PrimeQ
Van chaos naar controle door de volledige contractworkflow te koppelen aan Upsales CRM
PrimeQ, een snelgroeiende IT-serviceprovider gevestigd in Zweden, biedt een enorm scala aan op maat gemaakte diensten binnen IT, financiën, telefonie en bedrijfssystemen. Het aanbieden van diensten op maat vereist een krachtig maar flexibel contract- en e-ondertekeningsplatform. En dat is precies de reden waarom Claes Völcker, de CEO van PrimeQ, voor Oneflow koos.
We ontmoetten Claes Völcker op het kantoor van PrimeQ in Stockholm om te praten over hoe hun reis naar digitaal contractbeheer eruit heeft gezien. PrimeQ heeft verschillende bedrijfsgebieden, wat ertoe heeft geleid dat sommige afdelingen digitaal volwassener zijn dan andere. Met name de financiële en salesafdelingen liepen achter op andere delen van het bedrijf.
“Voordat we Oneflow aanschaften, werkten we op traditionele wijze met papier en klappers. Hierdoor kwam alles op verschillende plekken terecht en was het lastig om bij te houden wat de laatste versie van een overeenkomst was. Het was een behoorlijk rommeltje. En we wilden het onder controle hebben.”
Meteen effectiever
Vandaag de dag is PrimeQ bekend met Oneflow als tool, maar het was echt een vuurproef. Claes zegt dat het eerste wat ze deden was om meer dan 300 AVG-overeenkomsten in Oneflow aan te maken en te verzenden. Binnen slechts 14 dagen hadden ze 90% van de overeenkomsten terug ontvangen.
“We hebben het systeem echt op alle niveaus tegelijk getest en het was werkelijk indrukwekkend. Het voelt heel professioneel aan en we zouden nooit op tijd hebben voldaan aan de AVG-naleving als we alles handmatig hadden gedaan.”
Een volledig overzicht over klanten in Upsales CRM
Na ruim een jaar Oneflow te hebben gebruikt, heeft PrimeQ een aantal positieve effecten ervaren. Doorlooptijden zijn aanzienlijk korter geworden omdat ze langlopende contractretouren overslaan. Nu kunnen ze gemakkelijk fouten corrigeren met formuleringen en taken en hoeven ze niet zo lang te wachten om het contract te laten ondertekenen. Claes geeft ook aan dat ze een beter overzicht hebben van alle overeenkomsten met doorzoekbare overeenkomstenarchieven. En dankzij de soepele integratie van Oneflow met Upsales wordt de hele workflow gestroomlijnder.
“Oneflow heeft veel praktische problemen opgelost. Nu hebben we een doorzoekbare databasestructuur die is onderverdeeld in de verschillende bedrijfsgebieden. Daarnaast hebben we alles gekoppeld aan Upsales CRM. Dit betekent dat we de hele klantweergave in ons CRM krijgen en gemakkelijk de stroom van ondertekende overeenkomsten voor elke klant kunnen bekijken.”
“Oneflow heeft veel praktische problemen opgelost. Nu hebben we een doorzoekbare databasestructuur die is onderverdeeld in de verschillende bedrijfsgebieden. Daarnaast hebben we alles gekoppeld aan Upsales CRM. Dit betekent dat we de hele klantweergave in ons CRM krijgen en gemakkelijk de stroom van ondertekende overeenkomsten voor elke klant kunnen bekijken.”
Claes Völcker
CEO
PrimeQ
Unieke functies in Oneflow vormden een dealbreaker
Hoewel PrimeQ haast had om een platform voor e-ondertekening op zijn plaats te krijgen vóór de AVG, namen ze toch de tijd om de markt goed te verkennen. De keuze eindigde bij Oneflow, waar ze geen seconde spijt van hebben gehad. Claes zet alle voordelen van Oneflow op een rijtje, maar benadrukt vooral het gebruiksgemak en de opmerkingenfunctie.
“Gisteren ondertekenden we een overeenkomst waar we al een tijdje aan werkten. De klant ontdekte een gedeelte met onjuiste bewoordingen en reageerde daar binnen de overeenkomst op. Dus in plaats van een hele nieuwe ronde contracten te sturen, wat nóg twee dagen zou hebben geduurd, waren we binnen één uur klaar.”
Een duidelijk voordeel van Oneflow dat door hem worden genoemd is de mogelijkheid om overeenkomsttypen op basis van werkomgevingen te sorteren en om kwalificaties te beperken of toe te wijzen.
“Ik kon nog veel andere tools voor e-ondertekening kiezen die met Upsales waren geïntegreerd. Maar deze hebben vaak geen afzonderlijke Workspaces waar verschillende soorten contracten gemaakt en gehanteerd worden — sales, management, hr — en waar de machtigingen tussen de verschillende bedrijfsgebieden beheerd kunnen worden. Dat was belangrijk voor ons,” besluit Claes.
Oneflow + Upsales
Sluit deals sneller met geautomatiseerde contracten van Upsales.
