När försökte du senast ändra en PDF-fil utan att slita av dig håret? Ja, just det. Vi lever i en tid då allt annat har blivit digitalt och smidigt – men många organisationer sitter fortfarande fast i gamla avtalsprocesser med Word, PDF och e-post. Det är dags att glömma statiska dokument. Låt oss introducera dig till dynamiska avtal – och varför de är framtiden.
Tiden för statiska avtal är förbi
Traditionella avtal har länge varit Word- eller PDF-dokument som skickats fram och tillbaka via e-post. Processen är ofta långsam, manuell och full av fallgropar:
- Versionskontroll blir snabbt en mardröm
- Fel och försummelser smyger sig in
- Signaturer tar längre tid eftersom människor måste skriva ut, skanna och skicka tillbaka
- Bristande överblick över status och framsteg
I en alltmer snabbrörlig värld räcker det inte längre. Dynamiska avtal håller på att ta över – och de gör mer än att bara digitalisera ett pappersark.
Vad är egentligen ett dynamiskt avtal?
Ett dynamiskt avtal är levande, interaktivt och digitalt. Till skillnad från statiska dokument (t.ex. PDF och Word) kan du med ett dynamiskt avtal
- Anpassa, fyll i och ändra information i realtid.
- Samarbeta med kollegor eller kunder direkt i avtalet
- Automatisera delar av processen, till exempel att fylla i kundinformation, priser och villkor
- Signera elektroniskt – utan att lämna dokumentet
Föreställ dig ett avtal som fungerar mer som en modern webbplats än som ett stelt dokument. Det är precis vad dynamiska avtal gör möjligt.
5 skäl att byta till dynamiska avtal
1. Minska antalet fel och missförstånd
När avtal automatiskt hämtar information (t.ex. namn, priser och datum) direkt från ditt CRM-system eller andra system undviker du stavfel och inaktuell information. Mallar och variabler ser till att du alltid använder rätt format och innehåll.
2. Spara tid – allt sker i ett flöde
Glöm versioner som flyger fram och tillbaka. Med dynamiska avtal kan både interna och externa parter göra ändringar, slutföra och underteckna direkt i samma dokument – utan att lämna plattformen.
3. Bättre kundupplevelse
Dina kunder behöver inte skriva ut, signera, skanna och skicka tillbaka. Istället får de en enkel, mobilvänlig lösning där de kan läsa, anpassa och signera på några sekunder.
4. Full kontroll och realtidsöversikt
Du kan alltid se vem som har öppnat, läst och skrivit under avtalet. Du behöver inte fundera på om affären kommer att slutföras, och du kan följa processen i realtid.
5. Integrationer och automatisering
Dynamiska avtal fungerar sömlöst med CRM-system, redovisningssystem, HR-system och mycket mer – tack vare smarta integrationer. När avtalet är undertecknat kan informationen automatiskt flöda till andra system för uppföljning, fakturering eller onboarding.
6. AI hjälper dig att arbeta smartare med avtal
I takt med att artificiell intelligens (AI) fortsätter att utvecklas erbjuder den organisationer stora möjligheter att effektivisera verksamheten, minska riskerna och driva tillväxt. Genom att använda AI i system för avtalshantering kan organisationer få en konkurrensfördel i dagens dynamiska affärslandskap.
Läs även: AI-avtalshantering: Vad du behöver veta
Varför du bör skippa Word och PDF för avtal
Word och PDF har aldrig utformats för modern avtalshantering.
- Word och PDF har aldrig utformats för modern avtalshantering.
- Versionskontroll blir snabbt rörigt
- Det krävs för mycket manuellt arbete och uppföljning
- Den är opålitlig och svår att spåra
När andra delar av din verksamhet har automatiserats och digitaliserats, varför skulle då avtalen släpa efter?
Läs mer: Vad är avtalsförvaltning? En komplett guide
Hur fungerar dynamiska avtal i praktiken?
Låt oss säga att du använder Oneflow:
1. Välj en avtalsmall
Avtalet levereras komplett med rätt fält, anpassade för dig och din bransch.
Kostnadsfria avtalsmallar i Oneflow
2. Fyll i data automatiskt
Information som t.ex. kundens namn, pris, datum och villkor hämtas automatiskt från CRM-systemet.
3. Skicka till kund för underskrift
Kunden får en enkel länk, öppnar avtalet och kan anpassa vissa detaljer om du ger dem tillgång till det.
4. Hålla koll på framstegen
Du ser när avtalet öppnas och får ett meddelande när det är undertecknat.
5. Automatisk lagring och uppföljning
När allt är undertecknat lagras avtalet på ett säkert sätt och kan automatiskt skapa nästa steg, till exempel fakturering eller onboarding.
Läs även: Vad är avtalsförvaltning? En komplett guide
Hållbarhet och säkerhet: Inte bara en bonus
Dynamiska avtal sparar inte bara papper och tid – de gör också skillnad för miljön:
- Pappersfritt = lägre miljöpåverkan
- Säker lagring och kryptering för säker hantering av känslig information
- GDPR och lagstadgad dokumentation blir enklare att följa
Radisson Hotel Group, Stockholm Exergi och Casall PRO är bara några av de företag som har gått över till dynamiska avtal med Oneflow för att arbeta smartare och grönare.
Framtiden är dynamisk
Dynamiska avtal handlar inte bara om att digitalisera pappersarbete – det handlar om att förändra vårt sätt att arbeta med avtal.
Snabbare processer
Bättre upplevelser för både medarbetare och kunder
Färre fel, mer kontroll
Så frågan är: Hur länge ska du fortsätta med Word och PDF?
Boka en demo idag och se hur dynamiska avtal kan spara dig tid och huvudvärk!
