Miten varmistaa sähköisten allekirjoitusten pätevyys EU-transaktioissa?

Sähköisten allekirjoitusten yleistyminen kansainvälisissä liiketoimissa on yksinkertaistanut maailmanlaajuista kauppaa, nopeuttanut ja tehostanut sopimusten tekoa ja vähentänyt riippuvuutta paperipohjaisista järjestelmistä. Näiden allekirjoitusten pätevyyden varmistaminen eri lainkäyttöalueilla, esimerkiksi EU-transaktioissa, edellyttää kuitenkin kansainvälisten lakien, alueellisten säännösten ja turvallisuusprotokollien huolellista tutkimista.

Seuraavassa on yksityiskohtainen opas sähköisten allekirjoitusten pätevyyden varmistamiseksi kansainvälisissä liiketoimissa. Käsittelemme sähköisten allekirjoitusten kansainvälistä tunnustamista, rajat ylittäviä näkökohtia ja Euroopan unionin (EU) eIDAS-asetusta.

1. Sähköisten allekirjoitusten kansainvälinen tunnustaminen

Monet maat ovat hyväksyneet lakeja, joissa tunnustetaan sähköisten allekirjoitusten pätevyys, usein Yhdistyneiden Kansakuntien kansainvälisen kauppaoikeuden toimikunnan (UNCITRAL) kaltaisten maailmanlaajuisten puitteiden vaikutuksesta. Näillä puitteilla pyritään luomaan johdonmukaisuus siihen, miten sähköisiä allekirjoituksia käsitellään eri maissa. Seuraavassa esitetään kansainvälisen tunnustamisen keskeiset näkökohdat:

• UNCITRAL Model Law on Electronic Signatures (2001): Tämä laki toimii perustana maille, jotka haluavat laatia sähköistä allekirjoitusta koskevia säännöksiä. Siinä suositellaan, että sähköisiä allekirjoituksia olisi pidettävä oikeudellisesti pätevinä, jos ne täyttävät samat vaatimukset kuin käsinkirjoitetut allekirjoitukset, kuten allekirjoittajan tunnistamisen ja hänen tarkoituksensa osoittamisen.
• United States (ESIGN Act): Yhdysvaltain sähköisiä allekirjoituksia maailmanlaajuisessa ja kansallisessa kaupankäynnissä koskeva laki (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN) takaa, että sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti päteviä kotimaisissa ja kansainvälisissä liiketoimissa edellyttäen, että molemmat osapuolet hyväksyvät niiden käytön.
• Electronic Identification and Trust Services (eIDAS) Regulation: EU:n eIDAS-asetuksella luodaan standardoitu oikeudellinen kehys sähköisille allekirjoituksille kaikissa EU:n jäsenvaltioissa ja varmistetaan niiden tunnustaminen ja täytäntöönpano.
• Monitahoiset sopimukset: Monet maat ovat tehneet vastavuoroista tunnustamista koskevia sopimuksia, jotka vahvistavat sähköisten allekirjoitusten pätevyyden yli rajojen. Esimerkiksi EU ja Yhdysvallat tunnustavat alueiden välisissä liiketoimissa käytetyt sähköiset allekirjoitukset tietyin edellytyksin.

Tästä tunnustuksesta huolimatta sähköisten allekirjoitusten pätevyydelle asetetut vaatimukset voivat vaihdella huomattavasti eri lainkäyttöalueilla. Muista siis tarkistaa mitä allekirjoitukseltasi vaaditaan, ennen kuin allekirjoitat mitään.

Lue lisää: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista

2. Sähköisten allekirjoitusten käyttöä rajat ylittävissä liiketoimissa koskevat näkökohdat

Kun yritykset käyttävät sähköisiä allekirjoituksia rajat ylittävissä liiketoimissa, niiden on varmistettava, että ne noudattavat sekä paikallisia että kansainvälisiä lakisääteisiä vaatimuksia. Seuraavassa on joitakin keskeisiä näkökohtia:

• Sähköisten allekirjoitusten laillisuus: Ennen kansainvälisen liiketoimen aloittamista on tärkeää tarkistaa, että asianomaiset maat tunnustavat sähköiset allekirjoitukset oikeudellisesti sitoviksi. Monilla lainkäyttöalueilla on UNCITRALin mallin kaltaisia lakeja, mutta toisilla saattaa olla erityyppisiin liiketoimiin (esim. kiinteistöt, testamentit) sovellettavia erilaisia normeja.
• Vaaditun sähköisen allekirjoituksen taso: Eri maat tunnustavat erityyppisiä sähköisiä allekirjoituksia, jotka vaihtelevat yksinkertaisista kehittyneisiin ja päteviin sähköisiin allekirjoituksiin. Esimerkiksi eIDAS-järjestelmässä erotetaan kolme tyyppiä:
  1. Yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset (SES): Sähköisten allekirjoitusten perusmuoto.
  2. Kehittyneet sähköiset allekirjoitukset (AES): Allekirjoitusten on yksilöitävä ja todennettava allekirjoittaja.
  3. Hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset (QES): Korkein turvallisuustaso, joka edellyttää luotettavan palveluntarjoajan digitaalista varmentetta. QES:llä on sama oikeudellinen painoarvo kuin käsinkirjoitetulla allekirjoituksella.
• Kulttuuriset ja oikeudelliset erityispiirteet: Jotkut maat edellyttävät, että tietyntyyppiset asiakirjat, kuten notaarin vahvistamat sopimukset tai kiinteistösopimukset, on allekirjoitettava henkilökohtaisesti tai käsin. Varmista, että sähköiset allekirjoitukset ovat hyväksyttäviä tietyntyyppisessä liiketoimessa kaikilla asianomaisilla lainkäyttöalueilla.
• Toimivalta ja riidanratkaisu: Osapuolten olisi sovittava etukäteen sovellettavasta toimivallasta ja riitojenratkaisumenettelystä siltä varalta, että sähköisen allekirjoituksen pätevyydestä syntyy ongelmia. Sopimukseen on suositeltavaa sisällyttää tätä koskevat erityislausekkeet.
• Turvallisuus ja tietosuoja: Turvallisuusstandardit vaihtelevat maittain. Rajat ylittävissä liiketoimissa, joihin liittyy sähköisiä allekirjoituksia, olisi käytettävä salaus- ja todentamistoimenpiteitä petosten estämiseksi. On myös tärkeää varmistaa, että nämä toimenpiteet ovat paikallisten tietosuojalakien, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), mukaisia.
• Luotetut palveluntarjoajat: On suositeltavaa käyttää luotettavaa palveluntarjoajaa, joka on tunnustettu kansainvälisesti tai asianomaisten osapuolten lainkäyttöalueella. Nämä palveluntarjoajat tarjoavat turvallisia digitaalisia varmenteita, jotka voivat täyttää monien maiden asettamat kehittyneet ja päteviä allekirjoituksia koskevat vaatimukset.

