Systembolaget
Täydellinen hallinta yhdessä yössä
17 000+
3 000+
440+
Systembolaget on yksi Ruotsin rakastetuimmista brändeistä ja sen asiakaskuntaan kuuluu lähes koko maan väestö. Yrityksen hankintojen vuotuinen määrä on 1,2 miljardia kruunua ja hankintaosaston epäsuoran hankinnan tiimissä on yli 3000 myyjää. Näin ollen sopimukset ovat merkittävä osa tiimin päivittäistä työtä.
”Tarvitsimme paremman järjestelmän sopimusten hallintaan. Laajan arvioinnin ja harkinnan jälkeen valitsimme seitsemästä palveluntarjoajasta Oneflown”, Tor Myhrman, Head of Indirect Sourcing, kertoo tarinan Systembolagetin matkasta kohti helpompaa sopimusten hallintaa.
Flow löytyy digimaailmasta
Systembolagetin hankintatiimi törmäsi digitaalisiin sopimuksiin, kun heidän täytyi allekirjoittaa sopimus digitaalisesti joskus vuoden 2016 tienoilla. Prosessi oli silmiä avaava kokemus. He alkoivat tutkia sähköistä allekirjoittamista ja digitaalista sopimusten hallintaa.
”Onnistuaksemme uuden digitaalisen järjestelmän käyttöönotossa tiesimme, että meidän on saatava lisää ihmisiä mukaan”, Tor sanoo.
Seuraavaksi oli loogisinta kääntyä HR-tiimin puoleen. Hän tiesi, että HR-tiimi, joka hoiti yli 10 000 työsopimusta vuodessa tuohon aikaan, kärsi eniten sopimusten aiheuttamasta työtaakasta. He ottaisivat helpomman sopimushallinnan avosylin vastaan.
Oneflow helpottaa elämää Systembolagetissa
HR-osaston ollessa mukana, Tor ja hänen tiiminsä aloittivat valintaprosessin. Arvioituaan perusteellisesti seitsemän potentiaalista palveluntarjoajaa, sekä suuria että pieniä, he valitsivat Oneflown.
Tor tiivistää syyt Oneflown valitsemisen taustalla kolmeen yksinkertaiseen seikkaan:
- Helppo käyttää
- Helppo luoda asiakirjamalleja
- Helppo ottaa käyttöön
Kaaoksesta täydelliseen hallintaan
Systembolaget siirtyi papereiden ja mappien kanniskelemisesta, toimitusjohtajan ja muiden tärkeiden ihmisten allekirjoitusten perässä juoksemisesta sekä sopimusten vaiheiden seuraamisesta yhtäkkiä täydelliseen hallintaan yhdessä yössä.
“Sen lisäksi, että sitä on helppo käyttää, Oneflown höydyt ovat helposti nähtävissä”, Tor sanoo.
Rakennettu skaalautuvaksi
Yksi alusta kaikille osastoille. Luo, allekirjoita ja hallinnoi kaikkia mahdollisia sopimuksiasi.
Ei vain hankintaosastolle
Nykyään Systembolagetin hankintatiimi käyttää Oneflowta tottuneesti. Tuhansia sopimuksia on jo lähetetty ja allekirjoitettu vuodesta 2018 lähtien.
Oneflown taika ei rajoitu vain hankintatiimiin. Järjestelmän hyödyt näkyvät kaikkialla yrityksessä muiden tiimien kääntyessä Torin puoleen saadakseen apua sopimustensa kanssa.
”Oneflow ei ainoastaan poistanut hankintatiimin tuskaa. Se on ratkaissut monet ennakoimattomat tarpeet, joita meillä oli myös muualla organisaatiossa”, Tor sanoo.
Esimerkkejä asiakirjoista, joita hallinnoidaan Oneflowssa:
- Palontorjuntavaltuuksien delegointi 440 myymälälle valtakunnallisesti
- Hallituksen kokouspöytäkirjat
- GDPR-sopimukset
- Avainkorttien hyväksymiset
Koko liiketoiminta sujuvaksi
Vaikka Oneflow oli aluksi hankintatiimin työkalu, siitä on nyt tullut työkalu, jota koko yritys voi käyttää. Tor ja hänen tiiminsä työskentelevät aktiivisesti laajentaakseen Oneflown koko organisaation käyttöön.
”Tavoitteenani on varmistaa, että Systembolaget ja tiimini ulottuvat jatkossakin ulkoisten vertailuarvojen tasolle digitalisaation suhteen”, Tor toteaa.
“Hallituksen kokouskäytännöistä GDPR-sopimuksiin ja avainkorttien hyväksymiseen – Oneflow on poistanut meiltä taakkoja, joista emme olleet edes tietoisia.”
Tor Myhrman
Head of Indirect Sourcing
Systembolaget
