Varför är en dashboard för avtalshantering viktig? Den handlar inte bara om att visa data, utan om att ge tydlig överblick över hela avtalets livscykel. Med rätt verktyg får du en visuell helhetsbild av hur dina avtal presterar och hur du ligger till mot viktiga nyckeltal.
I den här artikeln går jag igenom hur du skapar en dashboard för avtalshantering som faktiskt gör skillnad. Från att välja rätt mätpunkter till att hitta de bästa verktygen – du får tipsen för att designa en lösning som förenklar arbetet och stöttar teamet.
Vikten av en instrumentpanel för avtal
Manuell avtalshantering kan vara tidskrävande och felkänslig. En dashboard för avtal är ett kraftfullt verktyg som förändrar hur organisationer hanterar sina avtal och går längre än traditionell avtalshantering. Den använder teknik för att effektivisera processer, öka synligheten och förbättra kontrollen över avtalsöverenskommelser. En dashboard för avtal är en centraliserad plattform som gör att du kan övervaka, analysera och vidta åtgärder för dina digitala avtal i realtid. Med en heltäckande bild av dina avtal kan du fatta välgrundade beslut och minska riskerna på ett effektivt sätt.
Automatiserad avtalshantering
En dashboard för avtal tar bort det manuella pappersarbetet och gör hela avtalsresan smidigare – från skapande till genomförande. Den gör det enklare att förhandla, samarbeta och få avtalet i mål. Alla intressenter kan granska, kommentera och föreslå ändringar direkt i plattformen, vilket minskar risken för missförstånd och onödiga turer fram och tillbaka.
Genom att automatisera repetitiva uppgifter som att skapa dokument, hålla koll på versioner och hantera godkännandeflöden frigör du tid för mer strategiskt arbete. Resultatet? Ett mer produktivt team.
Tänk dig att din organisation har hundratals – kanske tusentals – avtal spridda över olika avdelningar och system. En dashboard samlar allt på ett ställe, så att du slipper gräva i mappar och mejltrådar. Du sparar både tid och energi – samtidigt som du får full kontroll.
Ökad synlighet och kontroll
En centraliserad avtalsdashboard gör spårbarhet enklare och mer transparent. Du kan följa ändringar, hålla koll på hur avtalen presterar och säkerställa att alla avtalsåtaganden följs.
Tänk dig att kunna övervaka nyckeltal som avtalsvärde, förfallodatum och viktiga milstolpar – allt i realtid. En avtalsdashboard ger dig insikter med hjälp av analyser och rapporter som lyfter fram risker, möjligheter och trender innan de hinner påverka.
Du får också bättre kontroll över dina avtal med automatiska påminnelser och notiser. Ställ in aviseringar för viktiga deadlines eller förnyelser – särskilt värdefullt för team som hanterar många avtal, som sälj, inköp, juridik eller IT. Med ett proaktivt upplägg missar du aldrig en viktig milstolpe eller affärsmöjlighet, och du minskar risken för både bristande regelefterlevnad och onödiga misstag.
Läs även: 9 tips för att implementera en datadriven försäljningsstrategi
Viktiga funktioner i en effektiv instrumentpanel för avtal
Låt oss ta en titt på några av de viktigaste funktionerna som hjälper till med effektiv avtalshantering.
Övervakning av avtal i realtid
En riktigt bra avtalsdashboard ger dig realtidskoll på dina avtal – så att du enkelt kan följa viktiga milstolpar, deadlines och åtaganden. Med automatiska påminnelser och notiser ser du till att inget faller mellan stolarna, och att rätt saker händer i rätt tid. Det minskar risken för misstag och gör att du kan ta vara på varje möjlighet.
Avtalsmallar som är färdiga att använda i Oneflow
Omfattande avtalsarkiv
En avtalsdashboard bör vara en central lagringsplats för alla dina avtalsdokument. Den ska ge enkel åtkomst till avtal, stöddokument och relaterad kommunikation, vilket eliminerar behovet av manuell fillagring. Dessutom bör den ha funktioner för dokumenthantering, t.ex. versionshantering, dokumentmärkning och säker molnlagring.
Avancerade sök- och filterfunktioner
Tänk på alla gånger du snabbt behövt hitta information om ett specifikt avtal. En dashboard för avtal bör göra ditt liv enklare med avancerade sök- och filterfunktioner, så att du kan hitta avtal baserat på specifika kriterier som avtalsstatus, leverantörsnamn eller avtalsvärde.
