Exempel på affärsdokument: En komplett guide med lite hjälp från AI

Det kan vara svårt att veta var man ska börja med affärsdokument. Att hitta bra exempel på affärsdokument som hjälper dig att komma igång kan vara ännu svårare. Så i stället för att tjata på vårt juridiska team om att hjälpa till att ta fram några bra exempel på affärsdokument har vi bett AI att hjälpa till, ChatGPT, för att vara exakt.

Vilka är de vanligaste typerna av dokument som företag hanterar?

Så för att komma igång frågade vi AI “vilka är de vanligaste typerna av affärsdokument som företag hanterar?”

Företag hanterar en mängd olika typer av dokument, men här är några av de vanligaste:

1. Fakturor och kvitton: Dessa dokument används för att spåra försäljning och betalningar.
2. Avtal: Företag använder avtal för att upprätta överenskommelser med säljare, leverantörer, anställda och kunder.
3. Finansiella rapporter: Dessa dokument visar ett företags ekonomiska hälsa, inklusive intäkter, kostnader, tillgångar och skulder.
4. Affärsförslag och offerter: När ett företag bjuder på ett projekt eller försöker vinna nya affärer skapar de ofta förslag och offerter som de presenterar för potentiella kunder.
5. Inköpsorder: En inköpsorder är ett dokument som ett företag använder för att beställa varor eller tjänster från en leverantör.
6. Dokument för anställda: Företag hanterar en rad olika dokument som rör deras anställda, t.ex. CV, jobbansökningar, anställningsavtal och prestationsutvärderingar.
7. Juridiska dokument: Företag hanterar ofta juridiska dokument, t.ex. hyresavtal, patent, varumärken och licenser.
8. Marknadsföringsmaterial: Företag använder en rad olika marknadsföringsmaterial, t.ex. broschyrer, flygblad och annonser, för att marknadsföra sina produkter eller tjänster.
9. Rapporter: Företag skapar en mängd olika rapporter, inklusive försäljningsrapporter, lagerrapporter och finansiella rapporter, för att analysera data och fatta välgrundade beslut.
10. Korrespondens: Korrespondens omfattar e-postmeddelanden, brev och PM som företag skickar och tar emot från sina klienter, leverantörer och kunder.

Att be AI generera det besparade inte bara vårt juridiska team huvudvärk, vi kunde till och med gå och göra en kopp kaffe medan AI gjorde sina saker. Inte illa!

Den här listan med dokument är ju bra, men vad finns det för exempel på den här typen av dokument i praktiken?

Vi bad AI att ge oss några exempel på affärsdokument medan vi arbetade med ett annat fantastiskt innehåll som kommer snart. Vi frågade: “Skapa ett exempel på var och en av dessa typer av dokument med en kort beskrivning av var och en”.

De vanligaste typerna av dokument: Beskrivna och översatta

Här är vad AI hade att säga när vi bad den att ge exempel på affärsdokument med en beskrivning av när du skulle använda dem. Vi har översatt alla punkter nedan.

1. Fakturor och kvitton: En faktura är ett dokument som beskriver detaljerna i en försäljning, inklusive pris, kvantitet och betalningsvillkor. En faktura är ett dokument som beskriver detaljerna i en försäljning, inklusive pris, kvantitet och betalningsvillkor. Med Invoice Simple kan företag inte bara skapa fakturor utan också beräkna vinstmarginalen, vilket säkerställer att de prissätter sina produkter och tjänster på rätt sätt. Ett kvitto är ett dokument som bekräftar att betalning har gjorts. En restaurang kan t.ex. skicka en faktura till en cateringkund, och cateringkunden skickar ett kvitto efter att ha betalat fakturan.
2. Avtal: Ett avtal är en juridiskt bindande överenskommelse mellan två eller flera parter. Ett företag kan t.ex. använda ett avtal för att upprätta en överenskommelse med en leverantör om att leverera varor eller tjänster. I avtalet beskrivs villkoren för avtalet, inklusive pris, leveransdatum och betalningsvillkor.
3. Finansiella rapporter: Bokslut är dokument som visar ett företags ekonomiska hälsa. De omfattar vanligtvis en resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. Ett företag kan t.ex. skapa ett bokslut för att dela med sig till investerare eller för att skicka till en bank när man ansöker om ett lån.
4. Affärsförslag och offerter: Ett affärsförslag är ett dokument som beskriver en plan eller lösning på ett problem. En offert är ett dokument som beskriver kostnaden för att tillhandahålla varor eller tjänster. Till exempel kan en marknadsföringsbyrå skapa ett förslag för att presentera en ny reklamkampanj för en kund, och offerten skulle beskriva kostnaden för att genomföra kampanjen.
5. Inköpsorder: En inköpsorder är ett dokument som ett företag använder för att beställa varor eller tjänster från en leverantör. Den innehåller uppgifter som vilken produkt eller tjänst som efterfrågas, kvantitet och leveransdatum. Till exempel kan en återförsäljare skapa en inköpsorder för att begära en leverans av produkter från en leverantör.
6. Anställdas dokument: Anställningsdokument inkluderar CV, jobbansökningar, anställningsavtal och prestationsutvärderingar. Ett företag kan t.ex. ta emot en jobbansökan från en kandidat och använda den för att avgöra om de ska erbjuda personen ett jobb.
7. Juridiska dokument: Juridiska dokument omfattar leasingavtal, patent, varumärken och licenser. Ett företag kan t.ex. teckna ett hyresavtal för att hyra ett kontorsutrymme eller ansöka om patent för att skydda en ny uppfinning.
8. Marknadsföringsmaterial: Marknadsföringsmaterial omfattar broschyrer, flygblad och annonser som marknadsför ett företags produkter eller tjänster. Ett företag kan t.ex. skapa en broschyr för att visa upp sina produkter och tjänster eller skapa en annons att publicera på sociala medier.
9. Rapporter: Rapporter är dokument som analyserar data och ger insikter om ett företags verksamhet. Ett företag kan t.ex. skapa en försäljningsrapport för att analysera sina intäkter under en viss tidsperiod.
10. Korrespondens: Korrespondens omfattar e-postmeddelanden, brev och PM som företag skickar och tar emot från klienter, leverantörer och kunder. Ett företag kan t.ex. skicka ett e-postmeddelande till en kund för att bekräfta en beställning eller ta emot ett brev från en leverantör med en uppdatering om en leverans.

