Å opprette en helt ny kontrakt fra bunnen av kan være en svært lang og tidkrevende prosess. Spesielt når du må lage flere ulike kontrakter med jevne mellomrom! Her kan maler gjøre en stor forskjell og hjelpe deg med å sende kontrakter raskt og effektivt.
Hvis du har en bank med maler for alle de ulike kontraktstypene du bruker i bedriften, kan du raskt utarbeide kontrakter og sende dem til undertegnerne uten forsinkelser.
I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan du raskt kan opprette og sende kontrakter fra maler og sende påminnelser til underskrivere ved hjelp av Oneflow:
Opprette kontrakter fra maler
Først og fremst: Slik oppretter du en ny kontrakt fra en eksisterende mal:
Begynn med å klikke på knappen “Ny kontrakt”. Da får du opp en liste over alle de aktive malene du kan bruke til å opprette en kontrakt. Alternativt kan du velge “Opprett blank”, slik at du kan opprette en tilpasset kontrakt uten eksisterende seksjoner.
Les gjennom kontrakten, og hvis du oppdager at noe mangler, kan du legge til all tilleggsinformasjon du trenger. Nå skal vi legge til parter i kontrakten.
Les også: De 5 beste strategiene for kontraktshåndtering for B2B-bedrifter
Legg til kollegaer
Dette er kanskje ikke alltid nødvendig, men hvis du har kolleger som også skal kunne signere, kan du gjøre det på følgende måte:
Klikk på “Add Colleague” (dette finner du i høyre rute).
Fyll ut alle obligatoriske felter i vinduet som dukker opp, og klikk deretter på “Add”.
Legg til en motpart
Nå går vi over til å legge til motparter i kontrakten:
- Klikk på “Add counterparty” (i høyre rute).
- Velg om motparten er et selskap eller en privatperson.
- Når alle obligatoriske felter er fylt ut, klikker du på “Add”.
Les også: E-signering av PDF vs. manuell signering av PDF
Lagre og send
Vi er nesten i mål – nå som alle de nødvendige feltene er fylt ut:
- Lagre endringene og klikk på “Send”.
- Deretter vises et bekreftelsesvindu – velg meldingen du vil sende sammen med kontrakten, og klikk på “Send”.
- Alle kontraktsdeltakere vil motta en sikker lenke for å se og interagere med kontrakten.
- Motpartene dine kan stille spørsmål i kommentarfeltet. Alle deltakere vil bli varslet når en endring gjøres og lagres.
- Når kontraktsvilkårene er gjennomgått og all nødvendig informasjon er fylt ut, er det på tide å signere! Alle motparter må klikke på knappen “Signere” for at kontrakten skal være fullført.
Send påminnelser
Noen ganger kan det være nødvendig å minne motparter eller kolleger på at de fortsatt må signere kontrakten. Det er lett å bli distrahert eller glemme å fullføre dette hvis det fortsatt pågår diskusjoner i den andre enden. Det er imidlertid enkelt å sende påminnelser ved hjelp av Message participants. En flott funksjon som minner motparten om oppdateringer av kontrakten du er i ferd med å signere!
- Naviger til kontrakten.
- Bla øverst til høyre i kontrakten, finn handlingsmenyen og velg “Message participants”.
Deretter vises en dialogboks der du kan velge hvilke mottakere som skal motta påminnelsen. Du kan tilpasse denne meldingen slik at den sier hva du vil.
Ved hjelp av Oneflow kan du raskt sende kontrakter til flere underskrivere og også sende påminnelser til deltakerne hvis det skulle være nødvendig.
Les også: Hvorfor Oneflow er en plattform for kontraktautomatisering for alle
Hvis du vil vite mer om hvordan du kan automatisere og administrere hele kontraktsprosessen, kan du bestille en demo her!
