Fastnar du ofta i en virvelvind av formatering, utskrift, skanning och omformatering, allt för att få den där streckade linjen signerad? Att avsluta affärer och slutföra avtal kan vara riktigt jobbigt när man är fast i den mörka tidsåldern med penn-och-papperssignering, där dokument måste skrivas ut, signeras och skannas in igen. Men en ny gryning med snabbare och effektivare dokumentunderskrifter är här, och den kommer med tekniken för e-signaturer.
E-signaturers inverkan på affärsutvecklingen
Låt oss börja med kärnfrågan: hur kan e-signeringar främja din affärsutveckling? Det visar sig att dessa små elektroniska klotter kan utföra ganska kolossala prestationer. Här är några exempel:
Ett enormt steg mot ökad effektivitet i verksamheten
Ofta är det inte bara besluten som avgör hur snabbt verksamheten går, utan även förmågan att snabbt genomföra besluten. Ju snabbare avtal undertecknas, affärer slutförs och godkännanden säkras, desto snabbare kan du gå vidare till nästa kapitel i din affärsberättelse.
Genom att integrera e-signaturer i era arbetsflöden minskar ni tiden som går åt till att vänta på att utskrivna dokument ska signeras och returneras, så att ni kan fokusera på att säkra affärer istället för att krångla med pappersarbete.
Frigör globala möjligheter
I en traditionell signeringsmiljö skulle tanken på att sluta ett avtal med en kund på andra sidan jordklotet vara ofattbar. De som vill göra affärer på avlägsna platser måste antingen göra resan själva eller anförtro sina kontrakt till andra.
Men med e-signaturer är allt som står mellan en signatur och dokumentet några få klick på en knapp. Denna nyvunna frihet leder till bredare affärshorisonter och gör det möjligt för små och medelstora företag att nå ut utan att hindras av geografiska eller tidsmässiga hinder.
Läs mer här: Så använder du Oneflows e-signaturer inom utbildning och skola
Förbättra kundens onboarding-upplevelse
Även om du är ett fan av pappersjakten är oddsen höga att dina kunder kanske inte delar din entusiasm. Att hålla fast vid arkaiska metoder för att signera dokument kan oavsiktligt ge en känsla av att ditt företag ligger bakom kurvan, vilket inte är exakt det mest tilltalande utseendet i progressiva kunders ögon.
Genom att implementera e-signeringar kommer kunderna att se att ditt företag är framtidsinriktat och uppdaterat med branschtrender. Dessutom behöver de inte längre gå igenom en lång sång och dans med att skriva ut dokument, signera dem och faxa tillbaka dem, vilket gör att kunderna är mycket mer benägna att ge höga betyg till ditt företags introduktionsprocess.
Skottsäkert skydd
Till skillnad från fysiska signaturer, som kan kopieras, manipuleras eller förfalskas, erbjuder e-signaturer en mycket bättre säkerhetsmatris. De är krypterade, kopplade till undertecknarens identitet och ger en tydlig verifieringskedja, vilket lämnar lite utrymme för bedrägeri eller obehörig åtkomst.
För företag som behöver vara extra vaksamma för att skydda sig själva och sina kunders data fungerar dessa extra säkerhetslager som en järnhård sköld mot illvilliga aktörer som kan försöka utnyttja svagheterna i ett system med penna och papper.
Minska kostnaderna och öka hållbarheten
Att minska onödiga utgifter är ett ständigt mål för företag av alla storlekar. Traditionella pappersbaserade signaturer är inte bara tidskrävande utan medför också påtagliga kostnader för tryck, porto och lagring. Dessutom har de en miljökostnad som blir allt svårare att motivera i dagens miljömedvetna affärsklimat.
E-signeringar, å andra sidan, kräver inga fysiska material och minskar därför sådana allmänna kostnader avsevärt. Genom att anta denna digitala strategi förbättrar företagen inte bara sin lönsamhet utan understryker också sitt engagemang för hållbarhet. Denna dubbla fördel kan vara ett övertygande förslag för potentiella partners och kunder som prioriterar miljöansvariga metoder.
Läs mer: 3 tips hur Oneflow minskar kostnaderna innan signering av avtal
Utnyttja elektroniska signaturer i olika branscher
Mångsidigheten med e-signeringar sträcker sig långt bortom bara styrelserummen och kontorsbåsen på typiska kontor. Olika sektorer har insett potentialen i detta verktyg och anpassat det till sina unika behov. Låt oss ta en rundtur i hur olika affärssektorer utnyttjar e-signering:
Kreativa byråer
För byråer – oavsett om det gäller reklam, PR eller marknadsföring – är processen för kundgodkännande en viktig del av arbetsflödet. Traditionella metoder för att signera innebär att man måste vänta i dagar eller till och med veckor på att få grönt ljus för ett projekt. Med e-signering kan pitcher, avtal och kampanjstrategier godkännas inom några minuter. Det innebär snabbare projektlanseringar och nöjdare kunder. Elektroniska signaturer gör det möjligt för virtuella assistenter att signera dokument snabbare, öka effektiviteten och ta bort pappersarbete från kunderna.