Därefter bad vi AI att generera 10 exempel på affärsdokument för vart och ett av dessa 10 områden. Vi bad AI att “generera 10 exempel på var och en av dessa 10 typer av affärsdokument som är giltiga inom EU”. Det är inte så att vi säger att dessa typer av affärsdokument inte existerar utanför EU, det är bara det att det är där vi är baserade och verkar från. Stockholm, för att vara exakt.

Skapa 10 exempel på var och en av dessa typer av affärsdokument som är giltiga inom EU

Teknik är ibland en ödesbestämd sak. AI är inte annorlunda. När vi bad den att generera ett svar på vår fråga hände det här.

Men vi höll ut – och till slut gav AI oss ett svar. Här är 10 exempel på varje typ av affärsdokument.

1. Fakturor och kvitton:
   1. Faktura för sålda varor inom EU
   2. Faktura för utförda tjänster inom EU
   3. Kvitto för betalning av varor inom EU
   4. Kvitto för betalning av tjänster som utförts inom EU
   5. Kreditnota för returnerade varor inom EU
   6. Kreditnota för tjänster som inte utförts inom EU
   7. Debetnota för extra avgifter på varor inom EU
   8. Debetnota för extra avgifter för tjänster inom EU
   9. Proformafaktura för varor som ska skickas inom EU
   10. Proformafaktura för tjänster som ska utföras inom EU
2. Avtal:
   1. Anställningsavtal för en tillsvidareanställning inom EU
   2. Anställningsavtal för en visstidsanställning inom EU
   3. Tjänsteavtal för en leverantör inom EU
   4. Tjänsteavtal för en kund inom EU
   5. Försäljningsavtal för varor inom EU
   6. Försäljningsavtal för tjänster inom EU
   7. Hyresavtal för en fastighet inom EU
   8. Leasingavtal för ett fordon inom EU
   9. Sekretessavtal för ett affärspartnerskap inom EU
   10. Partnerskapsavtal mellan två företag inom EU
3. Finansiella rapporter:
   1. Årsbokslut för ett företag inom EU
   2. Balansräkning för ett företag inom EU
   3. Resultaträkning för ett företag inom EU
   4. Kassaflödesanalys för företag inom EU
   5. Rapport över förändringar i eget kapital för ett företag inom EU
   6. Revisionsberättelse för ett företag inom EU
   7. Finansiell rapport för en icke-vinstdrivande organisation inom EU
   8. Budgetrapport för en statlig myndighet inom EU
   9. Skattedeklaration för företag inom EU
   10. Intäktsrapport för ett företag inom EU
4. Affärsförslag och offerter:
   1. Förslag på tjänster för utveckling av webbplatser
   2. Offert på tryckeritjänster för en marknadsföringskampanj
   3. Förslag på ett programvaruutvecklingsprojekt
   4. Offert för kontorsmaterial från en leverantör
   5. Förslag på konsulttjänster för att förbättra företagets effektivitet
   6. Offert på cateringtjänster för ett företagsevenemang
   7. Förslag på ett byggprojekt
   8. Offert på frakttjänster för en produktleverans
   9. Förslag på projekt för grafisk design
   10. Offert för transporttjänster för anställda
5. Inköpsorders:
   1. Inköpsorder för kontorsutrustning
   2. Inköpsorder för råmaterial för tillverkning
   3. Inköpsorder för IT-utrustning
   4. Inköpsorder för marknadsföringsmaterial
   5. Inköpsorder för mat och dryck till ett företagsevent
   6. Inköpsorder för kontorsmöbler
   7. Inköpsorder för rengöringsmedel för en byggnad
   8. Inköpsorder för verktyg och utrustning för byggnation
   9. Inköpsorder för medicinsk utrustning till ett sjukhus
   10. Inköpsorder för kläder till anställda
6. Dokument för anställda:
   1. Anställningsavtal
   2. Handbok för anställda
   3. Formulär för prestationsutvärdering
   4. Brev om anställningserbjudande
   5. Tidrapportering
   6. Sekretessavtal (NDA)
   7. Hälso- och säkerhetspolicy
   8. Brev om lönerevision
   9. Uppsägningsbrev
   10. Anmälningsblankett för förmåner
7. Rättsliga dokument:
   1. Samförståndsavtal
   2. Sekretessavtal (NDA)
   3. Partnerskapsavtal
   4. Avtal om överlåtelse av immateriell egendom
   5. Aktieägaravtal
   6. Allmänna villkor för en webbplats
   7. Anställningsavtal
   8. Låneavtal
   9. Leasingavtal
   10. Avtal om servicenivå
8. Marknadsföringsmaterial:
   1. Broschyrer
   2. Flyers
   3. Produktkataloger
   4. Inlägg på sociala medier
   5. Nyhetsbrev via e-post
   6. Reklamvideor
   7. Annonser
   8. Pressmeddelanden
   9. Försäljningsbrev
   10. Inbjudningar till event
9. Rapporter:
   1. Årlig ekonomisk redovisning
   2. Försäljningsrapport
   3. Rapport om marknadsföringskampanjer
   4. Marknadsundersökningsrapport
   5. Lägesrapport om projekt
   6. Hållbarhetsrapport
   7. Rapport om kvalitetssäkring
   8. Riskbedömningsrapport
   9. Rapport om personalfrågor
   10. Hälso- och säkerhetsrapport
10. Korrespondens:
    1. Email
    2. Brev
    3. Fax
    4. Minnesanteckningar
    5. Intern kommunikation
    6. Extern kommunikation
    7. Mötesprotokoll
    8. Agenda
    9. Noteringar
    10. Feedbackformulär

