Mikä on asiakirjahallintajärjestelmä (DMS)?

Suurten asiakirjamäärien tehokas ja turvallinen hallinta on elintärkeää mille tahansa organisaatiolle, ja se on sitäkin tärkeämpää taloudellisesti vaikeina aikoina. Asiakirjahallintajärjestelmä (Document Management System, DMS) tarjoaa kattavan ratkaisun tähän haasteeseen, ja sen avulla voit tehostaa asiakirjojen käsittelyprosesseja. Loppujen lopuksi huono asiakirjojen hallinta voi johtaa tuottavuuden laskuun yli viidenneksellä.

Mikä on asiakirjahallintajärjestelmä?

Asiakirjahallintajärjestelmä (DMS) on ohjelmistoratkaisu, joka on suunniteltu tallentamaan, hallinnoimaan ja seuraamaan sähköisiä asiakirjoja ja paperipohjaisten tietojen kuvia, jotka on kerätty asiakirjaskannerin avulla. Se tarjoaa asiakirjoille keskitetyn arkiston, joka helpottaa tiedostojen hakemista, jakamista ja yhteistyön tekemistä. Asiakirjahallintajärjestelmä virtaviivaistaa työnkulkuja ja varmistaa, että tärkeät tiedot ovat oikeiden henkilöiden saatavilla oikeaan aikaan.

Asiakirjahallintajärjestelmiin sisältyy yleensä sellaisia ominaisuuksia, kuten asiakirjojen tallennus, versionhallinta, pääsynvalvonta, metatiedot ja hakuominaisuudet. Nämä järjestelmät ovat välttämättömiä kaikenkokoisille yrityksille, sillä ne auttavat parantamaan tehokkuutta, vähentämään kustannuksia ja varmistamaan alan säännösten noudattamisen. Asiakirjoja digitoimalla ja järjestämällä DMS-järjestelmä minimoi tärkeiden tiedostojen katoamisriskin ja parantaa tietojen eheyttä varmistaen, että asiakirjan ajantasaisin versio on aina saatavilla.

Lisäksi DMS-järjestelmä integroituu usein muihin liiketoimintasovelluksiin, kuten asiakassuhteiden hallintajärjestelmiin (CRM) ja toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP), mikä mahdollistaa saumattoman tiedonkulun koko organisaatiossa. Integrointi auttaa automatisoimaan prosesseja, kuten laskutusta, hyväksyntätyönkulkuja ja sopimusten hallintaa, mikä parantaa yleistä tuottavuutta ja vähentää manuaalisia virheitä.

Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?

Pilvipohjaiset asiakirjanhallintajärjestelmät

Pilvipohjaiset asiakirjahallintajärjestelmät ovat perinteisten DMS-ratkaisujen nykyaikainen versio. Niissä hyödynnetään pilvipalveluteknologiaa, ja ne tarjoavat useita etuja tiloissa oleviin järjestelmiin verrattuna. Pilvipohjaisessa asiakirjahallintajärjestelmässä asiakirjat tallennetaan etäpalvelimille, joihin on pääsy internetin kautta. Tämä järjestely poistaa kalliiden laitteistojen ja ylläpidon tarpeen ja tarjoaa samalla enemmän joustavuutta ja skaalautuvuutta.

Yksi pilvipohjaisten asiakirjahallintajärjestelmien tärkeimmistä eduista on etäkäyttö. Työntekijät voivat käyttää asiakirjoja mistä tahansa, milloin tahansa ja millä tahansa laitteella, jossa on internet-yhteys. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen yrityksille, joissa on etätyöntekijöitä tai useita toimipisteitä. Lisäksi pilvipohjaiset DMS-palvelut sisältävät usein vankkoja turvatoimia, kuten salauksen ja säännölliset varmuuskopiot, arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.

Skaalautuvuus on toinen pilvipohjaisten asiakirjahallintajärjestelmien merkittävä etu. Kun yrityksesi kasvaa, voit helposti lisätä tallennuskapasiteettia ja käyttäjälisenssejä ilman lisäinvestointeja laitteistoon. Tämä pay-as-you-go-malli varmistaa, että maksat vain siitä, mitä käytät, joten se on kustannustehokas ratkaisu kaikenkokoisille yrityksille.

