Er du ofte fanget i en virvelvind av formatering, utskrift, skanning og omformatering, alt for å få den stiplede linjen signert? Det kan være vanskelig å inngå avtaler og sluttføre kontrakter når du sitter fast i den mørke tidsalderen med signering med penn og papir, der dokumenter må skrives ut fysisk, signeres og skannes inn igjen. Men nå er en ny tid med raskere og mer effektiv dokumentsignering på vei, og det er e-signaturteknologien som bringer den til deg.
E-signering innvirkning på selskapets forretningsutvikling
La oss begynne med sakens kjerne: Hvordan kan e-signaturer sette fart i arbeidet med å utvikle selskapet ditt? Det viser seg at disse små elektroniske skribleriene kan utrette ganske kolossale bragder. Her er noen eksempler:
Et stort sprang for effektiviteten i selskapet
Ofte er det ikke bare beslutninger som bestemmer tempoet i selskapet, men også evnen til å gjennomføre disse beslutningene raskt. Jo raskere kontrakter blir signert, avtaler inngått og godkjenninger sikret, desto raskere kan du gå videre til neste kapittel i historien om selskapet.
Ved å integrere e-signaturer i arbeidsflyten reduserer du tiden du bruker på å vente på at utskrevne dokumenter skal signeres og returneres, slik at du kan fokusere på å sikre avtaler i stedet for å stresse med papirarbeid.
Frigjør globale muligheter
I et tradisjonelt signeringsmiljø ville det være ufattelig å inngå en avtale med en kunde på den andre siden av jordkloden. De som ønsker å gjøre selskaper på fjerne steder, må enten ta reisen selv eller overlate kontraktene sine til andre.
Men med e-signaturer er alt som står mellom en signatur og dokumentet, noen få klikk på en knapp. Denne nyvunne friheten betyr at små og mellomstore selskaper kan utvide virksomheten sin uten å bli hindret av geografiske eller tidsmessige barrierer.
Les også: Hvordan bruke Oneflow e-signaturer i utdanning og skoler
Forbedre onboarding-opplevelsen for kundene
Selv om du er en fan av papirjaget, er det stor sjanse for at kundene dine ikke deler din entusiasme. Hvis du holder fast ved arkaiske metoder for dokumentsignering, kan det utilsiktet gi inntrykk av at selskapet ditt henger etter i utviklingen, noe som ikke akkurat er det mest tiltalende i progressive kunders øyne.
Ved å implementere e-signaturer vil kundene se at bedriften din er fremtidsrettet og oppdatert på bransjetrender. I tillegg slipper de å gå gjennom en lang prosess med å skrive ut dokumenter, signere dem og fakse dem tilbake, noe som gjør det langt mer sannsynlig at kundene vil gi bedriftens onboarding-prosess gode karakterer.
Skuddsikker sikkerhet
I motsetning til fysiske signaturer, som kan kopieres, manipuleres eller forfalskes, tilbyr e-signaturer en langt bedre sikkerhetsmatrise. De er krypterte, knyttet til underskriverens identitet og gir et tydelig revisjonsspor, noe som gir lite rom for svindel eller uautorisert tilgang.
For selskaper som må være ekstra årvåkne når det gjelder å beskytte seg selv og sine kunders data, fungerer disse ekstra sikkerhetslagene som et vanntett skjold mot ondsinnede aktører som kan forsøke å utnytte svakhetene i et penn-og-papir-system.
Reduser kostnadene og øk bærekraften
Å kutte ned på unødvendige utgifter er et evigvarende mål for selskaper av alle størrelser. Tradisjonelle papirbaserte signaturer er ikke bare tidkrevende, men medfører også konkrete kostnader til trykking, porto og lagring. I tillegg har de en miljøkostnad som blir stadig vanskeligere å rettferdiggjøre i dagens miljøbevisste klima for selskaper.
E-signaturer krever derimot ingen fysiske materialer, noe som reduserer slike faste kostnader betydelig. Ved å ta i bruk denne digitale tilnærmingen kan selskaper ikke bare øke lønnsomheten, men også understreke sitt engasjement for bærekraft. Denne doble fordelen kan være et overbevisende tilbud til potensielle partnere og kunder som prioriterer miljøvennlig praksis.
Les også: Hvordan redusere kostnadene før kontraktsinngåelse med Oneflow
Utnyttelse av elektroniske signaturer på tvers av ulike bransjer
E-signaturens allsidighet strekker seg langt utenfor styrerommene og kontorlokalene på vanlige kontorer. Ulike bransjer har innsett potensialet i dette verktøyet og tilpasset det til sine unike behov. La oss ta en rundtur i hvordan ulike sektorer i selskapet utnytter e-signaturer:
Kreative byråer
For byråer – enten det gjelder reklame, PR eller markedsføring – er kundens godkjenningsprosess en viktig del av arbeidsflyten. Tradisjonelle signeringsmetoder innebærer at man må vente i dager eller uker på å få grønt lys for et prosjekt. Med e-signaturer kan pitcher, kontrakter og kampanjestrategier godkjennes i løpet av minutter. Dette betyr raskere prosjektgjennomføring og mer fornøyde kunder. Elektroniske signaturer gjør det mulig for virtuelle assistenter å signere dokumenter raskere, øke effektiviteten og fjerne papirarbeid fra kundene.
