Hva er et dokumenthåndteringssystem (DMS)?

Effektiv og sikker håndtering av store mengder dokumenter er avgjørende for enhver organisasjon – og det er enda viktigere i vanskelige økonomiske perioder. Et dokumenthåndteringssystem (DMS) tilbyr en omfattende løsning på denne utfordringen, slik at du kan effektivisere dokumenthåndteringsprosessene dine. Når alt kommer til alt, kan dårlig dokumenthåndtering føre til et produktivitetsfall på mer enn en femtedel.

Hva er et dokumenthåndteringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) er en programvareløsning som er utviklet for å lagre, administrere og spore elektroniske dokumenter og bilder av papirbasert informasjon som fanges opp ved hjelp av en dokumentskanner. Det gir et sentralt arkiv for dokumenter, noe som gjør det enklere å hente frem, dele og samarbeide om filer. Et dokumenthåndteringssystem effektiviserer arbeidsflyten og sørger for at viktig informasjon er tilgjengelig for de rette personene til rett tid.

Dokumenthåndteringssystemer omfatter vanligvis funksjoner som dokumentlagring, versjonskontroll, tilgangskontroll, metadata og søkefunksjoner. Disse systemene er avgjørende for bedrifter av alle størrelser, og bidrar til å øke effektiviteten, redusere kostnadene og sikre samsvar med bransjereguleringer. Ved å digitalisere og organisere dokumenter minimerer et DMS risikoen for å miste viktige filer og forbedrer dataintegriteten, noe som sikrer at den mest oppdaterte versjonen av et dokument alltid er tilgjengelig.

I tillegg integreres et DMS ofte med andre forretningsapplikasjoner som CRM- (Customer Relationship Management) og ERP-systemer (Enterprise Resource Planning), noe som gir en sømløs informasjonsflyt på tvers av organisasjonen. Denne integrasjonen bidrar til å automatisere prosesser som fakturering, godkjenningsarbeidsflyter og kontraktshåndtering, noe som øker produktiviteten og reduserer manuelle feil.

Les også: What is contract management?

Skybaserte systemer for dokumenthåndtering

Skybaserte dokumenthåndteringssystemer er en moderne utgave av tradisjonelle DMS-løsninger. De utnytter cloud computing-teknologi for å tilby flere fordeler sammenlignet med lokale systemer. Med et skybasert dokumenthåndteringssystem lagres dokumentene på eksterne servere som er tilgjengelige via Internett. Dette oppsettet eliminerer behovet for kostbar maskinvare og vedlikehold, samtidig som det gir større fleksibilitet og skalerbarhet.

En av de største fordelene med skybaserte dokumenthåndteringssystemer er ekstern tilgang. De ansatte kan få tilgang til dokumenter hvor som helst, når som helst og fra hvilken som helst enhet med Internett-tilkobling. Denne funksjonen er spesielt fordelaktig for bedrifter med eksterne medarbeidere eller flere lokasjoner. I tillegg inkluderer skybaserte DMS-leverandører ofte robuste sikkerhetstiltak, som kryptering og regelmessige sikkerhetskopier, for å beskytte sensitiv informasjon.

Skalerbarhet er en annen viktig fordel med skybaserte dokumenthåndteringssystemer. Etter hvert som virksomheten vokser, kan du enkelt skalere opp lagringskapasiteten og brukerlisensene uten å måtte investere i ekstra maskinvare. Denne “pay-as-you-go”-modellen sikrer at du bare betaler for det du bruker, noe som gjør det til en kostnadseffektiv løsning for bedrifter av alle størrelser.

Skybaserte DMS-er kommer dessuten ofte med avanserte samarbeidsfunksjoner som redigering, kommentering og versjonssporing i sanntid. Disse verktøyene forbedrer teamsamarbeidet ved at flere brukere kan jobbe på samme dokument samtidig, slik at alle alltid er på samme side. Denne typen samarbeid er avgjørende for prosjekter som krever innspill fra ulike interessenter, og sikrer at tilbakemeldinger blir innarbeidet raskt og nøyaktig.

