Weet je wat het verschil is tussen digitalisering en digitalisatie? Het laatstgenoemde is hoe de meesten van ons tegenwoordig werken. Je neemt je analoge manier van werken en maakt er een digitale kopie van. En that’s it. Maar echt digitaal zijn is iets anders. Het betekent dat je datagedreven bent en de technologie optimaal benut. We leggen uit wat we bedoelen en vertellen je over de voordelen en mogelijkheden van het gebruik van gedigitaliseerde contracten. Die slim en datagedreven zijn.
Digitalisering is het modewoord van de eeuw. Het wordt in elke zin tijdens managementvergaderingen en in bedrijfsplannen gebruikt. Maar wat betekent het nou echt? De meesten van ons zien het waarschijnlijk in brede termen, zoals het vervangen van banken door online bankieren en de handgeschreven handtekening door een e-handtekening. Om al het analoge een digitale vorm te geven. Maar dit is slechts digitalisatie, iets waarvan de meeste mensen zich niet bewust zijn.
Van analoog naar datagedreven
Neem als voorbeeld de ontwikkeling van hoe we naar muziek luisteren. De eerste stap van digitalisering vond plaats toen de muziek op de analoge vinylplaat werd omgezet in digitale informatie en werd overgebracht naar een cd – digitalisatie. De cd had meer capaciteit en was veel gemakkelijker in massa te produceren, maar de gedachte erachter was nog steeds dezelfde. Tegenwoordig is muziek gedigitaliseerd, wat de manier waarop we muziek consumeren volledig heeft veranderd. Vanaf je telefoon heb je toegang tot de hele muziekbibliotheek van de wereld en je krijgt aanbevelingen op basis van je luistergewoonten. We hebben het datagedreven tijdperk bereikt.
Digitale contracten vs pdf
Een pdf is eigenlijk de cd van de contracten. De informatie is natuurlijk in digitale vorm, maar daarmee ben je er nog niet. De pdf laat je niet datagedreven zijn en je bent nog steeds erg beperkt tot een statische workflow. Het is een dood document, een digitale replica van een stapel papier. En het plaatsen van een e-handtekening op je pdf levert je helaas geen digitaliseringspunten op. Kortom, het is een analoge manier van werken die wordt omgezet in digitaal.
Aan de andere kant krijg je met op html-gebaseerde digitale contracten een écht gedigitaliseerde workflow. En superveel voordelen:
- Schaalbaarheid en meer groeipotentieel binnen je organisatie
- Een vloeiend proces van template tot archief
- Contractgegevens kunnen worden gebruikt om slimmer te werken, zoals levenscyclusgebeurtenissen
- Geen handmatige stappen betekent minimale foutmarges
- Risico’s verbonden aan het bewaren en beheren van gegevens verdwijnen met toestemmingsbeheer
Maar vergeet niet dat gegevens ons maar tot een bepaald punt kunnen brengen. Het is aan ons om er daadwerkelijk iets mee te doen.
Verricht wonderen met Oneflow
Deel de flowmagie met je collega’s. In ons opgenomen webinar bespreken we hoe je slim kunt werken met datagedreven contracten in de hele organisatie.
Maak je gehele organisatie datagedreven
In Oneflow digitaliseer je eenvoudig de contractflow in je hele organisatie. Je kunt alle soorten documenten die een wettelijk bindende handtekening nodig hebben vanaf één account beheren. Het is helemaal aan jou en je organisatie hoe je je account wilt inrichten, maar je kunt bijvoorbeeld workspaces creëren op basis van afdeling, regio of bedrijf. Met machtigingsinstellingen loop je niet het risico dat een verkoper toegang krijgt tot een HR-contract en vice versa. En om nóg meer flow in je werk te krijgen, kun je je workspaces koppelen aan andere systemen. Als je bijvoorbeeld het contractproces wil starten vanuit je CRM-systeem, dan kun je dit koppelen aan je workspace voor de verkoopafdeling. Zo gepiept!Bezoek ons Help Center als je meer te weten wilt komen over hoe je slim kunt werken met workspaces.