Utdanningsinstitusjoner
Skoler, universiteter og andre utdanningsinstitusjoner håndterer en konstant strøm av dokumenter, fra opptaksskjemaer til personalkontrakter og forskningsbevilgninger. E-signaturer forenkler denne dokumentflyten, slik at studenter kan melde seg på, ansatte kan ansettes og forskere kan sette i gang prosjekter uten de tradisjonelle papirstoppene. Ettersom fjernundervisning blir mer og mer utbredt, gjør e-signaturer det dessuten enkelt for lærere og studenter å håndtere nødvendig papirarbeid uten å måtte steppe inn på campus.
Helsetjenester
With sensitive patient data and many bureaucratic procedures, healthcare institutions can benefit immensely from e-signatures. Whether consent forms, treatment plans, or administrative documents, e-signatures ensure that records are signed, stored, and accessed securely, without the hustle of paper-based systems.
Les også: Elektronisk signatur: Fordelene og hvordan det fungerer
Eiendomsfirmaer
Eiendomsmarkedet er ikke fremmed for papirarbeid. Alt fra kjøpsavtaler til leiekontrakter gjør at eiendomsmeglere og kunder ofte drukner i dokumenter. E-signaturer endrer dette scenariet ved å gjøre eiendomstransaksjoner sømløse og raske. Både kjøpere og selgere kan signere dokumenter mens de er på farten, noe som fremskynder prosessen med å sluttføre handelen. Det gir også økt transparens, ettersom hver signerte kopi kan spores og verifiseres, noe som reduserer potensielle tvister.
Kraftige tilleggsprogrammer som maksimerer effektiviteten ved e-signering
Som de sier, ingen verktøy er en øy, spesielt ikke i dagens sammenkoblede digitale økosystem. Så hvorfor bør programvaren for elektronisk signatur være det? Ved å integrere e-signaturløsninger med andre digitale verktøy kan selskaper maksimere sitt potensial og drive forretningsutviklingen til nye høyder.
Synkronisert prosjektledelse
Prosjektstyringsverktøy er uunnværlige i den hektiske verdenen i selskaper, der det å ha mange baller i luften er en del av hverdagen. Ved å kombinere disse verktøyene med e-signeringsløsninger kan avtaler signeres i det samme miljøet der resten av prosjektet administreres.
De fleste selskaper bruker allerede en eller annen form for rammeverk for oppgavehåndtering, og integrering av elektroniske signaturer gjør det bare enda mer effektivt. Det betyr at du ikke trenger å forlate applikasjonen, åpne eksterne nettsteder eller filer og bekymre deg for hvordan alle stegene i dokumentsigneringen passer inn i det store bildet.
Idiotsikker organisering av dokumenter
Et dokuments reise slutter ikke når det er signert. Etter det viktige klikket må dokumentene lagres på en sikker måte, arkiveres på en måte som gjør det mulig å finne dem igjen, og med jevne mellomrom må de granskes på nytt. Ved å integrere e-signaturprogramvare med et robust dokumenthåndteringsverktøy kan signerte dokumenter lagres automatisk og enkelt hentes frem igjen.
Denne strategien vil bidra til å hindre at dokumentverdenen din forfaller til anarki, og sikre at alle dokumenter – fra det minste notat til den største kontrakt – finner sin rettmessige plass. Et dokument er tross alt bare så godt som din evne til å finne det igjen når tiden er inne.
Les også: De fire største fordelene med SaaS-kontraktsadministrasjon
QR-koder for adgangskontroll
For å sikre at dine dyrebare dokumenter forblir uberørt av uvedkommende, kan det av og til være nødvendig med et ekstra lag av forsvar mot ondsinnede aktører. QR-koder tilbyr en elegant løsning på dette problemet ved å muliggjøre tilgangskontroll over dokumenter ved å skanne en unik kode.
Implementering av denne teknologien betyr at kundene kan bli bedt om å skanne den gitte koden for å se, signere eller redigere dokumenter på nettet, noe som drastisk øker sikkerheten til dokumentene dine. Alt du trenger å gjøre er å velge en pålitelig QR-kodeprodusent for å skape kodene og koble dem til dokumentene dine.
Sammendrag
Enten du er et lite selskap som ønsker å øke hastigheten og effektiviteten, eller en større organisasjon som trenger sikker autentisering for kontrakter av høy verdi, er e-signatur den perfekte løsningen for alle dine behov for dokumentsignering. Bruken av e-signatur er ikke bare praktisk, men fungerer også som en katalysator for global ekspansjon, styrker sikkerheten, effektiviserer arbeidsflyten og forbedrer kunderelasjonene betydelig.
En rekke bransjer – fra kreative byråer til helseinstitusjoner – benytter seg av e-signaturens transformerende kraft, og det er tydelig at denne teknologien er universell i sin anvendelighet og uovertruffen i sin evne til å forenkle prosesser. Så det er på tide å si farvel til den tungvinte penn-og-papir-tilnærmingen og stige inn i en verden der avtaler bare er et klikk unna.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
