Mindex

Mindex får full oversikt og høyere effektivitet i alle kontrakter med Oneflow

Mindex er et teknologiselskap med mer enn tre tiår med erfaring innen utvikling av programvareløsninger og -tjenester for kunder i en rekke bransjer. Selskapet holder til i Rochester, New York, og opererer innen flere forretningsområder – fra profesjonelle programvareutviklingstjenester til sine egne produkter rettet mot grunnskole- og videregående opplæring.

“Vi har eksistert i over 30 år. Vi tilbyr profesjonelle tjenester hvor vi hjelper andre selskaper med integrasjoner eller skreddersydd programvareutvikling, og vi har også vår egen produktlinje som er fokusert på skoler,” forklarer Lee Iannone, Business Analyst i Mindex. “Så mens Oneflow hjelper selskaper med å effektivisere kontraktsprosesser, hjelper vi skolene med å håndtere data, karakterer og spesialundervisningsprogrammer.”

I dag har Mindex nærmere 400 ansatte og fortsetter å vokse både innen tjenester og produkter. Etter hvert som organisasjonen ble større, ble også kontraktshåndteringen mer fragmentert.

Utfordring: Ulike arbeidsflyter og begrenset innsikt

Før Oneflow brukte Mindex en kombinasjon av Word-dokumenter, SharePoint og DocuSign for å håndtere kontrakter. Hver avdeling hadde sitt eget oppsett, noe som skapte siloer og begrenset oversikt for ledelsen. “Vi hadde egentlig aldri en god måte å si: ‘Hvor er alle kontraktene våre?'” forteller Lee. “Vi ønsket et helhetlig bilde – hvor mange kontrakter som var lukket, hvilke verdier de hadde, og hvilke som var abonnementskontrakter kontra prosjektbaserte avtaler.”

Mangelen på struktur skapte også driftsmessige utfordringer. Kontrakter ble lagret ulike steder, godkjenningsflyter varierte fra team til team, og det fantes ikke et sentralt arkiv for frister eller fornyelser. “Jeg pleide å føre en manuell liste,” sier Lee. “Folk sendte meg en e-post når en kontrakt var signert – hvis de husket det. Hvis ikke, hadde jeg ingen anelse. Det gjorde rapportering vanskelig og skapte unødvendig risiko.”

For å støtte selskapets vekst og sikre smidig samarbeid på tvers av avdelinger trengte Mindex en sentralisert, fleksibel og integrert plattform som kunne håndtere alle typer kontrakter – fra arbeidsbeskrivelser og milepælsbaserte prosjekter til årlige abonnementer.

Løsning: Én plattform for alle kontrakter

Lee fikk i oppgave å finne riktig løsning. Hun ledet en omfattende evaluering av syv ulike leverandører og utviklet en detaljert vurderingsmatrise med “må-ha”, “nice-to-have” og “bonus”-funksjoner. “Vi trengte noe fleksibelt nok til å håndtere ulike maler, godkjenningsoppsett og kontraktstyper – men ikke så komplekst at det ble overveldende. Det måtte være kraftig, men enkelt å bruke.”

Mindex valgte til slutt Oneflow på grunn av kombinasjonen av fleksibilitet og brukervennlighet – og ikke minst den innebygde integrasjonen med HubSpot, som var et viktig krav. “HubSpot er kritisk for oss. Vi bruker det mye, så vi trengte noe som fungerte sømløst med det,” sier Lee. “Det var bare et par plattformer som gjorde det skikkelig bra – og Oneflow var best.”

Under implementeringen jobbet Oneflows onboarding- og kundesuksessteam tett sammen med Lee for å sette opp maler, importere eldre kontrakter og lære opp ansatte på tvers av avdelinger. “Onboardingen var veldig enkel. Jeg kunne forklare alt til teamet vårt fordi Oneflow forklarte det så tydelig til meg,” forteller hun.

Resultater: Ett sannhetsgrunnlag og raskere kontraktsprosesser

Med Oneflow håndterer Mindex nå alle kontrakter – både kunde- og leverandøravtaler – på ett sted. Effekten kom raskt.

Raskere kontraktsoppretting og mindre manuelt arbeid

“Fra første steg i kontraktsprosessen er alt enklere,” forklarer Lee. “Vi har alltid oppdaterte, godkjente maler, konsekvent design, og kontrakter som fylles automatisk med HubSpot-data. Ikke mer kopiering og liming fra Word eller Excel.”

Automatiseringen har redusert tiden brukt på kontrakter betydelig. “En av våre ansatte sa at tiden hun bruker på kontrakter bokstavelig talt ble halvert,” sier Lee. “Det var en stor seier.”

Full oversikt på tvers av team

Nå har ledere, økonomi og salg tilgang til de samme, oppdaterte dataene. Kontrakter er enkle å finne, spore og håndtere – uten å måtte lete i delte mapper eller utdaterte filer. “Når jeg trenger å finne en kontrakt, vet jeg nøyaktig hvor den er – siste versjon, ingen forvirring. Det er vår kilde til sannhet,” sier Lee. “Ledergruppen får til og med en e-post hver gang en kontrakt signeres. Det har blitt et øyeblikk av både synlighet og feiring.”

Bedre samarbeid internt og eksternt

Oneflow har også styrket samarbeidet mellom Mindex’ avdelinger og deres kunder. “Vi pleide å være avhengige av e-poster og kommentarer i Word-dokumenter. Nå samarbeider vi direkte i Oneflow,” sier Lee. “Kommentar- og samarbeidsverktøyene er synlige, sporbare og enkle å bruke – også for kundene. Det har redusert misforståelser og gjort samarbeidet mye smidigere.”

Team som tidligere jobbet i siloer, deler nå en felles prosess. “Vi har fått en intern Oneflow-brukergruppe. Vi deler beste praksis, spør hvordan andre bruker plattformen, og samarbeider som én organisasjon. Det fantes ikke før,” sier Lee.

HubSpot-integrasjonen: Den manglende brikken

Integrasjonen med HubSpot ble raskt en favoritt i organisasjonen. Den gjør det mulig å generere kontrakter direkte fra HubSpot, med automatisk utfylling av kundedata. “Det er utrolig. Du kan gå fra første kontakt til signert kontrakt uten å forlate HubSpot. Det er plug-and-play, og det bare fungerer. Vi spurte oss selv: Er det virkelig så enkelt?” sier Lee.

Integrasjonen sørger også for at all data holdes synkronisert, reduserer merarbeid og holder salg og økonomi i takt. “Vi kan nå bruke HubSpot-rapportering og pipeline helt frem til signert kontrakt. Det var den manglende brikken – og Oneflow fylte gapet perfekt.”