Utbildningsinstitutioner
Skolor, universitet och andra utbildningsinstitutioner hanterar ett ständigt flöde av dokument, från antagningsformulär till avtal med personal och forskningsanslag. E-signeringar förenklar detta flöde och gör det möjligt för studenter att skriva in sig, personal att anställa och forskare att starta projekt utan de traditionella pappersförseningarna. Eftersom distansutbildning blir allt vanligare gör e-signeringar det dessutom enkelt för lärare och studenter att hantera nödvändigt pappersarbete utan att någonsin sätta sin fot på campus.
Hälso- och sjukvårdstjänster
Med känsliga patientuppgifter och många byråkratiska förfaranden kan vårdinrättningar ha stor nytta av e-signeringar. Oavsett om det gäller samtyckesformulär, behandlingsplaner eller administrativa dokument säkerställer e-signeringar att dokument signeras, lagras och nås på ett säkert sätt, utan pappersbaserade system.
Läs mer: Elektronisk signatur: Fördelarna och hur det fungerar
Fastighetsbolag
Fastighetsmarknaden är inte främmande för mängder av pappersarbete. Från köpeavtal till hyresavtal, fastighetsmäklare och kunder finner sig ofta begravda i dokument. E-signeringar förändrar detta scenario genom att göra fastighetstransaktioner sömlösa och snabba. Både köpare och säljare kan signera dokument när de är på språng, vilket påskyndar affärsprocessen. Det ger också en nivå av transparens, eftersom varje signerad kopia kan spåras och verifieras, vilket minskar potentiella tvister.
Kraftfulla tillägg för att maximera effektiviteten för e-signering
Som man brukar säga, inget verktyg är en ö, särskilt inte i dagens sammankopplade digitala ekosystem. Så varför skulle din programvara för elektronisk signatur vara det? Genom att integrera lösningar för e-signering med andra digitala verktyg kan företag maximera sin potential och driva sina affärsutvecklingsinsatser till högre höjder.
Synkroniserad projektledning
Projekthanteringsverktyg är oumbärliga i den hektiska värld som präglar affärsinriktade organisationer, där det gäller att ha många bollar i luften. Genom att kombinera dessa verktyg med lösningar för e-signering kan avtal signeras i samma miljö där resten av projektet hanteras.
De flesta företag använder redan någon form av ramverk för uppgiftshantering, och genom att integrera elektroniska signaturer ökar effektiviteten ytterligare ett snäpp. Det innebär att man inte behöver lämna applikationen, öppna externa webbplatser eller filer och oroa sig för hur alla steg för att signera ett dokument passar in i den större bilden.
Smidig organisering av dokument
Ett dokuments resa tar inte slut när det signeras. Efter det viktiga klicket måste dokumenten lagras på ett säkert sätt, arkiveras på ett sätt som gör att de kan hämtas och återbesökas med jämna mellanrum. Genom att integrera programvara för e-signering med ett robust dokumenthanteringsverktyg möjliggörs automatisk lagring och enkel hämtning av signerade dokument.
Den här strategin hjälper dig att förhindra att ditt dokumentrike blir anarki och ser till att varje dokument – från det enklaste PM till det största avtal – hittar sin rätta plats. När allt kommer omkring är ett dokument bara så bra som din förmåga att hitta det när det är dags.
Läs också: Topp 4 fördelarna med SaaS avtalshantering
QR-koder för åtkomstkontroll
För att säkerställa att dina värdefulla dokument förblir orörda av obehöriga händer kan det ibland krävas ett extra lager av försvar mot illvilliga aktörer. QR-koder erbjuder en elegant lösning på detta problem genom att möjliggöra åtkomstkontroll över dokument genom att skanna en unik kod.
Implementering av denna teknik innebär att kunder kan krävas att skanna sin givna kod för att visa, signera eller redigera dokument online, vilket drastiskt ökar säkerheten och säkerheten för dina dokument. Allt du behöver göra är att välja en pålitlig QR-kodtillverkare för att skapa koderna och länka dem till dina dokument.
Slutsats
Oavsett om du är ett litet företag som vill öka hastigheten och effektiviteten eller en större organisation som behöver säker autentisering för avtal med högt värde, är e-signering den perfekta lösningen för alla dina behov av att signera dokument. Användningen av e-signaturer är inte bara bekväm, utan fungerar som en katalysator för global expansion, förstärker säkerheten, effektiviserar arbetsflöden och förbättrar kundrelationerna avsevärt.
Med en rad olika branscher – från kreativa byråer till vårdinstitutioner – som utnyttjar e-signeringens transformerande kraft är det uppenbart att denna teknik är universell i sin tillämplighet och oöverträffad i sin förmåga att förenkla processer. Så det är dags att säga adjö till den besvärliga metoden med papper och penna och kliva in i en värld där avtalen bara är ett klick bort.
