HubSpot on tehokas asiakassuhteiden hallintajärjestelmä (CRM), jonka avulla yritykset voivat tehostaa myyntiä, markkinointia ja asiakaspalvelua. Integroimalla Oneflown digitaalisten sopimusten ratkaisun HubSpotiin voit muuttaa tapaa, jolla tiimisi käsittelee sopimuksia ja työnkulkuja. Sopimusten saumaton lähettäminen, hallinta ja seuranta suoraan HubSpotissa vähentää aikaa vieviä manuaalisia tehtäviä ja luo vaivattoman käyttökokemuksen. Samalla HubSpot Workflows tehostaa prosessia entisestään!
Oneflown HubSpot-integraation avulla voit tehdä seuraavaa:
- Automatisoi sopimusten luominen, lähettäminen ja allekirjoittaminen
- Synkronoi sopimustiedot HubSpotista ja päinvastoin (kaksisuuntainen synkronointi)
- Seuraa sopimusten tilapäivityksiä suoraan HubSpotissa
- Säästää aikaa ja vähentää virheitä poistamalla useiden työkalujen käytön tarpeen
Mutta miten saat tästä integraatiosta kaiken irti? Vastaus on HubSpot Workflows -työnkulkujen hyödyntäminen. Seuraavassa on vaiheittainen opas digitaalisten sopimusten integroimisesta HubSpot Workflows -palveluun ja joitakin käytännön esimerkkejä.
Mikä HubSpot Workflows oikein on?
Hyödynnä HubSpot Workflowsia sopimusprosessien optimoimiseksi. Ne ovat automatisointityökaluja, jotka on suunniteltu säästämään aikaa ja tehostamaan toimintoja. Niiden yhdistäminen Oneflown digitaalisiin sopimuksiin parantaa tehokkuutta. Voit esimerkiksi:
- Lähettää seurantasähköposteja
- Päivittää tietoja (esim. kaupat, yhteystiedot, yritykset)
- Jakaa tehtäviä tiimin jäsenille
Kuvittele, että voit luoda ja lähettää sopimuksen automaattisesti heti, kun sopimus saavuttaa tietyn vaiheen, tai käynnistää muistutuksen sopimuksen uusimisesta, kun sopimus on päättymässä. Nämä automaatiot voivat tehostaa myyntiprosessiasi.
Integraation määrittäminen
Ennen syvemmälle sukeltamista sinun on integroitava Oneflow HubSpotin kanssa:
- Asenna Oneflow: Mene HubSpot App Marketplaceen ja etsi Oneflow. Klikkaa ”Asenna” ja seuraa ohjeita HubSpot- ja Oneflow-tilien yhdistämiseksi.
- Valitse synkronoitavat tiedot: Synkronoi asiaankuuluvat ominaisuudet HubSpotin ja Oneflow’n välillä. Näin varmistetaan, että sopimustiedot, kuten asiakastiedot, sopimussummat ja ehdot, siirtyvät saumattomasti.
- Määritä mallit: Oneflowssa voit luoda tarpeisiisi räätälöityjä sopimusmalleja. Näitä malleja käytetään työnkuluissa sopimusten luomiseksi dynaamisesti.
Sopimusprosessien automatisointi HubSpot Workflowsin avulla
Kun integraatio on otettu käyttöön, voit luoda työnkulkuja, jotka sisältävät Oneflown sopimustoiminnot:
Vaihe 1: Määrittele triggeri
Aloita määrittelemällä, mikä käynnistää työnkulun. Yleisiä käynnistäviä tekijöitä ovat mm:
- Sopimus siirtyy tiettyyn myyntiputken vaiheeseen, kuten ”Tarjous lähetetty”
- Jotakin sopimustietoa, kuten ”Sopimus vaaditaan”, päivitetään
- Muita triggereitä voivat olla esimerkiksi muuttunut kauppasumma tai lomakkeen lähettäminen.
Step 2: Lisää toiminnot
HubSpotin työnkulkueditorin avulla voit lisätä toimintoja prosessin automatisoimiseksi. Oneflown kanssa integroituna nämä toiminnot voivat sisältää mm. seuraavia toimintoja:
- Luo sopimus: Luo sopimus automaattisesti Oneflown ennalta määritettyjen mallien avulla. Täytä sopimus HubSpotin sopimus- tai kontaktitiedoilla.
- Lähetä allekirjoitettavaksi: Lähetä sopimus osallistujille ja käynnistä allekirjoitusprosessi.