Listan är användbar, men vad har den att göra med effektiv hantering av dina avtal? Vi frågade AI om det också. Full transparens: vi bad den att skriva om Oneflow.

Hur hjälper Oneflow dig att hantera olika typer av avtal?

Oneflow är en molnbaserad programvara för avtalshantering som kan hjälpa dig att hantera olika typer av avtal på flera olika sätt. Här är några av funktionerna i Oneflow som kan hjälpa dig att hantera olika typer av avtal:

1. Anpassningsbara mallar: Med Oneflow kan du skapa anpassningsbara mallar för olika typer av avtal, t.ex. anställningsavtal, sekretessavtal, försäljningsavtal och mycket mer. Du kan enkelt skapa en mall som passar dina specifika behov och krav.
2. Enkelt samarbete: Oneflow möjliggör samarbete mellan flera parter som är inblandade i ett avtal, t.ex. leverantörer, kunder och jurister. Du kan enkelt bjuda in andra att granska och signera avtal och följa utvecklingen i realtid.
3. Automatiserade arbetsflöden: Oneflow erbjuder anpassningsbara arbetsflöden som gör att du kan automatisera processen för avtalshantering. Du kan ställa in automatiska uppgifter och påminnelser för att säkerställa att avtal granskas, godkänns och signeras i tid.
4. Säker lagring av dokument: Oneflow tillhandahåller ett säkert onlinearkiv där du kan lagra alla dina avtal och relaterade dokument. Detta säkerställer att dina avtal är lättillgängliga och säkra.
5. Analys och rapportering: Oneflow tillhandahåller analys- och rapporteringsverktyg som gör att du kan spåra statusen för dina avtal, övervaka prestanda och identifiera områden som kan förbättras.

Oneflow kan hjälpa dig att hantera olika typer av avtal genom att tillhandahålla anpassningsbara mallar, enkelt samarbete, automatiserade arbetsflöden, säker dokumentlagring samt analys och rapportering. Dessa funktioner kan hjälpa dig att effektivisera avtalshanteringsprocessen och säkerställa att dina avtal hanteras effektivt.

Sammanfattningsvis

Det finns 10 viktiga typer av affärsdokument. Här finns bara 10 exempel på olika typer av affärsdokument. Dessa 10 typer av dokument är helt avgörande för alla företag.

Men när det gäller avtal har AI fler användningsområden än bara hur vi har använt det för dessa exempel på affärsdokument. Bra programvara för avtalshantering har AI inbyggt. Så du kan skapa avtal från grunden eller generera en mall på bara några ögonblick.

Klicka här om du vill veta mer om AI i avtalshanteringsprogram och hur det kan hjälpa dig att skapa exempel på affärsdokument som dessa.