Skip to content

Kontrakter

Sende kontrakter på e-post: Denne vanlige praksisen kan ødelegge kontraktsprosessen din

Å sende kontrakter på e-post under kontraktsforhandlinger er fortsatt en vanlig praksis i selskaper, til tross for den økende tilgjengeligheten av verktøy for samarbeid og gjennomgang av kontrakter. Oneflows nylige undersøkelse blant 200 fagpersoner avslørte at 65,67 % av respondentene bruker e-post til å gjennomgå og bli enige om kontrakter, noe som viser at dette er en hverdagspraksis som bør undersøkes nærmere.

Å basere seg på e-post i kontraktshåndteringen innebærer en betydelig risiko som kan gå på bekostning av sikkerhet, effektivitet og juridisk klarhet.

Sende kontrakter på e-post: Denne vanlige praksisen kan ødelegge kontraktsprosessen din

Å bruke e-post til kontraktsrelatert kommunikasjon byr på flere utfordringer:

  • Sårbarheter knyttet til sikkerhet: E-post kan bli snappet opp eller åpnet av uvedkommende, noe som kan føre til potensielle datainnbrudd. Financial Times rapporterer at nettkriminalitet, inkludert e-postbaserte angrep, forventes å koste 9,5 billioner dollar i 2024, noe som understreker viktigheten av sikre kommunikasjonskanaler.
  • Problemer med versjonskontroll: Utveksling av kontraktsutkast via e-post resulterer ofte i flere versjoner, noe som skaper forvirring og feil. Bruk av e-post for å gjennomgå og godkjenne dokumenter kan føre til problemer med versjonskontroll, noe som gjør det vanskelig å spore den nyeste versjonen av dokumentet.
  • Juridiske tvetydigheter: Uformelle e-postutvekslinger kan utilsiktet skape juridisk bindende avtaler, noe som kan føre til tvister. I saken Athena Brands Ltd vs. Superdrug Stores PLC [2019] ble for eksempel e-postkorrespondanse ansett som tilstrekkelig til å danne en bindende kontrakt, noe som understreker den juridiske risikoen ved uformell e-postkommunikasjon.

Risiko ved å sende kontrakter på e-post: E-post under angrep

Forskning viser at e-postkommunikasjon er utsatt for misforståelser og sikkerhetstrusler. European Business Review understreker at svake passord og phishing-angrep kan kompromittere e-postsystemer, noe som kan føre til uautorisert tilgang til sensitiv kontraktsinformasjon.

I tillegg fremhever Financial Times fremveksten av sofistikerte løsepengevirus og sosial manipulering rettet mot e-postkommunikasjon, noe som ytterligere understreker behovet for sikre alternativer.

Gratis kontraktsmaler i Oneflow

Spar tid med mer enn 40 gratis kontraktsmaler i malbiblioteket vårt

Innføre sikre alternativer

For å redusere disse risikoene bør du vurdere å implementere følgende strategier:

  1. Bruk dedikerte kontraktsplattformer for kontraktshåndtering: Disse kontraktsplattformene gir sikre miljøer for utarbeidelse, forhandling og lagring av kontrakter, og sikrer at alle parter har tilgang til den nyeste versjonen. I Oneflow, for eksempel, finnes det en samarbeidsportal som gjør det mulig for tredjeparter å sende inn prosesser i sanntid, gjennomgå kontrakter og motta varsler i et sikkert system, noe som reduserer avhengigheten av e-post.
  2. Implementer løsninger for e-signatur: Verktøy som Oneflow og andre verktøy som ligner på Docusign tilbyr sikre elektroniske signaturer, noe som reduserer avhengigheten av e-post for kontraktsgjennomføring. Oneflow tilbyr et brukervennlig grensesnitt for dokumentarbeidsflyter, signering og administrasjon av utestående dokumenter, noe som sikrer compliance og nøyaktighet.
  3. Etabler tydelige kommunikasjonsprotokoller: Definer og håndhev retningslinjer for kontraktsrelatert kommunikasjon for å forhindre utilsiktede juridiske forpliktelser via e-post. Regelmessige gjennomganger av eksisterende kontrakter bidrar til å identifisere potensielle risikoer og sikre compliance med regelverk i stadig utvikling.

Konklusjon

E-post er et praktisk kommunikasjonsverktøy, men bruken av e-post i forbindelse med samarbeid og gjennomgang av kontrakter innebærer en betydelig risiko. Ved å ta i bruk sikre, spesialbygde alternativer kan selskaper øke effektiviteten, opprettholde juridisk klarhet og beskytte sensitiv informasjon i kontraktshåndteringen.

Overgang til dedikerte kontraktsplattformer og e-signeringsløsninger reduserer ikke bare den iboende risikoen forbundet med e-post, men effektiviserer også arbeidsflyten, slik at kontraktshåndteringen blir både sikker og effektiv.

Prev:

Hvorfor en god integrasjonspartner er avgjørende for suksess

Next:

Hvordan integrere digitale kontrakter med HubSpot Workflows med eksempler på use cases

Relaterte artikler

Elektroniske signaturer

Sommer = frihet: Slik jobber du mobilt med kontrakter uansett hvor du er

Uncategorized

Quote to Cash: Slik blir kontraktsreisen en inntektsmotor

Uncategorized

I 2025 kan AI utforme og gjennomgå kontrakter, men mennesker må fortsatt kvalitetssikre dem

Uncategorized

Slik kjenner du igjen “toxic” kontraktshåndtering

Elektroniske signaturer

Hvordan stille garanti i en kontrakt: En steg-for-steg-guide

Uncategorized

Statusrapport: Nordic RevOps 2025

Elektroniske signaturer

De 20 beste dokumentene du kan signere digitalt for selskaper i hotell og restaurantbransjen

Kontrakter

Fragmenterte systemer skaper kaos i kontraktshåndteringen

Privacy overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognizing you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.

Strictly necessary cookies

Strictly necessary cookies are enabled to save your preferences for cookie settings and other important core functionality. You may disable these by changing your browser settings, but this may affect how the website functions. To change your preferences at any time, click on the “Change cookie settings” icon in the lower left corner to access this page.

Marketing cookies

Cookies set by third party services or by us to track performance metrics, usage and marketing analytics to help us to personalize content and ads which improves your experience visiting Oneflow. We also share information about your use of our site with our analytics and advertising partners.

Show details