Om du undrar hur man skriver ett avtal har du kommit till rätt ställe. Det är trots allt viktig information att känna till. Vi har därför sammanställt en praktisk liten guide.
Avtal är en stor del av vår vardag, från bankkonton till arbete och bostad, vi måste skriva på för många av livets väsentligheter. I den här artikeln tar vi därför en titt på grunderna för avtalsskrivning och hur bra avtalsprogramvara kan göra hela processen smidig från början till slut.
I den här guiden till hur man skriver ett avtal tittar vi närmare på:
- Användning av mallar
- Ge en snabb översikt
- Inkludera alla detaljer som behövs
- Glöm inte att kontrollera det finstilta
- Signering av ditt avtal
En snabb juridisk anmärkning
Oneflow utvecklar, säljer och implementerar digitala system för avtalshantering och avtalsautomatisering. Vi, som tillhandahåller en SaaS-plattform för avtalsautomatisering, liksom många andra leverantörer i branschen, är inte i någon trovärdig position för att ge råd till någon eller något företag i juridiska frågor.
1. Användning av mallar
En avtalsprogramvara levereras ofta med inbyggda mallar, så att du kan få ett försprång när du skapar dina nya avtal. Oavsett om du skapar ett hyresavtal, ett telefonavtal eller ett anställningsavtal kan du komma igång utan att behöva lägga tid på att formatera ett dokument. Detta är ett starkt tips när man skriver ett avtal.
När du använder mallar tar du också bort mycket av det arbete som krävs för att skriva den allmänna juridiska översikten, så att du inte behöver oroa dig för motsägelser eller saker som inte är helt logiska senare. Förutom att spara tid bidrar mallar också till att säkerställa att alla oföränderliga delar av ditt avtal är identiska. Om du kopierar och klistrar in kan du ju missa en punkt eller ett kommatecken. Genom att använda mallar elimineras den risken.
Läs även: Hur marknaden för verkligt digitala kontrakt växer
2. Ge en snabb översikt
Redan i början av ett avtal måste du ge en snabb introduktion av vad avtalet handlar om. Om det till exempel är ett anställningsavtal kan du säga något i stil med: “Den anställde åtar sig att utföra X-rollen. Detta inkluderar arbetsuppgifterna A, B och C.”
Att ge en snabb överblick hjälper alla att förstå vad det är de faktiskt skriver under, och hjälper resten av avtalet att bli begripligt. Tänk på det som en snabb introduktion som hjälper till att vägleda resten av texten, lite som en uppsats. Så detta är en superviktig del av hur man skriver ett avtal.
När du är klar med din snabba översikt, se till att någon från ditt juridiska team tittar igenom den för att vara säker på att allt är rätt. Du vill naturligtvis inte bryta mot någon lag av misstag.
3. Inkludera alla detaljer som behövs
Mallar innehåller normalt tomma fält där du kan fylla i avtalsspecifika uppgifter. Det betyder inte bara namn och födelsedatum. Bra mallar innehåller fält för t.ex. webbplatslänkar, redigerbara prisfält eller till och med valbara alternativ.
Detta är särskilt användbart om du skapar kommersiella avtal. Om du t.ex. säljer försäkringar kan en bra mall låta dina kunder välja vilken plan de vill teckna när de slutför sitt avtal.
Men det kan också finnas lokala ändringar att göra. När det gäller hur man skriver ett avtal spelar lokala lagar roll.
Ta Sverige som ett exempel. Vi har en lag som innebär att varje anställd får en viss summa pengar till en hälsoaktivitet, till exempel ett gymkort. Den lag som reglerar detta måste skrivas in i svenska anställningsavtal, liksom hur mycket pengar den anställde har rätt till.
På samma sätt måste information om arbetstidsdirektivet i Storbritannien, som begränsar arbetstiden till 48 timmar i veckan, skrivas in i alla kontrakt. I avtalen måste det också stå att de anställda kan välja att inte omfattas av direktivet om de vill.
I grund och botten är lokala lagar viktiga och kan ha stor inverkan på vad du behöver skriva in i dina avtal. Därför är det alltid bäst att låta din jurist gå igenom allt.
Läs även: Ta reda på hur bra avtalsprogramvara hjälper dig att avsluta fler affärer
4. Glöm inte att kontrollera det finstilta när du skriver ett avtal
När ditt juridiska team har sett till att allt som ska finnas med i ditt avtal finns där, måste du dubbelkolla allt. Den som ska skriva under ett avtal kommer ju inte att tacka dig om du har stavat fel på hans eller hennes namn. När det gäller hur man skriver ett avtal är detta ett viktigt steg.
Det är här som bra avtalsprogramvara återigen hjälper. Om du bara har skapat ett avtal med hjälp av en PDF-fil måste du göra allt besväret med att redigera originaldokumentet innan du laddar ner det igen som en PDF. Med rätt avtalsprogramvara kan du helt enkelt göra live-redigeringar av avtalet utan att behöva ladda ner någonting.
När det gäller hur man skriver ett avtal har rätt programvara också en annan fördel för dig och ditt företag: tillägg. Om du har kommit till slutet av avtalsskrivningen och inser att du har missat en viktig person som undertecknare, kan du helt enkelt lägga till dem.
Allt du behöver göra är att skapa ett nytt fält och lägga till personens namn och ett signaturfält. Återigen utan att behöva ladda ner något nytt.
5. Signering av ditt avtal
Du har nu gjort det hårda arbetet. Du har skrivit avtalet och fått det granskat av din juristavdelning. Det är klart att användas. Nu behöver du bara få alla dina intressenter att skriva under. Det är återigen här som en stark avtalsprogramvara kommer in i bilden.
Tiden är förbi när du manuellt var tvungen att skicka en PDF med avtalet till flera intressenter i en viss ordning. Istället kan du nu göra allt detta på ett ställe, tack vare rätt programvara.
Genom att införa en kronologisk signeringsordning kan du göra dina avtal friktionsfria. Det innebär att dina intressenter måste underteckna ditt avtal i den ordning de behövs. Med flera olika signeringsmetoder behöver du inte heller vänta på att undertecknarna ska vara tillbaka i närheten av sina inkorgar. När det gäller hur man skriver ett avtal är undertecknandet lika viktigt som skapandet.
Läs även: Så skapar du en professionell online-signatur
Sammanfattningsvis
Om du funderar på hur du ska skriva ett avtal är en mall ett bra sätt att börja. Olika avtalsprogram erbjuder mallar för olika typer av avtal, från anställningsavtal till försäkringsavtal. Välj den mall som fungerar bäst och sätt igång.
I början av avtalet bör du sammanfatta de viktigaste punkterna. Se det som en kort introduktion, eftersom det kommer att hjälpa dig längre fram.
Därefter behöver du lägga till alla detaljer. Det inkluderar lagar som kommer att binda ditt kontrakt. Det är nu det är bra att låta någon från ditt juridiska team titta på det, bara för att se till att allt ser ut som det ska.
Koppla sedan på dina egna juridiska ögon och dubbelkolla allt. Om du ser några misstag här behöver du inte oroa dig. Bra avtalsprogram låter dig göra live-redigeringar, så att du inte behöver ladda ner och skicka om PDF-filer hela tiden.
Slutligen, se till att alla som behöver signera ditt kontrakt är närvarande i undertecknarfältet, och sedan är det bara att skicka.