Fordeler med et dokumenthåndteringssystem

Implementering av et dokumenthåndteringssystem gir mange fordeler for bedrifter:

1. Økt effektivitet: Et DMS reduserer tiden som går med til å lete etter dokumenter ved å tilby kraftige søke- og gjenfinningsmuligheter. Dermed kan de ansatte fokusere på mer produktive oppgaver. Automatiseringen av dokumentrelaterte arbeidsflyter øker effektiviteten ytterligere ved å redusere manuelle inngrep og fremskynde godkjenningsprosesser.
2. Forbedret samarbeid: Dokumenthåndteringssystemer gjør det mulig for flere brukere å få tilgang til og redigere dokumenter samtidig, noe som fremmer bedre samarbeid og teamarbeid. Funksjoner som versjonskontroll og revisjonsspor sikrer at endringer spores og registreres, noe som gir åpenhet og ansvarlighet.
3. Kostnadsbesparelser: Ved å digitalisere papirdokumenter og automatisere arbeidsflyten kan bedrifter redusere utskrifts-, lagrings- og administrasjonskostnader. I tillegg minimerer et DMS behovet for fysisk lagringsplass, slik at bedriften kan allokere ressursene mer effektivt.
4. Bedre samsvar: Et DMS hjelper bedrifter med å overholde bransjereguleringer ved å sørge for korrekt registrering og revisjonsspor. Funksjoner som retningslinjer for oppbevaring av dokumenter, e-signaturer og sikker tilgangskontroll sørger for at sensitiv informasjon håndteres i samsvar med lovkravene.
5. Økt sikkerhet: Dokumenthåndteringssystemer tilbyr avanserte sikkerhetsfunksjoner som brukerrettigheter, kryptering og regelmessige sikkerhetskopier for å beskytte sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang og tap av data. Disse tiltakene bidrar til å forhindre datainnbrudd og sikrer at kritisk informasjon blir ivaretatt.
6. Miljømessige fordeler: Å redusere bruken av papirdokumenter bidrar til en mer bærekraftig og miljøvennlig forretningspraksis. Ved å gå over til papirløs drift kan virksomheter redusere sitt karbonavtrykk betydelig og fremme miljøvennlige initiativer.
7. Forbedret kundeservice: Rask tilgang til kundeinformasjon og dokumenter gir raskere responstid og mer personlig service. Et DMS sikrer at kundehenvendelser og problemer blir håndtert raskt, noe som fører til høyere kundetilfredshet og lojalitet.
8. Gjenoppretting etter katastrofer: Skybaserte DMS-løsninger inkluderer ofte funksjoner for katastrofegjenoppretting, noe som sikrer at dokumentene dine er trygge og tilgjengelige selv i tilfelle maskinvarefeil eller naturkatastrofer. Denne robustheten er avgjørende for å opprettholde kontinuiteten i virksomheten og beskytte verdifulle data.

Les også: Hva er digitalisering av dokumenter? Hvorfor er det viktig?

Avdelinger som drar nytte av dokumenthåndtering

Et dokumenthåndteringssystem kan være nyttig på tvers av ulike avdelinger i en organisasjon:

1. HR: HR-avdelinger kan administrere medarbeiderregistre, effektivisere onboarding-prosesser og sikre samsvar med arbeidsrettslige regler. Med et DMS kan HR effektivt håndtere medarbeidersamtaler, opplæringsdokumenter og administrasjon av ytelser, noe som fører til en mer organisert og effektiv HR-funksjon.
2. Finans: Dokumenthåndteringssystemer hjelper økonomiteamene med å håndtere fakturaer, kvitteringer og regnskaper, noe som øker nøyaktigheten og forenkler revisjoner. Automatiseringsfunksjoner kan effektivisere prosesser som leverandørgjeld og kundefordringer, redusere risikoen for feil og forbedre den finansielle rapporteringen.
3. Juridisk: Juridiske avdelinger drar nytte av sikker lagring og enkel gjenfinning av kontrakter, saksmapper og andre juridiske dokumenter, noe som sikrer samsvar med juridiske standarder. Et DMS støtter også e-discovery-prosesser ved å gjøre det mulig for juridiske team å raskt finne og gjennomgå relevante dokumenter under rettssaker.
4. Salg og markedsføring: Disse avdelingene kan lagre og dele markedsføringsmateriell, salgskontrakter og kundeinformasjon, noe som forbedrer samarbeidet og kundeservicen. Et DMS hjelper salgsteamene med å spore kundeinteraksjoner, administrere tilbud og sørge for at markedsføringskampanjer er i tråd med salgsstrategiene.
5. Drift: Driftsteamene kan bruke et DMS til å administrere standard driftsprosedyrer, utstyrsmanualer og andre viktige dokumenter, noe som sikrer en smidig drift av virksomheten. Muligheten til å få tilgang til og oppdatere dokumenter i sanntid sikrer at driftsprosessene er konsekvente og oppdaterte.
6. Forskning og utvikling: FoU-avdelinger kan dra nytte av et DMS ved å håndtere forskningsdokumenter, patentdokumenter og prosjektrapporter. Et DMS sikrer at verdifull intellektuell eiendom er beskyttet og lett tilgjengelig, noe som fremmer innovasjon og fremskynder produktutviklingen.
7. Kundeservice: Kundeservice kan bruke et DMS til å lagre kunnskapsbaseartikler, feilsøkingsveiledninger og kundekommunikasjon. Dette sentraliserte lageret gjør det mulig for supportmedarbeiderne å raskt finne løsninger på kundeproblemer, noe som forbedrer responstiden og kundetilfredsheten.

