Så här säkerställer du att e-signaturer är giltiga i EU-transaktioner

Elektroniska signaturer i internationella transaktioner har förenklat den globala affärsverksamheten och gjort avtal och överenskommelser snabbare, effektivare och mindre beroende av pappersbaserade system. För att säkerställa att dessa signaturer är giltiga i olika jurisdiktioner krävs dock noggranna överväganden av internationella lagar, regionala bestämmelser och säkerhetsprotokoll.

Nedan följer en detaljerad guide för att säkerställa giltigheten av e-signaturer i internationella transaktioner, som omfattar internationellt erkännande, gränsöverskridande överväganden och eIDAS-förordningarna i Europeiska unionen (EU).

1. Internationellt erkännande av e-signaturer

Många länder har antagit lagar som erkänner giltigheten av elektroniska signaturer, ofta under inflytande av globala ramverk som FN:s kommission för internationell handelsrätt (UNCITRAL). Dessa ramverk syftar till att skapa konsekvens i hur e-signaturer behandlas över gränserna. Här är några viktiga aspekter av internationellt erkännande:

• UNCITRAL:s modellag om elektroniska signaturer (2001): Denna modellag fungerar som en grund för länder som vill införa regler för elektroniska signaturer. Den rekommenderar att e-signaturer ska anses vara juridiskt giltiga om de uppfyller samma krav som handskrivna signaturer, till exempel att identifiera undertecknaren och bevisa dennes avsikt.
• Förenta staterna (ESIGN-lagen): Den amerikanska lagen Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) säkerställer att e-signaturer är juridiskt giltiga för inhemska och internationella transaktioner, förutsatt att båda parter samtycker till att de används.
• Förordningen om elektronisk identifiering och betrodda tjänster (eIDAS): EU:s eIDAS-förordning fastställer ett standardiserat rättsligt ramverk för elektroniska signaturer i alla EU:s medlemsländer och säkerställer att de erkänns och verkställs.
• Bilaterala och multilaterala överenskommelser: Många länder har ingått överenskommelser om ömsesidigt erkännande som bekräftar att e-signaturer är giltiga över gränserna. EU och USA erkänner t.ex. elektroniska signaturer som används i transaktioner mellan regionerna under särskilda villkor.

Trots detta erkännande kan de specifika standarder som krävs för att e-signaturer ska anses vara giltiga skilja sig avsevärt mellan olika jurisdiktioner. Så ta dig tid att verkligen kontrollera vad som krävs av din signatur innan du signerar något.

Läs även: Elektronisk signatur: Fördelarna och hur det fungerar

2. Överväganden vid användning av elektroniska signaturer i internationella transaktioner

När företag använder e-signaturer i internationella transaktioner måste de se till att de uppfyller både lokala och internationella rättsliga krav. Nedan följer några viktiga överväganden:

• Elektroniska signaturers laglighet: Innan en internationell transaktion inleds är det viktigt att kontrollera att de berörda länderna erkänner e-signaturer som rättsligt bindande. Även om många jurisdiktioner har lagar som liknar UNCITRAL:s modell kan andra införa olika standarder för specifika typer av transaktioner (t.ex. fastigheter, testamenten).
• Nivå på den elektroniska signatur som krävs: Olika länder erkänner olika typer av e-signaturer, allt från enkla till avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer. Till exempel skiljer eIDAS mellan tre typer:
  1. Enkla elektroniska signaturer (SES): Grundläggande form av e-signaturer.
  2. Avancerade elektroniska signaturer (AES): Dessa signaturer måste identifiera och autentisera undertecknaren på ett unikt sätt.
  3. Kvalificerade elektroniska signaturer (QES): Den högsta säkerhetsnivån, som kräver ett digitalt certifikat från en betrodd leverantör. QES har samma juridiska tyngd som en handskriven signatur.
• Kulturella och juridiska särdrag: Vissa länder kräver att vissa typer av dokument, t.ex. notariserade överenskommelser eller fastighetsavtal, signeras personligen eller med en underskrift i bläck. Se till att e-signaturer är godtagbara för den aktuella typen av transaktion i alla berörda jurisdiktioner.
• Jurisdiktion och tvistlösning: Parterna bör i förväg komma överens om tillämplig jurisdiktion och tvistlösningsmekanism för det fall att det uppstår frågor om giltigheten av den elektroniska signaturen. Det är lämpligt att ta med särskilda klausuler om detta i avtalet.
• Säkerhet och datasekretess: Säkerhetsstandarderna varierar från land till land. Gränsöverskridande transaktioner som involverar e-signaturer bör använda kryptering och autentisering för att förhindra bedrägerier. Det är också viktigt att se till att dessa åtgärder överensstämmer med lokala dataskyddslagar, till exempel den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) i EU.
• Betrodda tjänsteleverantörer: Det är lämpligt att använda en betrodd tjänsteleverantör som är erkänd internationellt eller inom de berörda parternas jurisdiktioner.Dessa leverantörer erbjuder säkra digitala certifikat som kan uppfylla de avancerade och kvalificerade signaturkrav som ställs av många länder.

