Kontrakter er ryggraden i alle selskaper, men de kommer med tidsfrister. Hvis du ignorerer eller misforvalter utløpsdatoer for kontrakter, kan det føre til at du går glipp av muligheter, serviceavbrudd og unødvendige kostnader. Det er avgjørende å holde oversikt over disse datoene for å unngå kaos og sikre at selskapene dine fungerer som de skal.
Vår nylige undersøkelse blant 200 fagfolk avdekket noen vanlige fallgruver i kontraktshåndteringen. For eksempel lagrer 17 % av selskapene kontraktene i lokale disker, noe som gjør det lett å miste oversikten over utløpsdatoer.
Denne artikkelen tar for seg hvorfor det er viktig å ha oversikt over kontraktsfrister, risikoen ved å forsømme dem og enkle strategier for å holde seg i rute.
Hvorfor utløpsdatoer for kontrakter er viktig
Utløpsdatoen for en kontrakt er ikke bare slutten på en avtale – det er en mulighet. Det hjelper deg å ha disse datoene i bakhodet:
- Unngå avbrudd: Forny kontrakter i tide for å holde kritiske tjenester i gang
- Forhandle frem bedre vilkår: Bruk fornyelsesperioden til å diskutere priser, omfang eller andre vilkår som passer bedre til dine behov
- Hold deg i samsvar med regelverket: Sørg for at du oppfyller lovpålagte krav ved å administrere avtaler proaktivt
Når du sporer utløpsdatoer på en effektiv måte, har du kontroll. Du kan planlegge fremover, unngå bråk i siste liten og ta beslutninger som kommer sluttresultatet til gode.
Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide
Risikoen ved å gå glipp av kontraktens utløpsdato
Manglende oversikt over utløpsdatoer for kontrakter kan føre til mer enn bare mindre ulemper. Her er hva som står på spill:
- Økonomiske tap: Kontrakter som fornyes automatisk uten å bli gjennomgått, kan låse deg til høyere priser eller ugunstige vilkår
- Problemer med driften: Utløpte avtaler kan forstyrre tjenester, forsinke prosjekter eller til og med føre til juridiske komplikasjoner
- Tapte muligheter: Uten sporing i tide kan du gå glipp av muligheter til å reforhandle kontrakter slik at de passer bedre til selskapenes behov
Selskapene i undersøkelsen vår rapporterte for eksempel om betydelige utfordringer forårsaket av fragmenterte systemer for kontraktshåndtering. 70,67 % av respondentene bruker 2-3 verktøy for kontraktshåndtering, noe som gjør det vanskeligere å opprettholde synlighet og kontroll over tidsfrister.
Enkle måter å holde seg oppdatert på utløpsdatoer for kontrakter
Heldigvis trenger det ikke å være komplisert å holde styr på utløpsdatoer. Her er noen praktiske steg for å holde alt i rute:
- Sentraliser kontraktene dine
Lagre alle kontraktene dine i ett sikkert, organisert system. Dette sikrer at du har enkel tilgang til nøkkelinformasjon, for eksempel utløpsdatoer, og reduserer risikoen for å miste dokumenter. - Still inn automatiske påminnelser
Bruk en kontraktsplattformer eller til og med kalenderappen din til å sette opp varsler for kommende utløp. Automatiserte påminnelser sørger for at ingenting glipper. - Gjennomgå kontrakter regelmessig
Planlegg regelmessige gjennomganger for å identifisere kontrakter som nærmer seg utløpsdatoen. Bruk denne tiden til å vurdere om du skal fornye, reforhandle eller la dem utløpe. - Tildel ansvar
Utpek et teammedlem eller en avdeling som har ansvaret for kontraktshåndteringen. Et tydelig eierskap sikrer at tidsfrister overholdes og at ingenting faller mellom stolene.
Ved å følge disse stegene kan du skape et enkelt og pålitelig system for kontraktshåndtering uten unødvendig stress.
Hva dataene forteller oss
Undersøkelsen vår avdekket noen bekymringsfulle praksiser når det gjelder lagring og sporing av kontrakter:
- 17 % av bedrifter lagrer kontrakter lokalt, der de lett kan bli oversett
- 32,67 % sporer utløpsdatoer for kontrakter manuelt, noe som gir rom for menneskelige feil
- 9 % av selskapene har ikke oversikt over utløpsdatoer i det hele tatt, noe som innebærer en betydelig risiko for å gå glipp av tidsfrister og miste muligheter
Disse tallene understreker hvor viktig det er å gå bort fra manuell sporing og over til mer automatiserte, sentraliserte systemer.
Bruksklare kontraktsmaler i Oneflow
Derfor lønner det seg å håndtere utløpsdatoer godt
Kontraktshåndtering handler ikke bare om å unngå problemer – det handler om å skape muligheter. Med det rette systemet på plass kan du gjøre det:
- Spar tid: Automatiserte påminnelser og sentraliserte systemer reduserer tiden som går med til å lete etter kontrakter eller spore tidsfrister manuelt
- Spar penger: Ved å gjennomgå kontraktene før de fornyes, kan du reforhandle vilkårene og potensielt redusere kostnadene
- Reduserer stress: En oversiktlig, organisert prosess gir deg ro i sjelen, i visshet om at du ikke går glipp av noe viktig
Når du tar kontroll over kontraktene dine, tar du kontroll over selskapene dine.
Les også: Hva skjer med kontrakter når de utløper?
Sammendrag
- Kontraktens utløpsdatoer er avgjørende for å unngå avbrudd, økonomiske tap og tapte muligheter
- Mange selskaper sliter med sporing på grunn av fragmenterte systemer eller manuelle prosesser, noe som øker risikoen
- Sentralisert lagring, automatiserte påminnelser og regelmessige gjennomganger er enkle, men effektive strategier for å håndtere kontraktsfrister
Ikke la deg overrumple av utløpsdatoer for kontrakter. Begynn å spore utløpsdatoer for kontrakter i dag for å sikre at selskapene dine ligger i forkant og er i forkant av alle frister.