Lisäksi pilvipohjaisissa DMS-järjestelmissä on usein kehittyneitä yhteistyöominaisuuksia, kuten reaaliaikainen muokkaus, kommentointi ja versionseuranta. Nämä työkalut parantavat tiimityötä, sillä niiden avulla useat käyttäjät voivat työskennellä saman asiakirjan parissa samanaikaisesti, mikä varmistaa, että kaikki ovat aina samalla sivulla. Tämä yhteistyön taso on ratkaisevan tärkeää projekteissa, joissa tarvitaan eri sidosryhmien panosta, jotta palaute voidaan sisällyttää nopeasti ja tarkasti.

Asiakirjahallintajärjestelmän edut

Asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönotto tarjoaa yrityksille lukuisia etuja:

1. Parempi tehokkuus: DMS vähentää asiakirjojen etsimiseen kuluvaa aikaa tarjoamalla tehokkaat hakuominaisuudet. Näin työntekijät voivat keskittyä tuottavampiin tehtäviin. Asiakirjoihin liittyvien työnkulkujen automatisointi lisää tehokkuutta entisestään vähentämällä manuaalisia toimenpiteitä ja nopeuttamalla hyväksymisprosesseja.
2. Tehostettu yhteistyö: Asiakirjojen hallintajärjestelmät mahdollistavat useiden käyttäjien samanaikaisen pääsyn asiakirjoihin ja niiden muokkaamisen, mikä parantaa yhteistyötä ja tiimien tehokkuutta. Versiohallinnan ja kirjausketjujen kaltaisilla ominaisuuksilla varmistetaan, että muutoksia seurataan, mikä lisää avoimuutta.
3. Kustannussäästöt: Yritykset voivat vähentää tulostus-, varastointi- ja hallintokustannuksia digitoimalla paperiasiakirjoja ja automatisoimalla työnkulkujaan. Lisäksi DMS minimoi fyysisen säilytystilan tarpeen, jolloin yritykset voivat jakaa resursseja tehokkaammin.
4. Parempi vaatimustenmukaisuus: DMS auttaa yrityksiä noudattamaan toimialan määräyksiä ylläpitämällä asianmukaisia tietoja ja tarjoamalla kirjausketjuja. Ominaisuudet, kuten asiakirjojen säilyttämiskäytännöt, sähköiset allekirjoitukset ja turvalliset pääsynvalvontatoiminnot, varmistavat, että arkaluonteisia tietoja käsitellään lakisääteisten vaatimusten mukaisesti.
5. Lisääntynyt turvallisuus: Asiakirjahallintajärjestelmät tarjoavat kehittyneitä tietoturvaominaisuuksia, kuten käyttäjäoikeuksia, salausta ja säännöllisiä varmuuskopioita, jotka suojaavat arkaluonteisia tietoja luvattomalta käytöltä ja tietojen häviämiseltä. Nämä toimenpiteet auttavat ehkäisemään tietomurtoja ja varmistamaan, että kriittiset tiedot ovat turvassa.
6. Ympäristöhyödyt: Paperisten asiakirjojen käytön vähentäminen edistää kestävämpää ja ympäristöystävällisempää liiketoimintaa. Siirtymällä paperittomuuteen yritykset voivat pienentää merkittävästi hiilijalanjälkeään ja edistää ympäristöystävällisiä aloitteita.
7. Parempi asiakaspalvelu: Nopea pääsy asiakastietoihin ja -asiakirjoihin mahdollistaa nopeammat vasteajat ja yksilöllisemmän palvelun. DMS varmistaa, että asiakaskyselyt ja -ongelmat käsitellään nopeasti, mikä lisää asiakastyytyväisyyttä ja -uskollisuutta.
8. Vikatilanteista toipuminen: Näin varmistetaan, että asiakirjasi ovat turvassa ja käytettävissä myös laitteistovian tai luonnonkatastrofin sattuessa. Tämä häiriönsietokyky on ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan jatkuvuuden ylläpitämiseksi ja arvokkaiden tietojen suojaamiseksi.

