Hedin Bil
Hallinta, velvoitteiden noudattaminen ja sijoitetun pääoman tuotto alle kuukaudessa
10 tuntia
<1 kuukausi
3000+
Hedin Bil on tunnettu autokauppa, jolla on hieman yli sata toimipistettä ympäri Ruotsia. He auttavat Ruotsia liikkumaan suurten automerkkien jälleenmyyjänä ja edustajana konsernin 3 300 työntekijän voimin. Oneflown ansiosta HR-osasto on pystynyt työskentelemään älykkäämmin henkilöstösopimusten kanssa säästäen 10 tuntia viikossa ja saavuttaen kaikkien sopimusten täydellisen hallinnan GDPR-hyväksytyllä alustalla.
“Tavoittaako se oikean henkilön?”
Hedin Bilin HR Business Partnereille Elin Skoglundille ja Eva Ekströmille suurimpia työn haasteita on ennakointi ja katseen pitäminen aina tulevaisuudessa. Koska yritys on lisäksi kasvanut paljon lyhyessä ajassa, on ollut haastavaa saada rutiinit ja prosessit kohdalleen. Aikaisemmin kaikki liiketoiminnan sopimukset allekirjoitettiin käsin, mikä oli lopulta kestämätöntä. Väärinkäsitykset olivat yleisiä, sopimukset poikkesivat toisistaan ja jotkut oli kirjoitettu väärin. Ennen kaikkea heidän työnkulkunsa ei ollut GDPR:n mukainen. Yli 3 000 työntekijän hallinnointi, kun kaikilla oli useampia sopimuksia, oli todellinen ajantappaja.
“Sopimusten tekeminen, myöntäminen ja hallinnointi koko suurelle joukolle ihmisiä, joiden kanssa työskentelemme, veivät kamalan suuren osan ajastani. Valtaosan sopimusprosessin hallinnasta menetin jo heti lähettäessäni sopimuksen postitse tai sähköpostitse. Tavoittaako se oikean henkilön?“
Oneflow muuttaa epävarmuuden mielenrauhaksi
Jotta he eivät hukkuisi täysin sopimusten hallintaan, Hedin Bil tarvitsi epätoivoisesti yksinkertaisen ja joustavan järjestelmän, joka automatisoisi prosessin. Oneflow täytti kaikki listan vaatimukset:
- Helppokäyttöinen
- Automaattiset sopimusmallit
- Tuki eri käyttäjien ja ryhmien erillisille työtiloille
- Mahdollisuus määritellä erilaisia sääntöjä, esimerkiksi poistaa sopimus automaattisesti
Kaksikko alkoi käyttää Oneflowta välittömästi. Se sujui helposti. Vähitellen he laajensivat työkalun käyttöaluetta, ja nykyään he käyttävät Oneflowta työsopimusten, liitteiden, pöytäkirjojen ja kaikkien muiden allekirjoitusta vaativien asiakirjojen hallintaan.
Eva on positiivisesti yllättynyt siitä, kuinka sujuvasti kaikki on mennyt käyttöönotosta alkaen myöhemmin nähtäviin tuloksiin. Sujuva on täydellinen sana tiivistämään Hedin Bilin Oneflow-kokemuksen, eikä tämä koske vain HR-osastoa. Palkanlaskenta hyötyy myös eduista, koska he saavat ilmoituksen aina, kun työsopimus allekirjoitetaan.
“Se, että Oneflow on 100 % digitaalinen, tekee työkalusta yksinkertaisen ja joustavan. Jos haluan lisätä ylimääräisen allekirjoittajan, voin tehdä sen yhdellä napin painalluksella. Ja jos haluan muuttaa alkamispäivää, muutan sen ja allekirjoitan sopimuksen uudelleen. Kaikki yhdessä paikassa selaimellani.“
Tutustu suosittuihin mallipohjiimme
Tutustu siihen, kuinka Oneflow voi yksinkertaistaa sopimushallintaasi ja tehostaa yritystäsi.
Sopimukset ovat turvassa ja prosessit ovat nopeampia
Oneflow on epäilemättä säästänyt paljon Elinin ja Evan aikaa heidän päivittäisessä työssään. Mahdolliset virheet tai puutteet sopimuksissa ovat korjattavissa paljon nopeammin vain muutamalla näppäimen painalluksella, joten he voivat sen sijaan keskittyä oikeisiin asioihin. Kaksikko voi nyt myös nähdä missä vaiheessa sopimukset ovat ja ennakoida, jos jokin osapuoli viivästyttää allekirjoittamista.
“Ensimmäisestä päivästä lähtien Oneflow on antanut meille mielenrauhan tarjoamalla jatkuvan hallinnan ja hyvän yleiskuvan sopimusprosessistamme”, Elin sanoo.
”Oneflow-järjestelmässä on uskomaton arkisto. Voin helposti selata läpi kaikki henkilön aikaisemmat sopimukset ja nähdä, kuka ne on luonut ja kuka allekirjoittanut. Ja sopimukset eivät voi kadota tai päätyä väärään paikkaan. GDPR:n näkökulmasta Oneflow on loistava, koska se on suljettu järjestelmä.”
Tiimi arvioi säästävänsä vähintään 10 tuntia viikossa Oneflown ansiosta ja mainitsee, että sisäiset sopimukset allekirjoitetaan ja viimeistellään usein viidessä minuutissa!
Suosittelisivatko he siis Oneflowta muille?
”Kyllä, ehdottomasti! Oneflow on erittäin arvostettu sekä johtajien että työntekijöiden keskuudessa.”
“Koska Oneflow on 100-prosenttisesti digitaalinen, se on samalla yksinkertainen ja joustava. Saamme mielenrauhan, kun meillä on täysi kontrolli ja näkymä sopimusprosesseihin koko ajan.”
Elin Skoglund
HR Business Partner
Hedin Bil