Läs även: Hur Oneflows integrationer gör ditt liv enklare
Vad du får i Oneflows instrumentpanel
Den goda nyheten? Oneflow, vår programvara för avtalshantering, har alla de funktioner som nämns ovan. Det är ett perfekt verktyg för att hantera dina avtal i en intuitivt utformad instrumentpanel för avtal, med unika inställningar för olika arbetsytor. Här är vad som ingår:
- Spårning av dokumentstatus
- Information kring tiden det tar att teckna avtal
- Diagram över signeringsfrekvens
- Övervakning av affärer i realtid
- Spårning av motparter
- Dokumentlista med anpassade mappar och filter för Avvaktande, Förfallna, Signerade etc.
- Sökfunktion baserat på taggar, signeringsordning, livscykelstadium eller datum
Läs även: Så kommunicerar du digital transformation inom din organisation
Se även: Den ultimata guiden till förslagshantering
Mät framgången för din dashboard
Överväg följande nyckeltal (KPI:er) för att utvärdera hur effektiv instrumentpanelen för avtal är och hur den påverkar din organisation.
Viktiga resultatindikatorer för avtalshantering
Onflow tillhandahåller verktyg och funktioner som kan hjälpa till att mäta viktiga nyckeltal för avtalshantering, t.ex:
- Avtalets cykeltid: Följ hela processen från att avtalet förbereds till att det är signerat. Det hjälper dig att få koll på – och förbättra – tiden som går mellan stegen. Med avtalskalender och funktioner för att följa motparter kan du dessutom hålla koll på viktiga händelser och varje avtals livscykel.
- Avtalens efterlevnad: Vår plattform har inbyggda funktioner som ser till att avtal hanteras och uppdateras på rätt sätt. Det kan handla om att låsa delar av mallar för att begränsa redigeringsmöjligheter, automatiska påminnelser för avtalsperioder och ett strukturerat arkiv för alla kontakter.
- Avtalens värde: Håll koll på det totala värdet av alla avtal som hanteras via dashboarden för att få en tydlig bild av den ekonomiska effekten.
Utvärdering av instrumentpanelens effektivitet
Utvärdera regelbundet hur väl er instrumentpanel för avtal bidrar till att uppfylla målen för avtalshantering. Analysera användarnas feedback, spåra den tid och de resurser som sparas och bedöm den övergripande förbättringen av processerna för avtalshantering. Använd dessa data för att fortsätta förbättra dina organisatoriska processer.
Hur mer kan Oneflow hjälpa dig?
Oneflow är mycket mer än ett visuellt gränssnitt för att organisera dina kontaktuppgifter. Det är ett grundligt system för avtalshantering som tar hand om hela livscykeln för dina avtal. Här är vad det kan göra:
- AI-avtalsgranskning – Granska avtal för att säkerställa efterlevnad, identifiera problem och fånga upp mänskliga fel.
- E-signaturer – Skriv under avtal med juridiskt bindande signaturer. Välj bland flera verifieringsmetoder, inklusive vanliga elektroniska signaturer, digitala signaturer, SMS-autentisering, elektronisk identifiering eller till och med handskrivna signaturer.
- Arbetsytor och samarbete – Organisera arbetsflödet för avtal med hjälp av varumärkesbaserade arbetsytor som är anpassade till företagets arbetsflöden. Möjliggör samarbete med funktioner som verifieringskedjor, delade kommentarer och videoinspelningar. Dölj delar av avtal baserat på fördefinierade utlösare och regler för ökad flexibilitet och säkerhet.
- Dynamiska mallar – Förenkla skapandet av avtal med en mängd olika anpassningsbara mallar för avtal och inbjudningsmeddelanden. Ditt juridiska team kan också skapa mallar från grunden, vilket sparar tid när du ska skapa avtal i framtiden.
- Spårning av avtal – Övervaka signeringsprocessen från början till slut (och längre än så). Spåra när ett dokument öppnas, inklusive exakt datum och tid, och se hur många gånger någon har tittat på avtalet. Om ett dokument öppnas upprepade gånger men inte undertecknas kan dessa uppgifter hjälpa till att identifiera potentiella problem.
- Anpassningsbara behörigheter – Säkerställ korrekt åtkomstkontroll genom att delegera specifika uppgifter och åtkomstnivåer till användarna. Detta inkluderar att skapa anpassade roller för kontonivåer och arbetsytor, vilket säkerställer att användarna endast har tillgång till de funktioner och data de behöver.
