Hoe de geldigheid van e-handtekeningen in EU-transacties te garanderen

De opkomst van e-handtekeningen (elektronische handtekeningen) in internationale transacties heeft wereldwijde bedrijfsactiviteiten versimpeld, waardoor contracten en overeenkomsten sneller en efficiënter verlopen en je minder afhankelijk bent van papieren systemen. Om de geldigheid van deze handtekeningen in verschillende rechtsgebieden te garanderen, moet echter zorgvuldig rekening worden gehouden met internationale wetten, regionale voorschriften en beveiligingsprotocollen.

Hieronder volgt een gedetailleerde handleiding om de geldigheid van elektronische handtekeningen in internationale transacties te garanderen, met aandacht voor internationale erkenning, grensoverschrijdende overwegingen en de eIDAS-regelgeving in de Europese Unie (EU).

1. Internationale erkenning van e-handtekeningen

Veel landen hebben wetten aangenomen die de geldigheid van e-handtekeningen erkennen, vaak beïnvloed door wereldwijde kaders zoals de United Nations Commission on International Trade Law (UNCITRAL). Deze kaders zijn bedoeld om consistentie te creëren in de manier waarop e-handtekeningen over de grenzen heen worden behandeld. Dit zijn de belangrijkste aspecten van internationale erkenning:

• UNCITRAL Model Law on Electronic Signatures (2001): Deze modelwet dient als basis voor landen die regelgeving voor e-handtekeningen willen opstellen. Het beveelt aan om elektronische handtekeningen als rechtsgeldig te beschouwen als ze aan dezelfde eisen voldoen als handgeschreven handtekeningen, zoals het identificeren van de ondertekenaar en het bewijzen van de intentie.
• Verenigde Staten (ESIGN Act): De Amerikaanse Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) zorgt ervoor dat elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn voor binnenlandse en internationale transacties, op voorwaarde dat beide partijen instemmen met het gebruik ervan.
• Verordening elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (eIDAS): De eIDAS-verordening van de EU creëert een gestandaardiseerd wettelijk kader voor elektronische handtekeningen in alle EU-lidstaten en zorgt ervoor dat ze worden erkend en gehandhaafd.
• Bilaterale en multilaterale overeenkomsten: Veel landen hebben overeenkomsten voor wederzijdse erkenning gesloten die de geldigheid van e-handtekeningen over de grenzen heen bevestigen. De EU en de VS erkennen bijvoorbeeld elektronische handtekeningen die worden gebruikt in transacties tussen de regio’s onder specifieke voorwaarden.

Ondanks deze erkenning kunnen de specifieke standaarden die nodig zijn om e-handtekeningen als geldig te beschouwen aanzienlijk verschillen tussen rechtsgebieden. Neem dus de tijd om goed na te gaan wat er van je handtekening wordt verlangd voordat je iets ondertekent.

Lees ook: Elektronische handtekening: De voordelen en hoe het werkt

2. Overwegingen voor het gebruik van e-handtekeningen bij grensoverschrijdende transacties

Bij het gebruik van e-handtekeningen in grensoverschrijdende transacties moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze voldoen aan zowel lokale als internationale wettelijke vereisten. Hieronder volgen enkele belangrijke overwegingen:

• Legaliteit van elektronische handtekeningen: Voordat je een internationale transactie start, is het essentieel om te controleren of de betrokken landen elektronische handtekeningen als wettelijk bindend erkennen. Hoewel veel rechtsgebieden wetten hebben die vergelijkbaar zijn met het model van UNCITRAL, kunnen andere landen andere normen opleggen voor specifieke soorten transacties (bijv. onroerend goed, testamenten).
• Vereist niveau van elektronische handtekening: Verschillende landen erkennen verschillende soorten elektronische handtekeningen, variërend van eenvoudige tot geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen. eIDAS maakt bijvoorbeeld onderscheid tussen drie soorten:
  1. Eenvoudige elektronische handtekeningen (SES): Basisvorm van elektronische handtekeningen.
  2. Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES): Deze handtekeningen moeten de ondertekenaar uniek identificeren en authenticeren.
  3. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES): Het hoogste beveiligingsniveau, waarvoor een digitaal certificaat van een vertrouwde leverancier nodig is. QES heeft hetzelfde juridische gewicht als een handgeschreven handtekening.
• Culturele en juridische specificiteit: Sommige landen vereisen dat specifieke soorten documenten, zoals notariële overeenkomsten of onroerend goed contracten, persoonlijk worden ondertekend of met een handtekening met natte inkt. Zorg ervoor dat elektronische handtekeningen aanvaardbaar zijn voor het specifieke type transactie in alle betrokken rechtsgebieden.
• Jurisdictie en geschillenbeslechting: Partijen moeten van tevoren afspraken maken over de toepasselijke jurisdictie en geschillenbeslechting voor het geval er problemen ontstaan over de geldigheid van de elektronische handtekening. Het is raadzaam om specifieke clausules hierover op te nemen in het contract.
• Beveiliging en privacy van data: Beveiligingsnormen verschillen per land. Grensoverschrijdende transacties met elektronische handtekeningen moeten gebruik maken van encryptie en authenticatiemaatregelen om fraude te voorkomen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat deze maatregelen voldoen aan de lokale wetgeving voor data bescherming, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR) in de EU.
• Vertrouwde dienstverleners: Het is raadzaam om een vertrouwde serviceprovider te gebruiken die internationaal of binnen de jurisdicties van de betrokken partijen erkend is. Deze aanbieders bieden veilige digitale certificaten die kunnen voldoen aan de geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningvereisten die veel landen stellen.
  

