Vad är ett dokumenthanteringssystem (DMS)?

Att hantera stora mängder dokument på ett effektivt och säkert sätt är avgörande för alla organisationer – och det är ännu viktigare under svåra ekonomiska perioder. Ett dokumenthanteringssystem (DMS) erbjuder en heltäckande lösning på denna utmaning och gör det möjligt för dig att effektivisera dina dokumenthanteringsprocesser. Dålig dokumenthantering kan trots allt leda till en produktivitetsminskning på mer än en femtedel.

Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem (DMS) är en mjukvarulösning som är utformad för att lagra, hantera och spåra elektroniska dokument och bilder av pappersbaserad information som fångats med hjälp av en dokumentskanner. Det ger en central lagringsplats för dokument, vilket gör det lättare att hämta, dela och samarbeta om filer. Ett dokumenthanteringssystem effektiviserar arbetsflöden och säkerställer att viktig information är tillgänglig för rätt personer vid rätt tidpunkt.

Dokumenthanteringssystem innehåller vanligtvis funktioner som dokumentlagring, versionskontroll, åtkomstkontroll, metadata och sökfunktioner. Dessa system är viktiga för företag av alla storlekar, eftersom de bidrar till att förbättra effektiviteten, minska kostnaderna och säkerställa efterlevnad av branschregler. Genom att digitalisera och organisera dokument minimerar ett DMS risken att förlora viktiga filer och förbättrar dataintegriteten, vilket säkerställer att den mest uppdaterade versionen av ett dokument alltid finns tillgänglig.

Dessutom integreras ett DMS ofta med andra affärsapplikationer, t.ex. CRM-system (Customer Relationship Management) och ERP-system (Enterprise Resource Planning), vilket ger ett sömlöst informationsflöde genom hela organisationen. Integrationen hjälper till att automatisera processer som fakturering, arbetsflöden för godkännande och avtalshantering, vilket ökar den totala produktiviteten och minskar antalet manuella fel.

Läs mer: Vad är avtalshantering?

Molnbaserade system för dokumenthantering

Molnbaserade dokumenthanteringssystem är moderna varianter av traditionella DMS-lösningar. De utnyttjar molnteknik för att erbjuda flera fördelar jämfört med lokala system. Med ett molnbaserat dokumenthanteringssystem lagras dokumenten på fjärrservrar som är tillgängliga via internet. Detta eliminerar behovet av dyr hårdvara och underhåll samtidigt som det ger större flexibilitet och skalbarhet.

En av de största fördelarna med molnbaserade dokumenthanteringssystem är fjärråtkomst. Medarbetarna kan komma åt dokumenten var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst med internetuppkoppling. Denna funktion är särskilt fördelaktig för företag med distansarbetare eller flera platser. Dessutom inkluderar molnbaserade DMS-leverantörer ofta robusta säkerhetsåtgärder, såsom kryptering och regelbundna säkerhetskopior, för att skydda känslig information.

Skalbarhet är en annan viktig fördel med molnbaserade dokumenthanteringssystem. I takt med att ditt företag växer kan du enkelt skala upp lagringskapaciteten och användarlicenserna utan att behöva investera i ytterligare hårdvara. Denna så kallade pay-as-you-go-modell säkerställer att du bara betalar för det du använder, vilket gör det till en kostnadseffektiv lösning för företag av alla storlekar.

Dessutom kommer molnbaserade DMS-system ofta med avancerade samarbetsfunktioner som redigering i realtid, kommentering och versionsspårning. Dessa verktyg förbättrar teamsamarbetet genom att låta flera användare arbeta med samma dokument samtidigt, vilket säkerställer att alla alltid är på samma sida. Denna nivå av samarbete är avgörande för projekt som kräver input från olika intressenter, vilket säkerställer att feedback införlivas snabbt och korrekt.

