Skip to content

PrimeQ

Sopimuskaaoksesta täydelliseen hallintaan Upsales x Oneflow -integraation avulla

Ruotsissa toimiva nopeasti kasvava IT-palveluntarjoaja PrimeQ tarjoaa laajan valikoiman räätälöityjä palveluja IT-, rahoitus-, puhelin- ja liiketoimintajärjestelmille.

Yksilöllisten palvelujen tarjoaminen vaatii tehokkaan mutta joustavan alustan sopimuksille ja sähköisille allekirjoituksille. PrimeQ:n toimitusjohtaja Claes Völcker valitsi Oneflown juuri tästä syystä.

Tapasimme Claes Völckerin PrimeQ:n toimistossa Tukholmassa keskustellaksemme siitä, miten heidän matkansa on sujunut digitaalisen sopimushallinnan osalta. PrimeQ:n erilaisten liiketoiminta-alueiden vuoksi toiset osastot ovat olleet digitaalisesti kypsempiä kuin toiset. Erityisesti talous- ja myyntiosastot olivat yrityksen muita osastoja jäljessä.

”Ennen kuin hankimme Oneflown työskentelimme perinteisellä tavalla papereiden ja kansioiden parissa. Tämä tarkoitti sitä, että kaikki materiaalit olivat eri paikoissa, emmekä voineet seurata sopimuksen uusinta versiota. Asiat olivat aika sotkuisia, ja me halusimme ottaa ne hallintaamme.”

Välittömästi tehokkaampi

Nykyään Oneflow on tuttu työkalu PrimeQ:lle, mutta heti käyttöönoton jälkeen kyseessä oli todellinen tulikoe. Claes kertoo, että heti ensimmäiseksi he loivat ja lähettivät yli 300 GDPR-sopimusta Oneflown avulla ja vain 14 päivän kuluessa he olivat saaneet 90 % niistä takaisin.

”Me todella testasimme järjestelmää samanaikaisesti kaikilla tasoilla, ja se oli todella vaikuttava. Se tuntuu erittäin ammattimaiselta, emmekä olisi koskaan läpäisseet GDPR-vaatimuksia ajoissa, jos olisimme tehneet kaiken manuaalisesti.”

Kaikki asiakkaan tiedot näkyvillä Upsales-järjestelmässä

Käytettyään Oneflowta yli vuoden, PrimeQ on huomannut useita positiivisia vaikutuksia. Toimitusajat ovat lyhentyneet merkittävästi, kun hitaat sopimusten palautukset ovat jääneet pois. Nyt he voivat helposti korjata sopimuksen muotoilua ja allekirjoittaminen sujuu aiempaa nopeammin. Claes mainitsee myös, että heillä on parempi näkymä kaikkiin sopimuksiinsa arkiston avulla, josta tarvittavien sopimusten etsiminen sujuu kätevästi. Oneflown Upsalesintegraation ansiosta koko prosessi on nykyään virtaviivaisempi.

”Oneflow on ratkaissut paljon käytännön ongelmia. Nyt meillä on hakutoiminnon sisältävä tietokantarakenne, joka on jaettu eri liiketoiminta-alueisiin. Lisäksi olemme yhdistäneet kaiken Upsalesin crm-järjestelmään. Tämä tarkoittaa sitä, että näemme asiakkaasta kokonaiskuvan suoraan crm-järjestelmässä, ja voimme helposti seurata allekirjoitettujen sopimusten tilaa jokaisen asiakkaan kohdalla.”

Oneflown ainutlaatuiset ominaisuudet ratkaisevassa asemassa

Vaikka PrimeQ:lla oli kiire saada sähköisen allekirjoittamisen työkalu käyttöön ennen GDPR:n voimaantuloa, he käyttivät kuitenkin aikaa markkinoilla olevien vaihtoehtojen huolelliseen tutkimiseen. Valinta osui Oneflown järjestelmään – ja tätä päätöstä he eivät kadu hetkeäkään. Claes listaa kaikki Oneflown edut, mutta korostaa erityisesti helppokäyttöisyyttä ja kommenttitoimintoa.

”Juuri eilen allekirjoitimme sopimuksen, jonka parissa olimme työskennelleet jo jonkin aikaa, ja asiakas löysi väärin muotoillun osion ja kommentoi sitä sopimukseen. Sen sijaan, että olisimme tehneet kokonaan uuden sopimuskierroksen, joka olisi kestänyt vielä kaksi päivää lisää, saimme muutokset tehtyä välittömästi ja olimme valmiit tunnissa.”

Oneflown eduista hän korostaa myös mahdollisuutta lajitella eri sopimustyypit haluttuihin työtiloihin ja rajoittaa käyttöoikeuksia. 

”Upsalesiin on integroitu monia sähköisiä allekirjoitustyökaluja. Muissa työkaluissa ei kuitenkaan ole erillisiä työtiloja erityyppisten myynti-, hallinnointi- tai HR-sopimusten luomista varten, eikä niissä pysty halllinoimaan eri ryhmien käyttöoikeuksia alustalla. Tämä oli meille tärkeää.” Claes summaa.

Oneflow x Upsales -integraatio

Päivitä Upsales digitaalisilla sopimuksilla ja koe sopimusten taika.

Prev:

Systembolaget

Next:

Länsförsäkringar Älvsborg

Lisää artikkeleita

Henkilöstö & kulttuuri

10 askelta menestyksekkään hankintastrategian luomiseen

Sopimukset

Tekoäly ja sopimusanalytiikka