Kaupan saattaminen tarjouksesta allekirjoitettuun sopimukseen ei saisi olla haastava prosessi. Monille myyntitiimeille – ja heidän RevOps-kollegoilleen – se on kuitenkin juuri sitä: manuaalisten vaiheiden, datasiilojen ja menetetyn vauhdin maraton. Tässä kohtaa Quote to Cash (Q2C) astuu kuvaan mukaan.

Mutta mitä Quote to Cash tarkalleen ottaen on, ja miksi kaikki puhuvat siitä? Ja ennen kaikkea: miten varmistat, että Q2C-prosessi todella lisää liikevaihtoa sen sijaan, että siitä tulee vain yksi PowerPoint-esityksen trendisana?

Mitä Quote to Cash oikein tarkoittaa?

Quote to Cash kuvaa koko prosessia siitä hetkestä, kun myyjä lähettää tarjouksen asiakkaalle aina siihen, kun asiakkaan maksu on kirjattu. Se kattaa kaikki kaupallisen matkan vaiheet: hinnoittelusta ja tarjousten laatimisesta sopimuksen laatimiseen ja hyväksymiseen, allekirjoittamiseen ja käyttöönottoon sekä laskutukseen ja seurantaan.

Toisin sanoen se edustaa koko kaupallista moottoria. Moottoria, joka usein pätkii. McKinseyn mukaan yritykset, jotka digitalisoivat Q2C-prosessinsa, voivat nostaa konversioastettaan jopa 20 prosenttia ja lyhentää maksun saamiseen kuluvaa aikaa jopa 50 prosenttia.

“Hetki, minun on vain löydettävä sopimus…“

Teoriassa se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä myyntitiimit juuttuvat usein tehottomiin prosesseihin. Tällaisia voivat aiheuttaa jaettuihin kansioihin tallennetut vanhentuneet asiakirjamallit, Word- tai PDF-tiedostojen versiokaaos, hitaat ja riskialttiit allekirjoitusprosessit sekä täydellinen näkyvyyden puute RevOpsille ja johdolle.

Kun sopimuksia käsitellään manuaalisesti, se ei ainoastaan varasta aikaa, vaan siitä tulee todellinen liikevaihtdon menetys. Sopimusten saaminen kestää pidempään tai osa niistä jää kokonaan tekemättä, ja harvemmilla kollegoilla on selkeä käsitys siitä, mitä todella on allekirjoitettu.

Nopea, älykäs ja seurattava prosessi = enemmän sopimuksia

Hyvin toimivan Quote to Cash -prosessin avulla tarjouksia on helppo räätälöidä suoraan CRM:ssä ja luoda sopimukset automaattisesti oikeilla tiedoilla. Myyjä voi lähettää ne sähköisesti allekirjoitettavaksi muutamassa sekunnissa ja saada ilmoituksia, kun vastaanottaja avaa, kommentoi tai allekirjoittaa sopimuksen.

Kun jokainen vaihe on jäljitettävissä, voit tunnistaa pullonkaulat, toimia oikeaan aikaan ja lyhentää sopimuksen läpimenoaikaa ensimmäisestä yhteydenotosta sopimuksen tekemiseen. Kyse on kitkan poistamisesta. Myyjän, asiakkaan ja koko organisaation kannalta.

Miksi RevOps (ja talousjohtaja) välittää siitä?

Revenue Operationsille sujuva Q2C-prosessi on kullan arvoinen. Oikeiden työkalujen avulla RevOps saa paremman ennustetarkkuuden, selkeämmät tiedot myynnin tilasta ja lyhyemmän syklin tuotteen / palvelun tilauksesta liikevaihdon kirjaamiseen. Tämä avaa oven analyyseille, skaalautuvuudelle ja selkeille KPI:ille.

Talousjohtajalle se tarkoittaa nopeampaa kassavirtaa, alhaisempaa myyntisaatavien kiertoaikaa (DSO) ja luotettavampaa yhteyttä myynnin ja taloushallinnon välillä. Ja kun käyttöönotosta tulee kitkatonta, asiakkaan poistumisriski pienenee ja asiakastyytyväisyys kasvaa.

Tarkista numerot: Pienet voitot, suuri vaikutus

Jos jokainen sopimus tehdään kaksi päivää nopeammin ja jokainen myyjä tekee kymmenen sopimusta kuukaudessa, kuukausittain vapautuu 20 työpäivää. Tämä tarkoittaa enemmän aikaa asiakaskontakteille, enemmän solmittuja sopimuksia ja parempaa laatua.

Kun tähän yhdistetään nopeampi laskutus ja vähemmän sopimusvirheitä, vuotuiset voitot voivat olla miljoonia. Aberdeen Group osoitti, että yrityksillä, joilla oli automatisoitu Q2C-prosessi, oli 105 prosenttia korkeampi katetuotto kuin niillä, joilla oli manuaalinen työnkulku.

Onko Quote to Cash -prosessisi pullonkaula?

Kuulostaako jokin seuraavista tutulta? Säilytetäänkö sopimuksia usein eri kansioissa ilman jäljitettävyyttä? Onko samasta asiakirjamallista useita eri versioita? Etkö näe, milloin sopimus on avattu, luettu tai allekirjoitettu? Onko sinun mahdotonta yhdistää sopimuksia oikeisiin sopimustietoihin CRM:ssä? Kestääkö sopimuksen allekirjoittaminen yli päivän?

Jos vastaus on kyllä useampaan kuin yhteen kohtaan, on aika toimia.

Miten Oneflow muuttaa Quote to Cash -prosessin sujuvaksi?

Oneflow on rakennettu siten, että sopimusprosessi on osa myynnin moottoriasi – ei erillinen järjestelmä sivurollissa. Voit luoda ja lähettää sopimuksia suoraan HubSpotista, Salesforcesta tai Pipedrivesta ja automatisoida asiakirjamalleja CRM:n tuotetiedoilla.

Saat ilmoituksia heti, kun sopimus avataan, sitä kommentoidaan tai muutetaan, ja voit allekirjoittaa sen digitaalisesti täysin lainvoimaisesti. Samalla kaikki sopimustiedot pysyvät haettavissa ja ajan tasalla yhdessä yhtenäisessä järjestelmässä.

Tulos? Enemmän aikaa myyntiin. Vähemmän päänvaivaa RevOpsille. Ja nopeampi tie tarjouksesta kassavirtoihini.

Haluatko nähdä, miltä prosessi näyttää käytännössä? Varaa demo täältä ja tutustu siihen, miten Oneflow voi mullistaa Q2C-prosessisi.