Lue lisää: Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää Oneflown sähköisistä allekirjoituksista ja eIDAS-asetuksesta

3. eIDAS-asetus EU-transaktioissa

Sähköistä tunnistamista, todentamista ja luottamuspalveluja (eIDAS) koskeva asetus on EU:n oikeudellinen kehys sähköisille allekirjoituksille ja luottamuspalveluille kaikissa sen jäsenvaltioissa. Se on laadittu tarjoamaan oikeusvarmuutta ja standardointia sähköisille liiketoimille koko EU:ssa. Seuraavassa esitetään eIDAS-asetuksen keskeiset osat ja sen soveltaminen eri jäsenvaltioissa:

• Sähköisten allekirjoitusten tyypit: eIDAS tunnustaa kolme sähköisen allekirjoituksen tyyppiä, joiden oikeudellinen tunnustaminen vaihtelee:
  1. Yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset (SES): Sähköisten allekirjoitusten perustaso, joka ei välttämättä tarjoa henkilöllisyyden todentamista.
  2. Kehittyneet sähköiset allekirjoitukset (AES): Nämä ovat edellistä tasoa turvallisempia, sillä ne varmistavat, että allekirjoitus liittyy yksiselitteisesti allekirjoittajaan, ja ne voivat havaita kaikki myöhemmät muutokset allekirjoitettuihin tietoihin.
  3. Hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset (QES): Nämä allekirjoitukset edellyttävät EU:n hyväksymän palveluntarjoajan myöntämän digitaalisen sertifikaattin, ja ne vastaavat oikeudellisesti käsinkirjoitettuja allekirjoituksia kaikissa jäsenvaltioissa.
• Vastavuoroinen tunnustaminen: Yksi eIDAS-järjestelmän keskeisistä ominaisuuksista on hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten ja luottamuspalvelujen rajat ylittävä tunnustaminen. Yhdessä EU:n jäsenvaltiossa myönnetty hyväksytty sähköinen allekirjoitus on tunnustettava ja hyväksyttävä kaikissa muissa jäsenvaltioissa, mikä takaa saumattoman kaupankäynnin.
• Hyväksytyt luottamuspalvelujen tarjoajat (QTSP): eIDAS-järjestelmässä vain pätevät luottamuspalvelujen tarjoajat voivat myöntää QES:n edellyttämiä digitaalisia varmenteita. Näiden palveluntarjoajien on oltava kansallisten valvontaelinten sertifioimia, ja niihin sovelletaan tiukkaa sääntelyä, jotta ne voivat ylläpitää korkeinta mahdollista turvallisuuden ja luottamuksen tasoa.
• Oikeusvarmuus ja syrjimättömyys: eIDAS-järjestelmän mukaan sähköisiä allekirjoituksia ei saa niiden muodosta riippumatta syrjiä tai niiden oikeusvaikutuksia kieltää pelkästään siksi, että ne ovat sähköisiä. Hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta (QES) pidetään kuitenkin suositeltavana, jotta allekirjoitus olisi oikeudellisesti mahdollisimman pätevä, erityisesti arkaluonteisissa liiketoimissa, kuten julkisissa tarjouskilpailuissa.
• eIDAS EU:n ulkopuolisille yrityksille: EU:n ulkopuolisten yritysten, jotka harjoittavat liiketoimintaa EU:n yritysten kanssa, on noudatettava eIDAS-järjestelmää, jos ne haluavat varmistaa, että niiden sähköiset allekirjoitukset tunnustetaan. Tämä voi edellyttää EU:n tunnustaman luottamuspalvelun tarjoajan käyttämistä.

Tiivistelmä

Sähköisten allekirjoitusten pätevyyden varmistamiseksi kansainvälisissä liiketoimissa yritysten on noudatettava monimutkaisia lakeja ja määräyksiä. Tärkeimpiä vaiheita ovat UNCITRALin kaltaisten kansainvälisten puitteiden ymmärtäminen, paikallisten lakien noudattamisen varmistaminen, sopivan sähköisen allekirjoituksen tyypin valitseminen ja sertifioitujen luottamuspalvelujen tarjoajien käyttäminen. EU:n sisäisiä liiketoimia varten eIDAS-asetus tarjoaa vankan kehyksen sähköisten allekirjoitusten vastavuoroiselle tunnustamiselle, mikä takaa oikeusvarmuuden kaikissa jäsenvaltioissa. Näillä toimilla yritykset voivat pienentää riskejä ja varmistaa, että niiden sähköiset allekirjoitukset ovat hyväksyttyjä.