustuvat päätökset tehdään omalla vastuullasi, ja suosittelemme aina, että tarkistat tiedot itsenäisesti ennen toimintaa.
