Hvordan sikre gyldigheten av e-signaturer i EU-transaksjoner

Fremveksten av e-signaturer i internasjonale transaksjoner har forenklet den globale forretningsdriften og gjort kontrakter og avtaler raskere, mer effektive og mindre avhengige av papirbaserte systemer. For å sikre at disse signaturene er gyldige i ulike jurisdiksjoner, må man imidlertid ta nøye hensyn til internasjonale lover, regionale forskrifter og sikkerhetsprotokoller.

Nedenfor finner du en detaljert veiledning for å sikre gyldigheten av elektroniske signaturer i internasjonale transaksjoner, som dekker internasjonal godkjennelse, hensyn på tvers av landegrensene og eIDAS-regelverket i EU.

1. Internasjonal godkjennelse av elektroniske signaturer

Mange land har vedtatt lover som anerkjenner gyldigheten av elektroniske signaturer, ofte påvirket av globale rammeverk som United Nations Commission on International Trade Law (UNCITRAL). on International Trade Law (UNCITRAL). Disse rammeverkene har som mål å skape konsistens i hvordan elektroniske signaturer behandles på tvers av landegrensene. Her er de viktigste aspektene ved internasjonal anerkjennelse:

• UNCITRAL Model Law on Electronic Signatures (2001): Denne modelloven fungerer som et grunnlag for land som ønsker å etablere regler for elektroniske signaturer. Den anbefaler at elektroniske signaturer skal anses som juridisk gyldige hvis de oppfyller de samme kravene som håndskrevne signaturer, for eksempel at de identifiserer underskriveren og beviser vedkommendes intensjon.
• United States (ESIGN Act): Den amerikanske loven ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) sikrer at elektroniske signaturer er juridisk gyldige for nasjonale og internasjonale transaksjoner, forutsatt at begge parter samtykker i bruken av dem.
• Electronic Identification and Trust Services (eIDAS) Regulation: EUs eIDAS-forordning etablerer et standardisert juridisk rammeverk for elektroniske signaturer i alle EUs medlemsland, noe som sikrer anerkjennelse og håndhevelse av dem.
• Bilateral and Multilateral Agreements: Mange land har inngått avtaler om gjensidig anerkjennelse som bekrefter gyldigheten av elektroniske signaturer på tvers av landegrensene. For eksempel anerkjenner EU og USA elektroniske signaturer som brukes i transaksjoner mellom regionene, på bestemte vilkår.

Til tross for denne anerkjennelsen kan de spesifikke standardene som kreves for at elektroniske signaturer skal anses som gyldige, variere betydelig mellom ulike jurisdiksjoner. Ta deg derfor tid til å sjekke hva som kreves av signaturen din før du signerer noe som helst.

Les også: Elektronisk signatur: Fordelene og hvordan det fungerer

2. Hensyn ved bruk av elektroniske signaturer i grenseoverskridende transaksjoner

Når bedrifter bruker elektroniske signaturer i transaksjoner over landegrensene, må de sørge for at de overholder både lokale og internasjonale lovkrav. Nedenfor følger noen viktige hensyn:

• Lovligheten av elektroniske signaturer: Før du setter i gang en internasjonal transaksjon, er det viktig å kontrollere at de involverte landene anerkjenner elektroniske signaturer som juridisk bindende. Mange jurisdiksjoner har lover som ligner på UNCITRALs modell, mens andre kan ha andre standarder for bestemte typer transaksjoner (f.eks. eiendom, testamenter).
• Nødvendig nivå av elektronisk signatur: Ulike land anerkjenner ulike typer elektroniske signaturer, alt fra enkle til avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer. eIDAS skiller for eksempel mellom tre typer:
  1. Simple Electronic Signatures (SES): Grunnleggende form for elektroniske signaturer.
  2. Advanced Electronic Signatures (AES): Disse signaturene må identifisere og autentisere underskriveren på en unik måte.
  3. Qualified Electronic Signatures (QES): Det høyeste sikkerhetsnivået, som krever et digitalt sertifikat fra en pålitelig leverandør. QES har samme juridiske tyngde som en håndskrevet signatur.
• Kulturelle og juridiske særtrekk: Noen land krever at bestemte typer dokumenter, for eksempel notarialbekreftede avtaler eller eiendomskontrakter, skal signeres personlig eller med våt blekkunderskrift. Sørg for at elektroniske signaturer er akseptable for den aktuelle typen transaksjon i alle involverte jurisdiksjoner.
• Jurisdiksjon og tvisteløsning: Partene bør på forhånd bli enige om hvilken jurisdiksjon og tvisteløsningsmekanisme som skal gjelde i tilfelle det oppstår problemer med gyldigheten av den elektroniske signaturen. Det anbefales å inkludere spesifikke klausuler om dette i kontrakten.
• Sikkerhet og personvern: Sikkerhetsstandardene varierer fra land til land. Transaksjoner på tvers av landegrensene som involverer elektroniske signaturer, bør benytte kryptering og autentiseringstiltak for å forhindre svindel. Det er også viktig å sørge for at disse tiltakene er i samsvar med lokale lover om databeskyttelse, for eksempel EUs personvernforordning (GDPR).
• Pålitelige tjenesteleverandører: Det anbefales å bruke en pålitelig tjenesteleverandør som er anerkjent internasjonalt eller i jurisdiksjonene til de involverte partene. Disse leverandørene tilbyr sikre digitale sertifikater som kan oppfylle de avanserte og kvalifiserte signaturkravene som stilles i mange land.

