Vet du forskjellen på digitalisering og digitisering? Sistnevnte er hvordan de fleste av oss jobber i dag. Du tar den analoge arbeidsmåten, og endrer den til en digital kopi. Og det er alt. Men å være helt digital er noe annet. Det betyr at du er datadrevet og benytter deg av teknologien til det ytterste. Vi skal forklare hva vi mener, og ta deg gjennom fordelene og muligheten ved å benytte digitaliserte kontrakter. Som er smarte og datadrevne.
Digitalisering er dette århundrets buzzword Det blir kastet inn i alle setninger under ledermøter og i foretningsplaner. Men hva betyr det egentlig? Det fleste av oss tenker sannsynligvis på det i store trekk, som at man erstatter banker med nettbank og en håndskrevet signatur med en e-signatur. Å endre det analoge til en digital form. Men dette er kun digitisering, noe de fleste ikke er klar over.
Fra analog til datadrevet
Ta for eksempel utviklingen innen hvordan vi lytter til musikk Det første steget innen digitalisering skjedde når musikken på analoge vinylplater ble konvertert til digital informasjon og overført til en CD – den ble digitisert. CDen hadde større kapasitet og var enklere å masseprodusere, men tanken bak var fremdeles den samme. I dag har musikk blitt digitalisert, noen som fullstendig har endret måten vi konsumerer musikk på. Du har tilgang til musikkbiblioteket fra hele verden på mobilen din, og du får anbefalinger basert på lyttevanene dine. Vi har kommet til den datadrevne tidsalderen.
Digitale kontrakter sammenlignet med PDF
En PDF er som CD-en for kontrakter. Informasjonen er i digital form, men den tar deg ikke hele veien. PDFen lar deg ikke være datadrevet, og du er fortsatt svært begrenset til en statisk arbeidsprosess. Det er et dødt dokument, en digital kopi av en papirbunke. Og å plassere en e-signatur på PDFen din gir deg dessverre ingen digitaliseringspoeng. Kort sagt, det er å ta en analog arbeidsmetode og endre den til digital.
Med HTML-baserte digitale kontrakter får du derimot en ekte, digitalisert arbeidsprosess. Og en mengde fordeler:
- Skalerbarhet og mer vekstpotensial i organisasjonen din
- Friksjonsfri prosess fra mal til arkiv
- Kontraktsdata som kan brukes for å jobbe smartere, som livssyklus-hendelser.
- Null manuelle steg betyr redusert feilmargin
- Risiko forbundet med oppbevaring og håndtering av data forsvinner med tillatelseskontroll.
Men ikke glem at data kun kan da oss deler av veien. Det er opp til oss å bruke den til noe.
Gjør hele organisasjonen din datadrevet.
I Oneflow kan du enkelt digitalisere kontraktsprosessen i hele organisasjonen din. Du kan håndtere alle typer dokumenter som har behov for en juridisk bindende signatur i samme konto. Hvordan du vil strukturere kontoen din er helt opp til deg og organisasjonen din, men du kan for eksempel skape arbeidsområder basert på avdeling, region eller selskap. Med tillatelseskontroll er det ingen risiko for at en selger får tilgang til en HR-kontrakt og motsatt. Og får å få enda bedre arbeidsflyt, kan du koble arbeidsområdene dine til andre systemer. Om du for eksempel ønsker å starte kontraktsprosessen fra CRM-systemet ditt, kan du koble det til salgsavdelingens arbeidsområde. Helt uten videre!
Besøk hjelpesenteret vårt om du vil lære mer om hvordan du kan jobbe smart med Workspaces.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