Fördelarna med dokumenthanteringssystem

Att implementera ett dokumenthanteringssystem innebär många fördelar för företag:

1. Ökad effektivitet: Ett DMS minskar den tid som läggs på att söka efter dokument genom att tillhandahålla kraftfulla sök- och hämtningsfunktioner. Detta gör att medarbetarna kan fokusera på mer produktiva uppgifter. Automatiseringen av dokumentrelaterade arbetsflöden ökar effektiviteten ytterligare genom att minska manuella ingrepp och påskynda godkännandeprocesserna.
2. Förbättrat samarbete: Dokumenthanteringssystem gör det möjligt för flera användare att komma åt och redigera dokument samtidigt, vilket främjar bättre samarbete och teamwork. Funktioner som versionskontroll och verifieringskedjor säkerställer att ändringar spåras och registreras, vilket ger transparens och ansvarsskyldighet.
3. Kostnadsbesparingar: Genom att digitalisera pappersdokument och automatisera arbetsflöden kan företag minska kostnaderna för utskrift, lagring och administration. Dessutom minimerar ett DMS behovet av fysiskt lagringsutrymme, vilket gör att företagen kan fördela resurserna mer effektivt.
4. Bättre efterlevnad: Ett DMS hjälper företag att följa branschregler genom att upprätthålla korrekta register och tillhandahålla verifieringskedjor. Funktioner som policyer för dokumentbevarande, e-signaturer och säkra åtkomstkontroller säkerställer att känslig information hanteras i enlighet med rättsliga krav.
5. Ökad säkerhet: Dokumenthanteringssystem erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner som användarbehörigheter, kryptering och regelbundna säkerhetskopior för att skydda känslig information från obehörig åtkomst och dataförlust. Dessa åtgärder hjälper till att förhindra dataintrång och säkerställer att kritisk information skyddas.
6. Fördelar för miljön: Att minska beroendet av pappersdokument bidrar till en mer hållbar och miljövänlig affärspraxis. Genom att bli papperslösa kan företag minska sitt koldioxidavtryck avsevärt och främja miljövänliga initiativ.
7. Förbättrad kundservice: Snabb tillgång till kundinformation och dokument ger snabbare svarstider och mer personlig service. Ett DMS säkerställer att kundförfrågningar och problem hanteras snabbt, vilket leder till högre kundnöjdhet och lojalitet.
8. Återställning efter katastrofer: Molnbaserade DMS-lösningar innehåller ofta funktioner för katastrofåterställning, vilket säkerställer att dina dokument är säkra och tillgängliga även i händelse av ett maskinvarufel eller en naturkatastrof. Denna motståndskraft är avgörande för att upprätthålla kontinuiteten i verksamheten och skydda värdefulla data.

Läs också om detta: Vad är dokumentdigitalisering och varför är det viktigt?

Avdelningar som drar nytta av dokumenthantering

Ett dokumenthanteringssystem kan vara till nytta för olika avdelningar inom en organisation:

1. HR: HR-avdelningar kan hantera anställdas register, effektivisera onboardingprocesser och säkerställa efterlevnad av arbetsrättsliga bestämmelser. Ett DMS gör det möjligt för HR att effektivt hantera utvecklingssamtal, utbildningsregister och förmånsadministration, vilket leder till en mer organiserad och effektiv HR-funktion.
2. Ekonomi: Dokumenthanteringssystem hjälper ekonomiteamen att hantera fakturor, kvitton och finansiella rapporter, vilket förbättrar noggrannheten och underlättar revisioner. Automatiseringsfunktioner kan effektivisera processer som leverantörsreskontra och kundreskontra, vilket minskar risken för fel och förbättrar den finansiella rapporteringen.
3. Juridik: Juridiska avdelningar drar nytta av säker lagring och enkel hämtning av avtal, ärendeakter och andra juridiska dokument, vilket säkerställer efterlevnad av juridiska standarder. Ett DMS stöder också e-discovery-processer genom att göra det möjligt för juridiska team att snabbt hitta och granska relevanta dokument under rättstvister.
4. Försäljning och marknadsföring: Dessa avdelningar kan lagra och dela marknadsföringsmaterial, avtal och kundinformation, vilket förbättrar samarbetet och kundservicen. Ett DMS hjälper säljteamen att spåra kundinteraktioner, hantera offerter och se till att marknadsföringskampanjerna är anpassade till försäljningsstrategierna.
5. Drift/Ops: Driftteamen kan använda ett DMS för att hantera standardrutiner, utrustningsmanualer och andra viktiga dokument, vilket säkerställer en smidig affärsverksamhet. Möjligheten att komma åt och uppdatera dokument i realtid säkerställer att operativa processer är konsekventa och uppdaterade.
6. Forskning och utveckling: FoU-avdelningar kan dra nytta av ett DMS genom att hantera forskningsdokument, patentdokument och projektrapporter. Ett DMS säkerställer att värdefull immateriell egendom skyddas och är lättillgänglig, vilket främjar innovation och påskyndar produktutvecklingen.
7. Kundsupport: Kundtjänstteam kan använda ett DMS för att lagra artiklar i kunskapsbaser, felsökningsguider och kundkommunikation. Denna centraliserade lagring gör det möjligt för supportagenter att snabbt hitta lösningar på kundproblem, vilket förbättrar svarstiderna och kundnöjdheten.

