Å sende kontrakter på e-post under kontraktsforhandlinger er fortsatt en vanlig praksis i selskaper, til tross for den økende tilgjengeligheten av verktøy for samarbeid og gjennomgang av kontrakter. Oneflows nylige undersøkelse blant 200 fagpersoner avslørte at 65,67 % av respondentene bruker e-post til å gjennomgå og bli enige om kontrakter, noe som viser at dette er en hverdagspraksis som bør undersøkes nærmere.
Å basere seg på e-post i kontraktshåndteringen innebærer en betydelig risiko som kan gå på bekostning av sikkerhet, effektivitet og juridisk klarhet.
Risikoen ved å bruke e-post til kontraktssamarbeid
Å bruke e-post til kontraktsrelatert kommunikasjon byr på flere utfordringer:
- Sårbarheter knyttet til sikkerhet: E-post kan bli snappet opp eller åpnet av uvedkommende, noe som kan føre til potensielle datainnbrudd. Financial Times rapporterer at nettkriminalitet, inkludert e-postbaserte angrep, forventes å koste 9,5 billioner dollar i 2024, noe som understreker viktigheten av sikre kommunikasjonskanaler.
- Problemer med versjonskontroll: Utveksling av kontraktsutkast via e-post resulterer ofte i flere versjoner, noe som skaper forvirring og feil. Bruk av e-post for å gjennomgå og godkjenne dokumenter kan føre til problemer med versjonskontroll, noe som gjør det vanskelig å spore den nyeste versjonen av dokumentet.
- Juridiske tvetydigheter: Uformelle e-postutvekslinger kan utilsiktet skape juridisk bindende avtaler, noe som kan føre til tvister. I saken Athena Brands Ltd vs. Superdrug Stores PLC [2019] ble for eksempel e-postkorrespondanse ansett som tilstrekkelig til å danne en bindende kontrakt, noe som understreker den juridiske risikoen ved uformell e-postkommunikasjon.
Risiko ved å sende kontrakter på e-post: E-post under angrep
Forskning viser at e-postkommunikasjon er utsatt for misforståelser og sikkerhetstrusler. European Business Review understreker at svake passord og phishing-angrep kan kompromittere e-postsystemer, noe som kan føre til uautorisert tilgang til sensitiv kontraktsinformasjon.
I tillegg fremhever Financial Times fremveksten av sofistikerte løsepengevirus og sosial manipulering rettet mot e-postkommunikasjon, noe som ytterligere understreker behovet for sikre alternativer.
Gratis kontraktsmaler i Oneflow
Innføre sikre alternativer
For å redusere disse risikoene bør du vurdere å implementere følgende strategier:
- Bruk dedikerte kontraktsplattformer for kontraktshåndtering: Disse kontraktsplattformene gir sikre miljøer for utarbeidelse, forhandling og lagring av kontrakter, og sikrer at alle parter har tilgang til den nyeste versjonen. I Oneflow, for eksempel, finnes det en samarbeidsportal som gjør det mulig for tredjeparter å sende inn prosesser i sanntid, gjennomgå kontrakter og motta varsler i et sikkert system, noe som reduserer avhengigheten av e-post.
- Implementer løsninger for e-signatur: Verktøy som Oneflow og andre verktøy som ligner på Docusign tilbyr sikre elektroniske signaturer, noe som reduserer avhengigheten av e-post for kontraktsgjennomføring. Oneflow tilbyr et brukervennlig grensesnitt for dokumentarbeidsflyter, signering og administrasjon av utestående dokumenter, noe som sikrer compliance og nøyaktighet.
- Etabler tydelige kommunikasjonsprotokoller: Definer og håndhev retningslinjer for kontraktsrelatert kommunikasjon for å forhindre utilsiktede juridiske forpliktelser via e-post. Regelmessige gjennomganger av eksisterende kontrakter bidrar til å identifisere potensielle risikoer og sikre compliance med regelverk i stadig utvikling.
Konklusjon
E-post er et praktisk kommunikasjonsverktøy, men bruken av e-post i forbindelse med samarbeid og gjennomgang av kontrakter innebærer en betydelig risiko. Ved å ta i bruk sikre, spesialbygde alternativer kan selskaper øke effektiviteten, opprettholde juridisk klarhet og beskytte sensitiv informasjon i kontraktshåndteringen.
Overgang til dedikerte kontraktsplattformer og e-signeringsløsninger reduserer ikke bare den iboende risikoen forbundet med e-post, men effektiviserer også arbeidsflyten, slik at kontraktshåndteringen blir både sikker og effektiv.