Les også: Alt du trenger å vite om Oneflow elektroniske signaturer og eIDAS-forordningen

3. eIDAS-forskrifter i alle EUs medlemsland

Forordningen om elektronisk identifikasjon, autentisering og tillitstjenester (eIDAS) er EUs juridiske rammeverk for elektroniske signaturer og tillitstjenester i alle medlemslandene. Den ble etablert for å skape rettssikkerhet og standardisering for elektroniske transaksjoner i hele EU. Nedenfor finner du de viktigste elementene i eIDAS-forordningen og hvordan den anvendes i de ulike medlemslandene:

• Typer elektroniske signaturer: eIDAS anerkjenner tre typer elektroniske signaturer, hver med ulik grad av juridisk anerkjennelse:
  1. Simple Electronic Signatures (SES): Det grunnleggende nivået av elektroniske signaturer som ikke nødvendigvis gir identitetsbekreftelse.
  2. Advanced Electronic Signatures (AES): Disse er sikrere, sikrer at signaturen er entydig knyttet til underskriveren og kan oppdage eventuelle senere endringer i de signerte dataene.
  3. Qualified Electronic Signatures (QES): Disse signaturene krever et digitalt sertifikat fra en EU-godkjent leverandør og er juridisk sett likeverdige med håndskrevne signaturer i alle medlemsland.
• Gjensidig anerkjennelse: One of the key features of eIDAS is the cross-border recognition of qualified electronic signatures and trust services. A QES issued in one EU member state must be recognized and accepted in all other member states, ensuring seamless transactions across borders.
• Qualified Trust Service Providers (QTSPs): I henhold til eIDAS er det bare kvalifiserte leverandører av tillitstjenester som kan utstede de digitale sertifikatene som er nødvendige for QES. Disse leverandørene må være sertifisert av nasjonale tilsynsorganer og er underlagt streng regulering for å opprettholde det høyeste nivået av sikkerhet og tillit.
• Legal Certainty and Non-Discrimination: eIDAS slår fast at elektroniske signaturer, uansett form, ikke skal diskrimineres eller nektes rettsvirkning utelukkende fordi de er elektroniske. For å oppnå høyest mulig grad av juridisk anerkjennelse er imidlertid QES å foretrekke, særlig i sensitive transaksjoner som offentlige anbud eller kontrakter med høy verdi.
• IDAS for selskaper utenfor EU: Selskaper utenfor EU som gjør forretninger med EU-enheter, må overholde eIDAS hvis de vil være sikre på at deres elektroniske signaturer blir anerkjent. Dette kan innebære å bruke en EU-anerkjent leverandør av tillitstjenester.

Sammendrag

For å sikre at elektroniske signaturer er gyldige i internasjonale transaksjoner, må bedriftene navigere i et komplekst utvalg av lover og regler. Viktige trinn omfatter forståelse av internasjonale rammeverk som UNCITRAL, sikring av samsvar med lokale lover, valg av riktig type elektronisk signatur og bruk av sertifiserte leverandører av tillitstjenester. For transaksjoner i EU gir eIDAS-forordningen et solid rammeverk for gjensidig anerkjennelse av elektroniske signaturer, noe som sikrer rettssikkerhet i alle medlemsland. Ved å ta disse stegene kan bedrifter redusere risikoen og sikre at deres elektroniske signaturer holder stand i rettstvister eller håndhevelsessaker.