La création de nouveaux contrats à partir de zéro peut être un processus très long et fastidieux. Surtout lorsque vous devez créer régulièrement plusieurs contrats différents ! C’est là que les modèles peuvent faire toute la différence et vous aider à envoyer des contrats rapidement et efficacement.
En disposant d’une banque de modèles pour tous les types de contrats que vous utilisez dans votre entreprise, vous pourrez rédiger rapidement des contrats et les envoyer aux signataires sans délai.
Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez rapidement créer et envoyer des contrats à partir de modèles et également envoyer des rappels aux signataires en utilisant Oneflow :
Créer un contrat à partir d’un modèle
Tout d’abord, voici comment créer un nouveau contrat à partir d’un modèle existant :
Commencez par cliquer sur le bouton “Nouveau contrat”. Ceci vous montrera une liste de tous les modèles actifs disponibles pour créer un contrat. Vous pouvez également choisir de “Créer un contrat vide”, ce qui vous permettra de créer un contrat personnalisé sans sections préexistantes.
Lisez le contrat et si vous remarquez qu’il manque quelque chose, vous pouvez ajouter toutes les informations supplémentaires dont vous avez besoin. Nous allons maintenant ajouter les parties au contrat.
Ajoutez votre/vos collègue(s)
Cela n’est pas toujours nécessaire, mais si vous avez des collègues qui doivent également pouvoir signer, vous pouvez le faire de la manière suivante :
Cliquez sur “Ajouter un collègue” (dans le volet de droite).
Remplissez tous les champs requis dans la fenêtre qui s’affiche, puis cliquez sur “Ajouter”.
Ajouter une contrepartie
Nous allons maintenant ajouter des contreparties à votre contrat :
Cliquez sur “Ajouter une contrepartie” (dans le volet de droite).
Sélectionnez en conséquence si la contrepartie est une société ou un particulier.
Une fois que tous les champs requis ont été remplis, cliquez sur “Ajouter”.
Enregistrer et envoyer
Nous y sommes presque : tous les champs nécessaires ont été remplis :
Enregistrez vos modifications et cliquez sur “Envoyer”.
Une fenêtre de confirmation apparaît alors – rédigez le message que vous souhaitez envoyer avec le contrat et cliquez sur “Envoyer”.
Tous les participants au contrat recevront un lien sécurisé leur permettant de consulter le contrat et d’interagir avec lui.
Vos contreparties pourront poser des questions dans la section “Commentaires”. Tous les participants seront avertis chaque fois qu’une modification est apportée et sauvegardée.
Une fois que les termes du contrat ont été itérés et que toutes les informations nécessaires ont été remplies, il est temps de signer ! Toutes les contreparties devront cliquer sur le bouton “Signer” pour que le contrat soit complet.
Envoyer des rappels
Il peut arriver que vous deviez rappeler à vos homologues ou collègues qu’ils doivent encore signer votre contrat. Il est facile de se laisser distraire ou d’oublier de le faire si des discussions sont en cours à l’autre bout du fil. Toutefois, il est facile d’envoyer des rappels à l’aide des participants au message.
Accéder au contrat
Faites défiler l’écran en haut à droite de votre contrat, trouvez le menu d’action et sélectionnez “Message participants”
Une option de dialogue s’affiche alors, dans laquelle vous pouvez sélectionner les destinataires qui doivent recevoir ce rappel. Vous pouvez personnaliser ce message pour qu’il dise ce que vous voulez.
Voilà, avec Oneflow vous pouvez rapidement envoyer des contrats à plusieurs signataires et aussi envoyer des rappels aux participants si nécessaire.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon d’automatiser et de gérer l’ensemble de votre processus contractuel, n’hésitez pas à consulter le site Oneflow. L’avantage de Oneflow est que chaque département peut optimiser son processus contractuel en fonction de ses besoins et bénéficier d’automatisations et de notifiactions à la pointe.