Lees ook: Alles wat je moet weten over Oneflow elektronische handtekeningen en de eIDAS-verordening

3. eIDAS-regelgeving in alle EU-lidstaten

De eIDAS-verordening (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) is het wettelijke kader van de EU voor elektronische handtekeningen en vertrouwensdiensten in alle lidstaten. Het is opgesteld om rechtszekerheid en standaardisatie te bieden voor elektronische transacties in de hele EU. Hieronder staan de belangrijkste elementen van de eIDAS-verordening en de toepassing ervan in alle lidstaten:

• Soorten elektronische handtekeningen: eIDAS erkent drie soorten elektronische handtekeningen, elk met verschillende niveaus van wettelijke erkenning:
  1. Eenvoudige elektronische handtekeningen (SES): Het basisniveau van elektronische handtekeningen die mogelijk geen identiteitsverificatie bieden.
  2. Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES): Deze zijn veiliger, zorgen ervoor dat de handtekening uniek gekoppeld is aan de ondertekenaar en kunnen latere wijzigingen in de ondertekende data detecteren.
  3. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES): Deze handtekeningen vereisen een digitaal certificaat van een door de EU goedgekeurde leverancier en zijn in alle lidstaten wettelijk gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen.
• Wederzijdse erkenning: Een van de belangrijkste functies van eIDAS is de grensoverschrijdende erkenning van gekwalificeerde elektronische handtekeningen en vertrouwensdiensten. Een QES die is uitgegeven in een EU-lidstaat moet worden erkend en geaccepteerd in alle andere lidstaten, waardoor naadloze transacties over de grenzen heen mogelijk zijn.
• Gekwalificeerde aanbieders van vertrouwensdiensten (QTSP’s): Onder eIDAS kunnen alleen gekwalificeerde aanbieders van vertrouwensdiensten de digitale certificaten uitgeven die nodig zijn voor QES. Deze providers moeten worden gecertificeerd door nationale toezichthoudende instanties en zijn onderworpen aan strenge regelgeving om het hoogste niveau van veiligheid en vertrouwen te handhaven.
• Rechtszekerheid en non-discriminatie: eIDAS schrijft voor dat elektronische handtekeningen, ongeacht hun vorm, niet mogen worden gediscrimineerd of geen rechtsgeldigheid mogen worden ontzegd enkel en alleen omdat ze elektronisch zijn. Om het hoogste niveau van wettelijke erkenning te verkrijgen, wordt echter de voorkeur gegeven aan QES, vooral bij gevoelige transacties zoals openbare aanbestedingen of contracten met een hoge waarde.
• eIDAS voor niet-EU-bedrijven: Bedrijven buiten de EU die zaken doen met EU-entiteiten moeten voldoen aan eIDAS als ze er zeker van willen zijn dat hun elektronische handtekeningen worden erkend. Dit kan betekenen dat ze gebruik moeten maken van een door de EU erkende aanbieder van vertrouwensdiensten.

De belangrijkste conclusies

Om de geldigheid van e-handtekeningen in internationale transacties te garanderen, moeten bedrijven door een complexe reeks wetten en regels navigeren. De belangrijkste stappen zijn het begrijpen van internationale kaders zoals UNCITRAL, zorgen voor naleving van lokale wetten, het juiste type elektronische handtekening selecteren en gebruikmaken van gecertificeerde trustserviceproviders. Voor transacties in de EU biedt de eIDAS-verordening een robuust kader voor wederzijdse erkenning van elektronische handtekeningen, waardoor rechtszekerheid in alle lidstaten wordt gegarandeerd. Door deze stappen te nemen, kunnen bedrijven risico’s beperken en ervoor zorgen dat hun elektronische handtekeningen stand houden bij juridische geschillen of handhavingsacties.