Systembolaget
Full kontroll över en natt
17 000+
3 000+
440+
Systembolaget är kanske ett av Sveriges kändaste varumärken med en kundbas på nästan hela befolkningen. Och för avdelningen Indirekta inköp, som har en årlig inköpsvolym om 1,2 miljarder kronor fördelat på drygt 3 000 leverantörer, skickas det alltså en massa avtal kors och tvärs.
”Det fanns ingen tvekan om att vi behövde ett bättre system för hantering av våra avtal. Så efter en stor upphandling med sju aktörer, föll valet på Oneflow.”
Tor Myhrman, inköpschef för Tjänster & indirekt material, berättar om Systembolagets resa mot enklare avtalshantering.
Digitalt är det enda sättet för flow
Det var när inköpsavdelningen på Systembolaget fick signera ett avtal digitalt någon gång under 2016, som de fick upp ögonen för digital avtalshantering.
”För att få igenom en implementation av ett nytt digital system, behövde vi få med oss fler på tåget”, säger Tor.
Det självklara var att vända sig till HR. För vilka om inte dem, som drunknar i hanteringen av 10 000 anställningsavtal/år, skulle inte välkomna enklare hantering med öppna armar?
Oneflow gör livet enkelt
Så, med HR i ryggen, påbörjade Tor och hans team en urvalsprocess. Efter en upphandling med sju aktörer, både små och stora affärssystem, föll valet på Oneflow. Tor sammanfattar varför i tre punkter:
- Enkelt att använda
- Möjlighet att skapa mallar
- Snabbt och lätt att komma igång
Från kaos till full kontroll
Systembolaget gick från att behöva bära runt på massa pärmar, jaga rätt på VD och andra viktiga personer för en signatur och hålla koll på var avtalet befinner sig internt såväl som externt, till stenkoll. Från en dag till en annan.
”Det är inte bara enkelt att använda, utan fördelarna med Oneflow syns tydligt”, säger Tor.
Byggt för globala team
Använd Oneflow för att skapa, signera och förvalta alla avtal du kan tänka dig.
Inte bara för inköp
Idag är Inköpsavdelningen på Systembolaget rutinerade användare av Oneflow. Tusentals avtal har skickats och signerats sen 2018.
Men det magiska med Oneflow håller sig inte bara till inköpsteamet. Fördelarna upplevs i hela organisationen, eftersom andra avdelningar runt om i bolaget började höra av sig med avtalsfrågor till Tor.
”Oneflow har inte bara hjälpt oss på Inköp. Det har även löst många oförutsedda behov i andra delar av organisationen”, säger Tor.
Några av de dokument som Systembolaget hanterar i Oneflow är:
- delegering av brandskydd till 440 butiker
- styrelseprotokoll
- registerutdragsfrågor om GDPR
- godkännande av passerkort
- dotterbolaget IQ
Ger hela bolaget flow
Så trots att det började som ett verktyg för Inköp, har Oneflow blivit ett verktyg som hela organisationen kan använda sig av. Och att driva en bredare användning av Oneflow i organisationen, är något Tor och hans team kommer fortsätta med.
”Mitt mål är att säkerställa att Systembolaget och mitt team fortsätter att vara ledande när det handlar om digitalisering”, avslutar Tor.
”Från styrelseprotokoll till GDPR-avtal och godkännande av passerkort – Oneflow har löst många problem för oss. En del visste vi inte ens att vi hade.”
Tor Myhrman
Inköpschef
Systembolaget