Läs mer: Hur man bygger upp ett ekosystem för digitala dokument

Bästa praxis för DMS

För att maximera fördelarna med ett dokumenthanteringssystem bör företag följa dessa bästa metoder:

1. Välj rätt system: Välj ett DMS som passar din organisations specifika behov, med hänsyn till faktorer som skalbarhet, användarvänlighet och integrationsmöjligheter. Utvärdera olika leverantörer och lösningar för att hitta den som stämmer överens med dina affärsmål och din budget.
2. Utbilda medarbetarna: Ge omfattande utbildning för att säkerställa att alla anställda förstår hur man använder DMS på ett effektivt sätt och följer korrekta dokumenthanteringsprotokoll. Regelbundna utbildningstillfällen och repetitionskurser kan bidra till att förstärka bästa praxis och säkerställa en konsekvent användning.
3. Implementera åtkomstkontroller: Ange användarbehörigheter för att begränsa åtkomsten till känsliga dokument och se till att endast behörig personal kan visa eller redigera vissa filer. Se regelbundet över och uppdatera åtkomstkontrollerna så att de återspeglar förändringar i roller och ansvarsområden.
4. Regelbunden uppdatering och säkerhetskopiering: Håll systemet uppdaterat med de senaste programuppdateringarna och säkerhetskopiera data regelbundet för att förhindra förlust och säkerställa kontinuitet. Genom att implementera en robust backup-strategi säkerställer du att du snabbt kan återställa dokument i händelse av ett systemfel eller dataintrång.
5. Standardisera namngivning och arkivering av dokument: Skapa konsekventa namnkonventioner och arkiveringsstrukturer för att göra det enklare att organisera och hitta dokument. Tydliga och intuitiva namnkonventioner hjälper användarna att snabbt identifiera och hämta dokument, vilket minskar den tid som går åt till att söka efter information.
6. Övervaka och granska: Övervaka regelbundet DMS-användningen och genomför revisioner för att säkerställa att interna policyer och externa bestämmelser följs. Använd analys- och rapporteringsverktyg för att spåra dokumentåtkomst, ändringar och raderingar och identifiera eventuella säkerhetsproblem eller ineffektivitet.
7. Främja användarnas acceptans: Uppmuntra medarbetarna att ta till sig DMS fullt ut genom att lyfta fram dess fördelar och ge löpande support. Ta itu med eventuella farhågor eller motstånd mot förändringar genom att visa hur systemet kan förbättra deras dagliga arbetsuppgifter och övergripande produktivitet.
8. Integrera med andra system: Se till att ditt DMS integreras sömlöst med andra affärsapplikationer som CRM-, ERP- och e-postsystem. Denna integration effektiviserar arbetsflödena och eliminerar behovet av dubbel datainmatning, vilket förbättrar den övergripande effektiviteten.
9. Fastställ tydliga policyer och procedurer: Utveckla och tillämpa tydliga policyer och rutiner för skapande, godkännande, lagring och gallring av dokument. Se till att alla anställda förstår sitt ansvar och följer dessa riktlinjer för att upprätthålla dokumentintegritet och efterlevnad.
10. Utnyttja automatisering: Använd automatiseringsfunktioner för att effektivisera repetitiva uppgifter som dokumenthantering, arbetsflöden för godkännande och aviseringar. Automatisering minskar risken för mänskliga fel och snabbar upp processer, vilket gör att medarbetarna kan fokusera på mer strategiska aktiviteter.

De viktigaste lärdomarna

Ett dokumenthanteringssystem är ett ovärderligt verktyg för moderna företag, eftersom det förbättrar effektivitet, samarbete och säkerhet. Genom att förstå vad ett DMS är, utnyttja molnbaserade lösningar och följa bästa praxis kan organisationer avsevärt förbättra sina dokumenthanteringsprocesser och den övergripande produktiviteten. Klicka här för att ta reda på hur du kombinerar ditt DMS med ditt system för avtalshantering.