Systembolaget
Fikk full kontroll på dagen
17000+
3000+
440+
Systembolaget er et av Sveriges mest elskede merkevarer med nesten hele befolkningen som kundebase. Med et årlig innkjøpsvolum på 1,2 milliarder svenske kroner og mer enn 3000 leverandører, er kontrakter en stor del av hverdagen til innkjøpsavdelingen Indirect Sourcing team.
«Vi trengte et bedre system for å administrere kontrakter. Etter omfattende evaluering av syv leverandører, valgte vi Oneflow», Tor Myhrman, Leder for Indirect Sourcing, deler historien om Systembolagets prosess mot enklere kontraktstyring.
Digitalisering er den beste strategien for å oppnå god flyt
Innkjøpsteamet på Systembolaget kom over digitale kontrakter da de måtte signere en kontrakt digitalt en gang i 2016. Prosessen var en ny verden for dem. De begynte å se på e-signering og digital kontraktstyring.
«For å kunne implementere et nytt digitalt system visste vi at vi måtte involvere flere mennesker i prosessen,» sier Tor.
Det åpenbare å gjøre videre var å henvende seg til HR-avdelingen. Han visste at HR-avdelingen, som på den tiden håndterte mer enn 10 000 arbeidskontrakter hvert år, hadde størst utfordring med kontrakter. De ønsket enklere kontraktstyring velkommen med åpne armer.
Oneflow gjør livet enkelt
Systembolaget gikk fra å bære rundt på papir og permer, løpe etter daglig leder og andre nøkkelpersoner for signaturer, og holde styr på hvor alle avtalene var, til å ha full kontroll – over natten.
Tor oppsummerte årsakene til å velge Oneflow i tre enkle punkter:
- Enkel å bruke
- Enkelt å lage maler
- Enkelt å komme i gang
Fra kaos til full kontroll
Systembolaget gikk fra å bære rundt på papir og permer, løpe etter daglig leder og andre nøkkelpersoner for signaturer, og holde styr på hvor alle avtalene var, til å ha full kontroll – over natten.
“Løsningen er ikke bare enkel å bruke, det er også lett å se fordelene med Oneflow”, sier Tor.
Mer fra Oneflow
Én plattform. Alle avdelinger. Opprett, signer og administrer alle typer avtaler og kontrakter du kan komme på.
Ikke bare for innkjøp
I dag er innkjøpsavdelingen på Systembolaget en rutinemessig bruker av Oneflow. Tusenvis av kontrakter har allerede blitt sendt og signert siden 2018.
Fordelene med Oneflow forblir ikke i innkjøpsavdelingen alene. De oppleves i hele virksomheten og andre avdelinger kom til Tor for å få hjelp med kontraktene sine.
“Oneflow fjernet ikke bare utfordringer vi hadde i innkjøpsavdelingen. Det har løst mange uforutsette behov vi hadde i andre deler av organisasjonen også”, sier Tor.
Noen av dokumentene som administreres i Oneflow inkluderer:
- Delegering av myndighet for brannforebygging til 440 butikker over hele landet
- Styremøteprotokoller
- GDPR-avtaler
- Godkjenning av nøkkelkort
Gir bedre flyt i hele virksomheten
Så selv om Oneflow begynte som et verktøy for innkjøpsavdelingen, har Oneflow blitt et verktøy som hele virksomheten kan bruke. Å drive en bredere bruk av Oneflow i organisasjonen er noe Tor og hans team er lidenskapelig opptatt av.
«Målet mitt er å sikre at Systembolaget og teamet mitt skal fortsette å måle seg med eksterne referanser når det gjelder digitalisering», konkluderer Tor med.
“Det er enkelt å opprette og dele kontrakter i Oneflow. Det er enda enklere å komme i gang. Selv om vi bare brukte det som et verktøy for innkjøp i begynnelsen, har Oneflow raskt blitt et verktøy hele virksomheten bruker.”
Tor Myhrman
Head of Indirect Sourcing
Systembolaget