Läs även om detta: Allt du behöver veta om e-signaturer och eIDAS-förordningen

3. eIDAS-bestämmelser i EU:s medlemsstater

Förordningen om elektronisk identifiering, autentisering och betrodda tjänster (eIDAS) är EU:s rättsliga ram för e-signaturer och betrodda tjänster i medlemsländerna. Förordningen infördes för att skapa rättssäkerhet och standardisering för elektroniska transaktioner i hela EU. Nedan beskrivs de viktigaste delarna av eIDAS-förordningen och hur den tillämpas i medlemsländerna:

• Typer av elektroniska signaturer: eIDAS erkänner tre typer av e-signaturer, var och en med varierande nivåer av rättsligt erkännande:
  1. Enkla elektroniska signaturer (SES): Den grundläggande nivån av e-signaturer som kanske inte tillhandahåller identitetsverifiering.
  2. Avancerade elektroniska signaturer (AES): Dessa är säkrare och säkerställer att signaturen är unikt kopplad till den som signerar och kan upptäcka eventuella efterföljande ändringar av de signerade uppgifterna.
  3. Kvalificerade elektroniska signaturer (QES): Dessa signaturer kräver ett digitalt certifikat från en EU-godkänd leverantör och är juridiskt likvärdiga med handskrivna signaturer i alla medlemsländer.
• Ömsesidigt erkännande: En av de viktigaste funktionerna i eIDAS är det gränsöverskridande erkännandet av kvalificerade elektroniska signaturer och betrodda tjänster. En QES som utfärdats i ett EU-land måste erkännas och accepteras i alla andra medlemsländer, vilket säkerställer sömlösa transaktioner över gränserna.
• Kvalificerade tillhandahållare av betrodda tjänster (QTSP): Enligt eIDAS är det endast kvalificerade leverantörer av betrodda tjänster som kan utfärda de digitala certifikat som krävs för QES. Dessa leverantörer måste certifieras av nationella tillsynsorgan och är föremål för strikt reglering för att upprätthålla högsta möjliga säkerhet och förtroende.
• Rättssäkerhet och icke-diskriminering: eIDAS föreskriver att e-signaturer, oavsett form, inte får diskrimineras eller nekas rättslig verkan enbart på grund av att de är elektroniska. För att få högsta möjliga rättsliga erkännande föredras dock QES, särskilt i känsliga transaktioner som offentliga upphandlingar eller avtal med högt värde.
• eIDAS för företag utanför EU: Företag utanför EU som gör affärer med EU-enheter måste följa eIDAS om de vill säkerställa att deras elektroniska signaturer kommer att erkännas. Detta kan innebära att man använder en EU-erkänd leverantör av betrodda tjänster.

Sammanfattning av det viktigaste

För att säkerställa att e-signaturer är giltiga i internationella transaktioner måste företagen navigera genom en komplex uppsättning lagar och förordningar. Viktiga steg är att förstå internationella ramverk som UNCITRAL, säkerställa efterlevnad av lokala lagar, välja lämplig typ av elektronisk signatur och använda certifierade leverantörer av betrodda tjänster. För transaktioner inom EU tillhandahåller eIDAS-förordningen ett robust ramverk för ömsesidigt erkännande av elektroniska signaturer, vilket garanterar rättssäkerhet i alla medlemsstater. Genom att vidta dessa åtgärder kan företag minska riskerna och se till att deras e-signaturer håller vid rättsliga tvister eller verkställighetsåtgärder.