Les også: How to build a digital document ecosystem

Beste praksis for DMS

For å maksimere fordelene med et dokumenthåndteringssystem bør bedrifter følge disse beste fremgangsmåtene:

1. Velg riktig system: Velg et DMS som passer til organisasjonens spesifikke behov, og ta hensyn til faktorer som skalerbarhet, brukervennlighet og integrasjonsmuligheter. Evaluer ulike leverandører og løsninger for å finne den som passer best med virksomhetens mål og budsjett.
2. Tren opp ansatte: Sørg for omfattende opplæring for å sikre at alle ansatte forstår hvordan de skal bruke DMS effektivt og følge de riktige dokumenthåndteringsprotokollene. Regelmessige opplæringsøkter og oppfriskningskurs kan bidra til å forsterke beste praksis og sikre konsekvent bruk.
3. Implementer tilgangskontroller: Sett opp brukerrettigheter for å begrense tilgangen til sensitive dokumenter og sikre at bare autorisert personell kan se eller redigere bestemte filer. Gå regelmessig gjennom og oppdater tilgangskontrollene slik at de gjenspeiler endringer i roller og ansvarsområder.
4. Oppdater og sikkerhetskopier jevnlig: Hold systemet oppdatert med de nyeste programvareoppdateringene, og ta regelmessig sikkerhetskopi av data for å forhindre tap og sikre kontinuitet. Ved å implementere en robust strategi for sikkerhetskopiering sikrer du at du raskt kan gjenopprette dokumenter i tilfelle systemfeil eller datainnbrudd.
5. Standardiser navngivning og arkivering av dokumenter: Etabler konsekvente navnekonvensjoner og arkiveringsstrukturer for å gjøre det enklere å organisere og finne dokumenter. Tydelige og intuitive navnekonvensjoner hjelper brukerne med å identifisere og gjenfinne dokumenter raskt, noe som reduserer tiden som brukes på å lete etter informasjon.
6. Overvåk og revider: Regelmessig overvåke bruken av DMS og gjennomføre revisjoner for å sikre samsvar med interne retningslinjer og eksterne forskrifter. Bruk analyse- og rapporteringsverktøy for å spore dokumenttilgang, endringer og slettinger, og identifiser potensielle sikkerhetsproblemer eller ineffektivitet.
7. Fremme brukeradopsjon: Oppmuntre de ansatte til å ta i bruk DMS fullt ut ved å fremheve fordelene og gi løpende støtte. Ta tak i eventuelle bekymringer eller motstand mot endringer ved å demonstrere hvordan systemet kan forbedre de daglige oppgavene og den generelle produktiviteten.
8. Integrer med andre systemer: Sørg for at DMS-et ditt integreres sømløst med andre forretningsapplikasjoner som CRM-, ERP- og e-postsystemer. Denne integrasjonen effektiviserer arbeidsflyten og eliminerer behovet for dobbel dataregistrering, noe som øker den generelle effektiviteten.
9. Fastsett klare retningslinjer og prosedyrer: Utvikle og håndheve klare retningslinjer og prosedyrer for oppretting, godkjenning, oppbevaring og kassering av dokumenter. Sørg for at alle ansatte forstår hvilket ansvar de har, og at de følger disse retningslinjene for å opprettholde dokumentintegritet og samsvar.
10. Utnytt automatisering: Bruk automatiseringsfunksjoner til å effektivisere repetitive oppgaver som dokumentruting, godkjenningsarbeidsflyter og varslinger. Automatisering reduserer risikoen for menneskelige feil og gjør prosessene raskere, slik at de ansatte kan fokusere på mer strategiske aktiviteter.

Sammendrag

Et dokumenthåndteringssystem er et uvurderlig verktøy for moderne virksomheter, og bidrar til økt effektivitet, samarbeid og sikkerhet. Ved å forstå hva et DMS er, utnytte skybaserte løsninger og følge beste praksis, kan organisasjoner forbedre dokumenthåndteringsprosessene sine og den generelle produktiviteten betydelig. Klikk her for å finne ut hvordan du kan kombinere DMS med kontraktsstyringssystemet ditt.