Att skicka avtal fram och tillbaka via e-post under förhandlingar är fortfarande en vanlig rutin, trots att det finns smidigare samarbetsverktyg. En färsk undersökning från Oneflow bland 200 yrkesverksamma visar att 65,67 % fortfarande förlitar sig på e-post för att granska och enas om avtal – en process som kan effektiviseras.
Att hantera avtal via e-post innebär stora risker som kan kompromissa säkerhet, effektivitet och juridisk tydlighet. Låt oss ta en titt!
Riskerna med att använda e-post för samarbete kring avtal
Att använda e-post för avtalskommunikation medför flera utmaningar:
- Säkerhetsbrister: E-post kan fångas upp eller läsas av obehöriga, vilket ökar risken för dataintrång. Enligt Financial Times beräknades cyberbrott, inklusive e-postattacker, kosta 9,5 biljoner dollar år 2024, vilket visar på vikten av säkra kommunikationskanaler.
- Problem med versionshantering: Att skicka utkast till avtal via e-post leder ofta till flera versioner, vilket orsakar förvirring och misstag. E-post som verktyg för granskning och godkännande kan skapa problem med versionshantering, vilket gör det svårt att hålla koll på den senaste versionen av dokumentet.
- Juridiska oklarheter: Informella mejl kan oavsiktligt skapa juridiskt bindande avtal, vilket kan leda till tvister. I fallet Athena Brands Ltd vs. Superdrug Stores PLC [2019] ansågs e-postkorrespondens vara tillräcklig för att bilda ett bindande avtal, vilket belyser de juridiska riskerna med informell e-postkommunikation.
Risker med att mejla avtal: E-postmeddelanden under attack
Forskning visar att e-postkommunikation är sårbar för missförstånd och säkerhetshot. European Business Review påpekar att svaga lösenord och phishing-attacker kan utsätta e-postsystem för risker och ge obehöriga tillgång till känslig avtalsinformation.
Dessutom belyser Financial Times ökningen av sofistikerade ransomware- och social engineering-attacker riktade mot e-postkommunikation, vilket ytterligare understryker behovet av säkra alternativ.
Gratis avtalsmallar i Oneflow
Tillämpa säkra alternativ
För att minska dessa risker bör du överväga att implementera följande strategier:
- Använd dedikerade plattformar för avtalshantering: Dessa plattformar erbjuder säkra miljöer för att skapa, förhandla och lagra avtal, vilket garanterar att alla parter alltid har tillgång till den senaste versionen. Oneflow, till exempel, erbjuder en kollaborativ portal där även tredje part kan lägga till redlines och kommentera i real-tid, granska avtal och få påminnelser – allt i ett säkert system som minskar behovet av e-post.
- Implementera lösningar för e-signaturer: Verktyg som Oneflow och andra verktyg som liknar Docusign erbjuder säkra elektroniska signaturer, vilket minskar beroendet av e-post för att genomföra avtal. Oneflow har ett användarvänligt gränssnitt för dokumentarbetsflöden, för att signera och hantera dokument, vilket säkerställer efterlevnad och noggrannhet.
- Upprätta tydliga kommunikationsprotokoll: Definiera och tillämpa riktlinjer för kommunikation som rör avtal för att förhindra oavsiktliga juridiska åtaganden via e-post. Regelbundna granskningar av befintliga avtal hjälper till att identifiera potentiella risker och säkerställa efterlevnad av nya regler.
Slutsats
E-post är ett bekvämt kommunikationsverktyg, men det innebär betydande risker att använda det för att samarbeta kring och granska avtal. Genom att använda säkra, specialbyggda alternativ kan företag öka effektiviteten, upprätthålla juridisk tydlighet och skydda känslig information i processen för avtalshantering.
En övergång till särskilda plattformar för avtalshantering och lösningar för e-signaturer minskar inte bara de inneboende riskerna med e-post, utan effektiviserar också arbetsflödena och säkerställer att avtalshanteringen är både säker och effektiv.