Lue myös: Sopimushallinta digitalisoituneessa maailmassa

Asiakirjojen hallinnasta hyötyvät osastot

Asiakirjahallintajärjestelmästä voi olla hyötyä organisaation eri osastoilla:

1. HR: Henkilöstöosastot voivat hallinnoida työntekijätietoja, tehostaa työhönottoprosesseja ja varmistaa työlainsäädännön noudattamisen. DMS:n avulla HR voi tehokkaasti käsitellä suoritusarviointeja, koulutustietoja ja etuuksien hallinnointia, mikä johtaa organisoidumpaan ja tehokkaampaan HR-toimintaan.
2. Talous: Asiakirjahallintajärjestelmät auttavat taloushallinnon tiimejä hallitsemaan laskuja, kuitteja ja tilinpäätöksiä, mikä parantaa tarkkuutta ja helpottaa tarkastuksia. Automaatio-ominaisuudet voivat virtaviivaistaa prosesseja, kuten osto- ja myyntireskontraa, vähentää virheriskiä ja parantaa taloudellista raportointia.
3. Laki: Lakiosastot hyötyvät sopimusten, tapaustiedostojen ja muiden oikeudellisten asiakirjojen turvallisesta tallennuksesta ja helposta hakemisesta, mikä varmistaa oikeudellisten standardien noudattamisen. DMS tukee myös e-discovery-prosesseja, sillä sen avulla lakitiimit voivat nopeasti etsiä ja tarkastella asiaankuuluvia asiakirjoja oikeudenkäyntien aikana.
4. Myynti ja markkinointi: Nämä osastot voivat tallentaa ja jakaa markkinointimateriaalia, myyntisopimuksia ja asiakastietoja, mikä parantaa yhteistyötä ja asiakaspalvelua. DMS auttaa myyntitiimejä seuraamaan asiakaskohtaamisia, hallinnoimaan tarjouksia ja varmistamaan, että markkinointikampanjat ovat linjassa myyntistrategioiden kanssa.
5. Operatiiviset tiimit: DMS:n avulla voidaan hallita vakiomuotoisia toimintatapoja, laitekäsikirjoja ja muita kriittisiä asiakirjoja, mikä varmistaa liiketoiminnan sujuvuuden. Mahdollisuus käyttää ja päivittää asiakirjoja reaaliaikaisesti varmistaa, että toimintaprosessit ovat johdonmukaisia ja ajan tasalla.
6. Tutkimus ja kehitys: Tutkimusasiakirjojen, patenttiasiakirjojen ja projektiraporttien hallinnoinnissa DMS varmistaa, että arvokas henkinen omaisuus on suojattu ja helposti saatavilla, mikä edistää innovointia ja nopeuttaa tuotekehitystä.
7. Asiakastuki: Asiakastukitiimit voivat käyttää DMS:ää tietopohja-artikkelien, vianmääritysoppaiden ja asiakasviestinnän tallentamiseen. Tämän keskitetyn arkiston avulla tukihenkilöt voivat löytää nopeasti ratkaisuja asiakkaiden ongelmiin, mikä parantaa vastausaikoja ja asiakastyytyväisyyttä.

Lue myös: Mikä on digitaalinen muutos? Ja mikä sitä edistää?

Parhaat käytännöt DMS-järjestelmää varten

Maksimoidakseen asiakirjahallintajärjestelmän hyödyt yritysten tulisi noudattaa näitä parhaita käytäntöjä:

1. Oikean järjestelmän valitseminen: Valitse DMS-järjestelmä, joka sopii organisaatiosi erityistarpeisiin, ja ota huomioon sellaiset tekijät kuten skaalautuvuus, helppokäyttöisyys ja integraatio-ominaisuudet. Arvioi eri toimittajia ja ratkaisuja löytääksesi sen, joka vastaa liiketoimintasi tavoitteita ja budjettia.
2. Kouluta työntekijät: Tarjoa kattavaa koulutusta, jotta kaikki työntekijät ymmärtävät, miten DMS-järjestelmää käytetään tehokkaasti ja miten asiakirjahallintaprotokollia noudatetaan. Säännölliset koulutustilaisuudet ja kertauskurssit auttavat vahvistamaan parhaita käytäntöjä ja varmistamaan johdonmukaisen käytön.
3. Pääsynvalvonnan käyttöönotto: Varmista, että vain valtuutettu henkilökunta voi tarkastella tai muokata tiettyjä tiedostoja. Tarkastele ja päivitä käyttöoikeuksien valvontaa säännöllisesti, jotta se vastaa rooleissa ja vastuualueissa tapahtuneita muutoksia.
4. Säännöllinen päivitys ja varmuuskopiointi: Pidä järjestelmä ajan tasalla uusimmilla ohjelmistopäivityksillä ja varmuuskopioi tiedot säännöllisesti tietojen häviämisen estämiseksi ja jatkuvuuden varmistamiseksi. Vankan varmuuskopiointistrategian toteuttaminen varmistaa, että voit palauttaa asiakirjat nopeasti, jos järjestelmään tulee vika tai tietoja rikotaan.
5. Asiakirjojen nimeämisen ja arkistoinnin standardointi: Ota käyttöön johdonmukaiset nimeämiskäytännöt ja arkistointirakenteet, jotta asiakirjojen järjestäminen ja löytäminen helpottuu. Selkeät ja intuitiiviset nimeämiskäytännöt auttavat käyttäjiä tunnistamaan ja hakemaan asiakirjat nopeasti, mikä vähentää tiedon etsimiseen kuluvaa aikaa.
6. Seuranta ja tarkastus: Seuraa säännöllisesti DMS:n käyttöä ja tee tarkastuksia varmistaaksesi sisäisten käytäntöjen ja ulkoisten määräysten noudattamisen. Käytä analytiikka- ja raportointityökaluja asiakirjojen käytön, muutosten ja poistojen seuraamiseen sekä mahdollisten turvallisuusongelmien tai tehottomuuden tunnistamiseen.
7. Käyttäjien koulutus ja tukeminen: Kannusta työntekijöitä ottamaan DMS täysin käyttöön korostamalla sen etuja ja tarjoamalla jatkuvaa tukea. Käsittele mahdolliset huolenaiheet tai muutosvastarinta osoittamalla, miten järjestelmä voi parantaa heidän päivittäisiä tehtäviään ja yleistä tuottavuuttaan.
8. Integrointi muiden järjestelmien kanssa: Varmista, että DMS integroituu saumattomasti muihin yrityssovelluksiin, kuten CRM-, ERP- ja sähköpostijärjestelmiin. Integrointi virtaviivaistaa työnkulkuja ja poistaa päällekkäisen tietojen syöttämisen tarpeen, mikä parantaa yleistä tehokkuutta.
9. Selkeät toimintaperiaatteet ja menettelyt: Kehitä selkeät käytännöt ja menettelyt asiakirjojen luomista, hyväksymistä, säilyttämistä ja hävittämistä varten ja pane ne täytäntöön. Varmista, että kaikki työntekijät ymmärtävät vastuunsa ja noudattavat näitä ohjeita asiakirjojen eheyden ja vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseksi.
10. Automaation hyödyntäminen: Käytä automaatio-ominaisuuksia toistuvien tehtävien, kuten asiakirjojen reitityksen, hyväksyntätyönkulkujen ja ilmoitusten tehostamiseen. Automaatio vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja nopeuttaa prosesseja, jolloin työntekijät voivat keskittyä strategisempiin toimintoihin.

Tiivistelmä

Asiakirjahallintajärjestelmä on nykyaikaisille yrityksille korvaamaton työkalu, joka parantaa tehokkuutta, yhteistyötä ja turvallisuutta. Ymmärtämällä, mitä DMS on, hyödyntämällä pilvipohjaisia ratkaisuja ja noudattamalla parhaita käytäntöjä organisaatiot voivat parantaa asiakirjahallintaprosessejaan ja yleistä tuottavuuttaan merkittävästi. Jos haluat tietää, miten yhdistät DMS:n ja sopimushallintajärjestelmän, klikkaa tästä.