PrimeQ
Kaaoksesta hallintaa liittämällä koko sopimuksen työnkulku Upsales CRM -järjestelmään
Ruotsissa toimiva nopeasti kasvava IT-palveluntarjoaja PrimeQ tarjoaa laajan valikoiman räätälöityjä palveluja IT-, rahoitus-, puhelin- ja liiketoimintajärjestelmille. Yksilöllisten palvelujen tarjoaminen vaatii tehokkaan mutta joustavan alustan sopimuksille ja sähköisille allekirjoituksille. PrimeQ:n toimitusjohtaja Claes Völcker valitsi Oneflown juuri tästä syystä.
Tapasimme Claes Völckerin PrimeQ:n toimistossa Tukholmassa keskustellaksemme siitä, miltä heidän matkansa on näyttänyt digitaalisen sopimushallinnan suhteen. PrimeQ:n erilaisten liiketoiminta-alueiden vuoksi toiset osastot ovat olleet digitaalisesti kypsempiä kuin toiset. Erityisesti talous- ja myyntiosastot olivat yrityksen muita osastoja jäljessä.
”Ennen kuin hankimme Oneflown, työskentelimme perinteisellä tavalla papereiden ja kansioiden kanssa. Tämä tarkoitti sitä, että kaikki materiaalit olivat eri paikoissa, emmekä voineet seurata sopimuksen uusinta versiota. Asiat olivat aika sotkussa, ja me halusimme hallita niitä.”
Välittömästi tehokkaampi
Nykyään Oneflow on tuttu työkalu PrimeQ:lle, mutta aluksi se oli todellinen tulikoe. Claes kertoo, että heti ensimmäiseksi he loivat ja lähettivät yli 300 GDPR-sopimusta Oneflown avulla ja vain 14 päivän kuluessa he olivat saaneet 90 % niistä takaisin.
”Me todella testasimme järjestelmää samanaikaisesti kaikilla tasoilla, ja se oli todella vaikuttava. Se tuntuu erittäin ammattimaiselta, emmekä olisi koskaan läpäisseet GDPR-vaatimuksia ajoissa, jos olisimme tehneet kaiken manuaalisesti.”
Kaikki asiakkaan tiedot näkyvillä Upsales CRM -järjestelmässä
Käytettyään Oneflowta yli vuoden PrimeQ on huomannut useita positiivisia vaikutuksia. Läpimenoajat ovat lyhentyneet huomattavasti, kun laajoja sopimuspalautuksia ei enää ole. Nyt he voivat helposti korjata muotoilu- ja työvirheet, eikä heidän tarvitse odottaa sopimuksen allekirjoittamista yhtä kauan. Claes mainitsee myös, että he ovat saaneet paremman käsityksen kaikista sopimuksista hakutoiminnon sisältävien sopimusarkistojen ansiosta. Oneflown sujuvan Upsales-integraation ansiosta koko työnkulku on nykyään virtaviivaisempi.
”Oneflow on ratkaissut paljon käytännön ongelmia. Nyt meillä on hakutoiminnon sisältävä tietokantarakenne, joka on jaettu eri liiketoiminta-alueisiin. Lisäksi olemme yhdistäneet kaiken Upsales CRM -järjestelmään. Tämä tarkoittaa sitä, että näemme asiakkaasta kokonaiskuvan CRM-järjestelmässä ja voimme helposti seurata allekirjoitettujen sopimusten kulkua jokaisen asiakkaan kohdalla.”
”Upsalesiin on integroitu useita työkaluja sähköistä allekirjoittamista varten. Mutta muilla työkaluilla ei ole erillisiä Workspace-tiloja erityyppisten sopimusten luomiseen ja hallintaan – myynti, johto, henkilöstöhallinto – ja käyttöoikeuksien hallintaan eri liiketoiminta-alueiden välillä. Tämä oli meille tärkeää.”
Claes Völcker
CEO
PrimeQ
Oneflown ainutlaatuiset ominaisuudet ratkaisevassa asemassa
Vaikka PrimeQ:lla oli kiire saada sähköisen allekirjoittamisen työkalu käyttöön ennen GDPR:n voimaantuloa, he käyttivät kuitenkin aikaa markkinoiden huolelliseen tutkimiseen. Valinta osui Oneflow-järjestelmään, mitä he eivät kadu hetkeäkään. Claes listaa kaikki Oneflown edut, mutta korostaa erityisesti helppokäyttöisyyttä ja kommenttitoimintoa.
”Juuri eilen allekirjoitimme sopimuksen, jonka parissa olimme työskennelleet jo jonkin aikaa, ja asiakas löysi väärin muotoillun osion ja kommentoi siitä sopimukseen. Sen sijaan, että olisimme lähettäneet kokonaan uuden sopimuskierroksen, joka olisi kestänyt vielä kaksi päivää lisää, olimme valmiit tunnissa.”
Oneflown eduista hän korostaa myös mahdollisuutta lajitella eri sopimustyypit workspace-tiloiksi ja rajoittaa tai myöntää eri ominaisuuksia.
”Olisin voinut valita monia muita Upsalesiin integroituja sähköisen allekirjoittamisen työkaluja. Monilla ei kuitenkaan ole erillisiä Workspace-tiloja, joissa luomme ja hallitsemme erityyppisiä sopimuksia – myynti-, hallinto- ja HR-osastot – ja voimme hallita käyttöoikeuksia eri liiketoiminta-alueiden välillä. Tämä oli meille tärkeää”, Claes summaa.
Oneflow + Upsales
Upgrade Upsales CRM with digital contracts that feel like magic