- Integrationer – Oneflow integreras med en rad olika verktyg, vilket möjliggör sömlös avtalshantering inom plattformar som Membrain, Salesforce, HubSpot med flera. Välj det CRM- eller affärsverktyg som bäst passar din verksamhet.
Låter det bra? Registrera dig för att se vad det kan göra för dina behov av avtalsautomatisering.
Slutsats
Genom att skapa en effektiv dashboard för kontakter får din organisation realtidsdata och en inblick bakom kulisserna i kundresan, vilket säkerställer att alla intressenter är på samma sida. Genom att fokusera på rätt mätvärden, använda intuitiva visualiseringar och säkerställa användarvänlig funktionalitet kan du förändra hur ditt team hanterar avtal och övervakar prestanda.
Oneflow är en programvara för avtalshantering som erbjuder realtidsövervakning av dina avtal, automatiska varningar och meddelanden för att spåra avtalets framsteg och tillhandahåller avancerade sök- och filterfunktioner som hjälper dig att hitta viktiga avtalsdata på ett kick.
Prova Oneflow idag, börja bygga din instrumentpanel för avtalshantering och ta kontroll över avtalets livscykel för att få ut mer värde av dina avtal.
Vanliga frågor
Vilka är de sex stegen i avtalshantering?
De sex stegen i avtalshanteringen är följande:
- Inledande av eller begäran om avtal – Identifiering av behovet av ett avtal och beskrivning av de berörda parternas mål och förväntningar.
- Upprättande och utformning av avtal – Utformning av avtalet baserat på avtalsmallar eller av interna eller externa intressenter.
- Avtalsförhandling – Granska, förhandla och samarbeta om villkoren i avtalet för att säkerställa att alla parters intressen tillgodoses.
- Godkännande av avtal – Kontrollera att avtalet är juridiskt korrekt och godkänna det av relevanta intressenter.
- Genomförande och administration av avtal – Undertecknande av behöriga undertecknare och genomförande av avtalet.
- Övervakning, förnyelse eller uppsägning – Löpande övervakning som säkerställer efterlevnad och prestanda. I detta steg ingår också att besluta om avtalet ska förnyas, ändras eller sägas upp när det närmar sig sitt slut.
Vilken är den bästa programvaran för avtalshantering?
Oneflow är en kraftfull plattform för avtalshantering som ger dig full kontroll över hela processen – från skapande till signering och vidare. Den erbjuder funktioner som spårning av signeringsflödet, uppföljning av viktiga händelser i avtalets livscykel och påminnelser för viktiga datum.
Vilka är de fyra blocken i en bra avtalshantering?
De fyra blocken för god avtalshantering, som beskrivs i olika ramverk, är följande:
- Struktur och resurser – Etablera den organisationsstruktur, de resurser och de processer som krävs för en effektiv avtalshantering. Planering, styrning och säkerställande av att rätt personer och system finns på plats för avtalshantering.
- Leverans – Organisera de operativa aspekterna av avtalshanteringen, till exempel att hantera relationer, säkerställa tjänsteleverans och hantera prestationsfrågor. Upprätthålla starka interna och externa relationer och säkerställa att tjänsterna levereras i enlighet med avtalsvillkoren.
- Utveckling – Hantering av ändringar i avtal, inklusive uppdateringar, ändringar och uppsägningar. Säkerställa att avtalen förblir relevanta och effektiva över tid genom att anpassa sig till förändrade affärsbehov.
- Strategi – Implementering av de strategiska aspekterna av avtalshantering, inklusive hantering av leverantörsrelationer, marknadsstyrning och anpassning av avtal till bredare organisatoriska mål. Planering för långsiktiga fördelar och hantering av marknadsdynamik.
Vad är KPI:er inom avtalshantering?
Viktiga resultatindikatorer (KPI:er) i avtalsprocessen inkluderar (men är inte begränsade till)
- Livscykeltid för avtal – mäter den tid det tar för ett avtal att gå igenom olika steg i livscykeln.
- Avtalets värde på årsbasis – bedömer det totala värdet av avtalen under ett år.
- Förnyelsegrad av avtal – övervakar andelen förnyade kontakter.
- Turn frequency – mäter antalet revisioner som ett avtal genomgår innan det färdigställs.
