Sopimusten lähettäminen sähköpostitse edestakaisin sopimusneuvottelujen aikana on edelleen yleinen liiketoimintakäytäntö, vaikka sopimusyhteistyö- ja tarkistustyökaluja on yhä enemmän saatavilla. Oneflown hiljattain toteuttama tutkimus, johon osallistui 200 yritystä, osoitti, että 65,67 prosenttia vastaajista käyttää sähköpostia sopimusten tarkistamiseen ja sopimiseen, mikä korostaa arkipäiväistä käytäntöä, joka vaatii tarkempaa tarkastelua.
Sähköpostin käyttäminen sopimusten hallinnoinnissa aiheuttaa merkittäviä riskejä, jotka voivat vaarantaa turvallisuuden, tehokkuuden ja oikeudellisen selkeyden.
Sopimusten lähettäminen sähköpostitse: Riskit
Sopimusten lähettäminen sähköpostitse aiheuttaa useita haasteita:
- Turvallisuuteen liittyvät haavoittuvuudet: Sähköpostiviestit voivat joutua luvattomien osapuolten haltuun tai käyttöön, mikä voi johtaa mahdollisiin tietomurtoihin. Financial Timesin mukaan tietoverkkorikollisuuden, mukaan lukien sähköpostipohjaiset hyökkäykset, ennustetaan maksavan 9,5 biljoonaa dollaria vuonna 2025, mikä korostaa turvallisten viestintäkanavien merkitystä.
- Versiohallintaan liittyvät kysymykset: Sopimusluonnosten vaihtaminen sähköpostitse johtaa usein moniin erilaisiin versioihin, mikä aiheuttaa sekaannusta ja virheitä. Sähköpostin käyttäminen asiakirjojen tarkistamiseen ja hyväksymiseen voi johtaa versionhallintaongelmiin, jolloin asiakirjan viimeisimmän version seuraaminen on vaikeaa.
- Oikeudelliset epäselvyydet: Epävirallinen sähköpostivaihto voi tahattomasti luoda oikeudellisesti sitovia sopimuksia, mikä voi johtaa riitoihin. Esimerkiksi tapauksessa Athena Brands Ltd vs. Superdrug Stores PLC [2019] sähköpostikirjeenvaihdon katsottiin riittävän sitovan sopimuksen muodostamiseen, mikä korostaa satunnaisen sähköpostiviestinnän oikeudellisia riskejä.
Sähköpostitse lähetettävien sopimusten riskit: Sähköpostit hyökkäyksen kohteena
Tutkimukset osoittavat, että sähköpostiviestintä on altista väärinkäsityksille ja turvallisuusuhille. European Business Review -lehti korostaa, että heikot salasanat ja kalasteluhyökkäykset voivat vaarantaa sähköpostijärjestelmiä ja johtaa arkaluonteisten sopimustietojen luvattomaan käyttöön.
Lisäksi Financial Times korostaa sähköpostiviestintään kohdistuvien kehittyneiden lunnasohjelmistojen ja sosiaalisten manipulointihyökkäysten yleistymistä, mikä korostaa entisestään turvallisten vaihtoehtojen tarvetta. Sopimusten lähettäminen sähköpostitse ei yksinkertaisesti ole turvallista.
Ilmaiset asiakirjamallit Oneflowssa
Turvallisten vaihtoehtojen käyttöönotto
Näiden riskien uhan lieventämiseksi kannattaa harkita seuraavien strategioiden toteuttamista:
- Hyödynnä erityisiä sopimusten hallinta-alustoja: Nämä alustat tarjoavat turvalliset ympäristöt sopimusten luomista, neuvottelua ja tallentamista varten, ja ne varmistavat, että kaikki osapuolet saavat käyttöönsä uusimman version. Esimerkiksi Oneflow tarjoaa yhteistyöportaalin, jonka avulla kolmannet osapuolet voivat muokata sopimuksia yhteistyössä reaaliaikaisesti, tarkistaa sopimuksia ja vastaanottaa ilmoituksia suojatussa järjestelmässä, mikä vähentää riippuvuutta sähköpostista.
- Sähköisen allekirjoituksen ratkaisujen käyttöönotto: Työkalut, kuten Oneflow ja muut Docusignin kaltaiset työkalut, tarjoavat turvallisia sähköisiä allekirjoituksia, mikä vähentää riippuvuutta sähköpostista sopimusten täytäntöönpanossa. Oneflow tarjoaa käyttäjäystävällisen alustan asiakirjojen prosessoimiseksi, allekirjoittamiseen ja keskeneräisten asiakirjojen hallintaan, mikä varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja tarkkuuden.
- Selkeiden viestintäprotokollien luominen: Määrittele sopimuksiin liittyvää viestintää koskevat ohjeet ja pane ne täytäntöön, jotta sähköpostitse ei synny tahattomia oikeudellisia sitoumuksia. Nykyisten sopimusten säännöllinen tarkistaminen auttaa tunnistamaan mahdolliset riskit ja varmistamaan, että kehittyviä säännöksiä noudatetaan.
Tiivistelmä
Sähköposti on kätevä viestintäväline, mutta sopimusten lähettäminen sähköpostitse aiheuttaa merkittäviä riskejä. Ottamalla käyttöön turvallisia, tarkoitukseen suunniteltuja vaihtoehtoja yritykset voivat lisätä tehokkuutta, säilyttää oikeudellisen selkeyden ja suojata arkaluonteisia tietoja sopimusten hallinnointiprosessissa.
Siirtymällä erityisiin sopimushallinta-alustoihin ja sähköisen allekirjoituksen ratkaisuihin ei ainoastaan vähennetä sähköpostiin liittyviä riskejä, vaan myös virtaviivaistetaan työnkulkuja ja varmistetaan, että sopimusten hallinta on sekä turvallista että tehokasta. Vältä siis riskit ja lopeta sopimusten lähettäminen sähköpostitse jo tänään!
