Hedin Bil
Controle, naleving en rendement op investering in minder dan een maand
10 uren
Minder dan 1 maand
3000+
Met iets meer dan honderd vestigingen in heel Zweden is Hedin Bil een bekende autodealer. Ze hebben Zweden in beweging gezet als dealers en agenten voor grote automerken en hebben ongeveer 3.300 medewerkers in de hele Groep. Dankzij Oneflow kan de hr-afdeling slimmer werken met hun hr-overeenkomsten, 10 uur per week besparen en totale controle krijgen over al hun contracten in een AVG-veilig platform.
“Komt het bij de juiste persoon terecht?”
Voor Elin Skoglund en Eva Ekström, HR Business Partners bij Hedin Bil, was het een grote uitdaging om proactief te zijn in hun werk en altijd vooruit te kijken. En aangezien het bedrijf in korte tijd enorm is gegroeid, was het een uitdaging om alle routines en processen op orde te krijgen. Voorheen werden alle overeenkomsten in het bedrijf met de hand ondertekend, wat uiteindelijk niet meer te doen was. Er waren veel misverstanden, de overeenkomsten verschilden van elkaar en sommige waren verkeerd opgesteld. Bovenal was hun workflow niet in lijn met de AVG. De administratie van meer dan 3.000 medewerkers, allemaal met meer dan één overeenkomst, was een echte tijdverspiller.
“Het opstellen, uitgeven en beheren van overeenkomsten voor het enorme aantal mensen dat bij ons werkt, slokte een zeer groot deel van mijn tijd op. Ik verloor veel van de controle over het contractproces zodra ik een overeenkomst vrijgaf per post of e-mail. Komt het bij de juiste persoon terecht?”
Oneflow verandert onzekerheid in gemoedsrust
Om niet te verdrinken in contractbeheer, had Hedin Bil echt behoefte aan een eenvoudig en flexibel systeem dat het proces kon automatiseren. Oneflow voldeed aan alle items op de checklist:
- Gebruiksvriendelijk
- Geautomatiseerde contracttemplates
- Ondersteuning voor aparte werkomgevingen voor verschillende gebruikers en groepen
- De mogelijkheid om regels in te stellen, bijvoorbeeld om een contract automatisch te verwijderen
Het duo ging direct aan de slag met Oneflow. Het was een geweldige ervaring. Geleidelijk aan breidden ze hun gebruik uit en tegenwoordig gebruiken ze Oneflow voor het beheren van arbeidsovereenkomsten, bijlagen, protocollen en elk document dat een handtekening vereist.
Eva is aangenaam verrast hoe soepel alles is verlopen, van de implementatie tot het zien van resultaten. Soepel is het perfecte woord om de ervaring van Hedin Bil met Oneflow samen te vatten, en dat geldt niet alleen voor hr. Ook de salarisadministratie plukt er de vruchten van, want ze krijgen telkens een melding wanneer een arbeidsovereenkomst is ondertekend.
“Het feit dat Oneflow 100% digitaal is, maakt het zo eenvoudig en flexibel. Als ik een extra ondertekenaar wil toevoegen, kan dat met één druk op de knop. En als ik de ingangsdatum wil wijzigen, pas ik die aan en onderteken ik de overeenkomst opnieuw. En dat allemaal vanaf één plek in mijn browser.”
Digitale contracten voor internationale teams
Oneflow helpt grote en kleine teams om succesvol te zijn in hun werk, waardoor bedrijven kunnen groeien.
Contracten zijn veilig, processen zijn sneller
Oneflow heeft Elin en Eva ongetwijfeld veel tijd bespaard in hun dagelijkse werk. Eventuele fouten of omissies in de overeenkomsten worden veel sneller gecorrigeerd met slechts een paar toetsaanslagen, zodat ze zich in plaats daarvan op de juiste dingen kunnen concentreren. Het duo kan ook zien in welke fase een overeenkomst zich bevindt en proactief zijn als een partij de ondertekening vertraagt.
“Vanaf dag één heeft Oneflow ons gemoedsrust gegeven door te allen tijde controle en een goed overzicht te geven van ons contractproces,” aldus Elin.
“Oneflow heeft een geweldig archief. Ik kan gemakkelijk de geschiedenis aan overeenkomsten van een persoon doorzoeken en zien wie deze heeft opgesteld en ondertekend. En de overeenkomsten kunnen niet kwijtraken of op de verkeerde plek opgeslagen worden. Vanuit een AVG-perspectief is Oneflow briljant omdat het een gesloten systeem is.”
Het team schat dat ze met Oneflow minimaal 10 uur per week besparen en vermeldt dat interne overeenkomsten vaak binnen vijf minuten worden ondertekend en afgerond!
Dus, zouden ze Oneflow aanbevelen aan anderen?
“Ja, zonder twijfel! Oneflow wordt enorm gewaardeerd door zowel managers als medewerkers.”
“Het feit dat Oneflow 100% digitaal is, maakt het zo eenvoudig en flexibel. Als ik een extra ondertekenaar wil toevoegen, kan dat met één druk op de knop. En als ik de ingangsdatum wil wijzigen, pas ik die aan en onderteken ik de overeenkomst opnieuw. En dat allemaal vanaf één plek in mijn browser.”
Elin Skoglund
HR Business Partner
Hedin Bil
