Den digitale transformasjonen av selskaper har vært revolusjonerende, og når det gjelder dokumenthåndtering, har e-signaturer raskt blitt normen. Spesielt etter de nylige regelverksoppdateringene i EU og Sverige, som inkluderer det nye eIDAS 2.0-rammeverket.
Denne nye lovgivningen setter høyere standarder for sikkerheten og den juridiske gyldigheten til digitale kontrakter, noe som har direkte innvirkning på selskaper og deres prosesserbare prosesser. For selskaper som ønsker å være fremtidsrettet, betyr dette at de må holde seg oppdatert i lover om e-signatur og forstå hvordan de nye reglene påvirker håndteringen av digitale kontrakter.
I denne artikkelen ser vi på hva selskaper trenger å vite om de nye reglene, hvorfor det er viktig å implementere de riktige digitale signaturene, og hvordan en løsning som Oneflow kan hjelpe selskaper med å oppfylle eIDAS 2.0-kravene og sørge for både sikkerhet og effektivitet i kontraktshåndteringen.
Hva er eIDAS 2.0, og hvordan påvirker det digitale signaturer?
eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) er EUs regelverk som definerer krav til elektronisk identifikasjon og tillitstjenester, inkludert e-signaturer. Formålet er å skape et sikkert og standardisert rammeverk for digitale transaksjoner, slik at selskaper kan drive virksomhet på tvers av landegrensene uten å måtte bekymre seg for juridiske eller sikkerhetsmessige problemer. Det nye eIDAS 2.0-rammeverket, som trådte i kraft i 20. mai 2024, er en oppdatering av det opprinnelige eIDAS-rammeverket fra 2014, og har som mål å øke sikkerhetsnivået ytterligere og gjøre digitale signaturer og autentisering mer pålitelig og anvendelig i hele EU.
Noen av de viktigste endringene:
- Europeisk digital identitet (EUDI Wallet): en digital identitet som kan brukes til å signere dokumenter og verifisere identiteter i hele EU.
- Strengere krav til kvalifiserte e-signaturer (QES): høyere sikkerhetsnivå for å forhindre svindel og sikre juridisk gyldighet.
- Forbedret autentisering og identifikasjon: Standardisering av digitale signaturer og identifikasjon for enklere og sikrere bruk i selskaper på tvers av landegrensene.
Les også: A secure e-signature tool is worth the investment
Når trer de nye reglene i kraft?
Den oppdaterte eIDAS-forordningen trådte i kraft i 20. mai 2024, men vil bli gjennomført trinnvis. Den nøyaktige startdatoen for ulike deler av forordningen varierer i henhold til medlemsstatenes tilpasning og tekniske forberedelser. Ifølge Den europeiske økonomiske og sosiale komité (EESC) kan det hende at noen deler av regelverket trenger mer tid til å bli implementert for å sikre at selskaper og offentlige aktører får tid til å oppdatere systemene sine og overholde de nye kravene.
For å sikre at organisasjonen din er klar i tide, anbefales det at du begynner å bruke eIDAS-kompatible e-signaturløsninger nå og forbereder deg på de økte kravene til sikkerhet og identifikasjon.
Typer e-signaturer og deres juridiske status
eIDAS anerkjenner tre typer elektroniske signaturer:
- Standard e-signatur (SES): enkel signering, f.eks. ved å skrive inn navnet ditt eller krysse av i en boks. Egnet for kontrakter som ikke krever høy sikkerhet.
- Avansert e-signatur (AES): Signaturen er unikt knyttet til underskriveren og kan verifiseres. Brukes ofte i selskaper og i juridiske sammenhenger.
- Kvalifisert e-signatur (QES): Det høyeste nivået, som tilsvarer en håndskrevet signatur og krever sertifisering av en betrodd tjenesteleverandør (QTSP).
Praktisk eksempel: En eiendomsmegler som jobber med internasjonale kjøpere, kan bruke kvalifiserte e-signaturer (QES) for å sikre at boligkontrakter er juridisk bindende uavhengig av hvor kjøperen befinner seg.
Les også: How to ensure that e-signatures are valid in EU transactions
Sikkerhet og GDPR: Hva med digitale signaturer?
Ettersom e-signaturer ofte inneholder personopplysninger, er de regulert under GDPR. Dette betyr blant annet at selskaper som bruker digitale signaturer, må sørge for at
- De har et juridisk grunnlag for å samle inn og lagre signaturdata.
- Sikre autentiseringsmetoder brukes for å beskytte identiteten til den som signerer.
- Underskriverne blir informert om hvordan dataene deres håndteres og lagres.