- Lisää osallistuja: Lisää osallistujia sopimukseen HubSpotin ”yhteystietojen” (contacts) perusteella.
- Hanki sopimustietoja: Hanki tietoja sopimuksesta (esim. sopimuksen tila)
- Poista sopimus
- Hanki sopimusluettelo: Luettelo HubSpot-objektin sopimuksista.
Step 3: Testaa
Testaa työnkulku aina ennen käyttöönottoa. Varmista, että oikeita malleja käytetään, tietokentät täytetään oikein ja toiminnot suoritetaan odotetulla tavalla.
Oikeudellisesti sitovat sopimusmallit Oneflowssa
HubSpot Workflows x Oneflow: käyttötapauksia
1. Automatisoitu tarjousten lähettäminen
Kun kauppa saavuttaa tarjousvaiheen (Proposal stage):
- Luo tarjous automaattisesti Oneflow-mallin avulla
- Täytä se kaupan tiedoilla (esim. asiakkaan nimi, summa, tuotekuvaus)
- Lähetä tarjous sähköisesti allekirjoitettavaksi
- Ilmoita myyjälle, kun tarjous on lähetetty, ja seuraa sen tilaa HubSpotissa
2. Sopimusten uusiminen
Luo toistuvia sopimuksia varten HubSpotin tietoihin perustuva työnkulku:
- Tunnista sopimukset tai kontaktit, joiden sopimukset ovat päättymässä
- Luo uusintasopimus ja lähetä se asiakkaalle allekirjoitettavaksi
- Ilmoita asiakkuudesta vastaavalle, jos uusiminen on allekirjoitettu tai mikäli tarvitaan jatkotoimia
3. Automatisoitu myynti
Luo HubSpotin datapisteeseen perustuva työnkulku täytetyille lomakkeille:
- Luo Oneflow-tarjous työnkulkujen kautta HubSpot-lomakkeen täyttämisen jälkeen
- Lähetä sopimus asiakkaalle allekirjoitettavaksi
- Kun sopimus on allekirjoitettu, lähetä automaattisesti seurantatiedot, kuten salassapitosopimus ja asiakkaan sopimus.
4. Luo valmiita tilausvahvistuksia verkkosivustolta lähetetyistä lomakkeista
Näin se toimii:
- Luo automaattisesti tilauslomakkeita verkkosivustollasi lähetetyistä lomakkeista
- Lisää lomakkeella kerätyt tiedot sopimukseen
Lisätietoja saat Tukikeskuksestamme.
Oneflown digitaalisten sopimusten ja HubSpot Workflowsin integroinnin edut
1. Virtaviivaistettu myyntiprosessi
Toistuvien tehtävien automatisointi tarkoittaa, että myyntitiimisi käyttää vähemmän aikaa hallinnointiin ja enemmän aikaa sopimusten tekemiseen.
2. Vähemmän virheitä
HubSpotin ja Oneflown välinen tietojen synkronointi poistaa manuaalisten tietojen syöttövirheiden riskin.
3. Parempi asiakaskokemus
Virheettömien ja ammattimaisten sopimusten nopea lähettäminen lisää brändisi uskottavuutta ja saa heidät sanomaan “kyllä” helpommin.
4. Parempi näkyvyys
Sopimuksen tilan seuranta HubSpotissa antaa tiimillesi reaaliaikaisen näkemän myynnin putkesta, mikä mahdollistaa paremman päätöksenteon.
Vinkkejä menestykseen
- Pidä mallit ajan tasalla: Tarkista ja päivitä Oneflow-mallisi säännöllisesti, jotta ne vastaavat nykyisiä ehtoja ja brändiä.
- Hyödynnä personointia: Käytä HubSpot-ominaisuuksia sopimusten dynaamiseen personointiin ja luo räätälöity asiakaskokemus.
- Seuraa työnkulun suorituskykyä: Seuraa työnkulkujen suorituskykyä HubSpotin analytiikan avulla ja tee tarvittaessa parannuksia.
- Kouluta tiimisi: Varmista, että myyntitiimisi ymmärtää, miten integraatio toimii ja miten vikoja voidaan korjata.
Lopuksi
Oneflown digitaalisten sopimusten integroiminen HubSpot Workflows -palveluun on käänteentekevä tekijä myyntiprosessien optimoinnissa. Automatisoimalla tehtäviä ja varmistamalla saumattoman tiedonkulun alustojen välillä säästät aikaa, vähennät virheitä ja parannat asiakastyytyväisyyttä. Aloita jo tänään ja vapauta myynti- ja sopimushallintaprosessiesi täysi potentiaali.