- Signeringssystemet som brukes, har innebygd databeskyttelse, for eksempel kryptering og tilgangskontroll.
- Underskrivernes personopplysninger er korrekte.
Hvordan Oneflow hjelper organisasjoner med å overholde e-signaturlovene
Oneflow er en e-signaturplattform som er fullt kompatibel med eIDAS 2.0, noe som gjør det enkelt for selskaper å tilpasse seg de nye kravene og effektivisere prosessene sine. I Oneflow tilbys en løsning som håndterer alle tre typer e-signaturer (SES, AES, QES), noe som betyr at bedrifter kan velge riktig type signatur avhengig av sikkerhetsnivået som kreves for en bestemt kontrakt.
Automatisert kontraktshåndtering og juridisk compliance
Oneflow er utviklet for å automatisere hele prosessen med kontraktshåndtering, fra å skape og redigere kontrakter til signering og arkivering. Dette betyr at selskaper kan redusere manuelt arbeid og administrativt bryderi, samtidig som de sikrer at de overholder eIDAS 2.0 og andre relevante lover. Plattformen gjør det også mulig å utarbeide dokumenter som er skreddersydd for spesifikke behov i selskapene, og sikrer at de er juridisk bindende ved bruk av kvalifiserte e-signaturer (QES).
Sikker autentisering og identifikasjon
Oneflow tilbyr sikker autentisering og identifisering av underskrivere ved hjelp av metoder som er kompatible med European Digital Identity (EUDI Wallet). Dette gjør det mulig for bedrifter å sikre at personen som signerer et dokument, er den han eller hun utgir seg for å være, noe som øker sikkerheten i hele prosessen. Ettersom eIDAS 2.0 stiller høye krav i autentisering, er det viktig å bruke en plattform som garanterer at alle signaturer blir autentisert på en måte som oppfyller de høye sikkerhetskravene.
Oneflow og GDPR
Ettersom digitale signaturer ofte involverer personopplysninger, må bedrifter være spesielt nøye med å overholde GDPR. Oneflow sørger for at alle personopplysninger som samles inn ved signering av dokumenter, håndteres på en måte som oppfyller de strenge kravene i GDPR.
Tilpasning til eIDAS 2.0: Hva bør selskaper gjøre?
Tilpasning til eIDAS 2.0 krever både tekniske og administrative tiltak. Selskaper bør:
- Velg en e-signaturløsning som er i samsvar med eIDAS 2.0: Det er viktig å bruke en pålitelig og sikker e-signaturtjeneste som er i samsvar med eIDAS 2.0, og som kan håndtere både avanserte og kvalifiserte signaturer.
- Automatiser kontraktshåndteringen: Ved å integrere en plattform som Oneflow kan selskaper effektivisere prosessene sine og sikre at alle kontrakter er juridisk bindende og i samsvar med nye forskrifter.
- Gi de ansatte opplæring: Sørg for at alle ansatte forstår de nye e-signaturlovene og hvordan de påvirker selskapene dine.
Hold deg oppdatert om lovendringer: Ettersom eIDAS 2.0 vil bli implementert i faser i løpet av 2025, er det viktig å holde seg informert om eventuelle endringer og oppdateringer av regelverket.
Konklusjon
De nye e-signaturreglene, inkludert eIDAS 2.0, vil ha stor innvirkning i selskaper og deres håndtering av digitale kontrakter. Ved å tilpasse seg de nye reglene kan selskapene ikke bare sikre juridisk compliance, men også effektivisere sine prosesserbare prosesser og øke sikkerheten i sine digitale transaksjoner. Oneflows tjenester hjelper selskaper ved å tilby en plattform som håndterer alle typer e-signaturer og gjør det mulig for kundene å sikre at alle kontraktene deres håndteres på en sikker og juridisk bindende måte.
Ved å velge de riktige verktøyene og forberede seg nøye, kan organisasjonen din dra nytte av mulighetene som eIDAS 2.0 gir til å gjøre selskaper raskere, sikrere og mer effektive.
Fremtidssikre kontraktene dine med Oneflow med en gang. Prøv det gratis!
Ansvarsfraskrivelse:
All informasjon på denne siden kommer fra offentlig tilgjengelige kilder og er samlet inn gjennom søk via søkemotorer som Google, Bing og ChatGPT. Oneflow garanterer ikke nøyaktigheten, fullstendigheten eller aktualiteten til informasjonen og påtar seg derfor ikke noe ansvar for eventuelle feil, utelatelser eller mangler. Beslutninger basert i denne informasjonen tas på egen risiko, og vi anbefaler alltid at du selv verifiserer dataene før du handler.
