Att konvertera en signatur kan kännas som ett litet steg – men det är en del av en mycket större förändring.
Vissa tekniker och idéer förändrar helt hur vi jobbar. Du skulle ju knappast skicka ett brev med brevduva år 2025 när du enkelt kan skicka ett meddelande på WhatsApp eller ringa någon på deras smartphone – som de i princip alltid har med sig.
Det är likadant med signaturer. Visst, du kan fortfarande skriva på avtal och juridiska dokument med penna och papper, men varför skulle du göra det när en e-signatur låter dig göra affärer och starta samarbeten på distans – snabbare, enklare, säkrare och dessutom med mindre klimatpåverkan?
Om det som hindrar dig är att du är osäker på hur du använder e-signaturer eller omvandlar din fysiska signatur till en digital med en signaturomvandlare, kom du till rätt ställe. Den här artikeln kommer att skingra dessa tvivel.
Läs även: Signaturens historia
Vad är en e-signatur?
En e-signatur är en digital version av en traditionell underskrift. Den skapas med hjälp av mjukvara som fångar upp en bild av din signatur och omvandlar den till ett digitalt format (även om det också finns tekniker som inte använder sig av signaturbilder, utan istället låter dig verifiera din identitet och signera via exempelvis SMS).
E-signaturer – ibland kallade virtuella signaturer – gör det möjligt att skriva under dokument elektroniskt, utan att du behöver hantera fysiska papper.
Varför använda e-signaturer?
Med e-signaturer kan du signera dokument var du än är, så länge du har internetuppkoppling. Du slipper krånglet med fysiska underskrifter och kan hantera pappersexercisen både snabbare och smidigare.
E-signering sparar värdefull tid (och vi vet ju alla att tid är pengar). Med den här typen av lösningar kan företag bli mer flexibla, sänka sina administrativa kostnader och samtidigt öka både produktivitet och flyt i arbetet.
Läs även: Så här konverterar du JPEG/PNG-bilder till en e-signatur i 6 steg
Digitala signaturer är dessutom säkrare och svårare att förfalska än traditionella, tack vare kryptering, lösenordsskydd och andra säkerhetslösningar.
Och inte minst – e-signaturer är ett mer hållbart alternativ. När du slipper skriva ut, skanna och posta fysiska dokument minskar du också ditt klimatavtryck. En liten insats för dig, men ett viktigt steg i rätt riktning när vi alla jobbar för att minska vår påverkan på miljön.
Läs även: Kan elektroniska signaturer bifogas till dokument?
Hur kan man konvertera en signatur till en e-signatur?
Nu när du förstår fördelarna med e-signaturer, låt oss titta på hur du konverterar en signatur till en e-signatur. Det finns flera metoder som du kan använda, beroende på dina behov och de verktyg du har tillgängliga.
Metod 1: Skanna din signatur
Det enklaste sättet att skapa en e-signatur är att skanna din fysiska signatur med en skanner eller en smartphone-kamera. Om du använder en smartphone kan många appar hjälpa till att skapa en högkvalitativ dokumentskanning, men en skanner ger vanligtvis en bättre detaljnivå. När du har bilden kan du ändra den till ett digitalt format med hjälp av programvara. Det finns många verktyg för detta ändamål.
Metod 2: Använd ett signaturblock
Ett annat alternativ är att använda en signaturpad, som fångar upp din signatur och sparar den som en digital fil. Du kan sedan använda filen för att signera dokument elektroniskt. Företag som kräver många underskrifter, t.ex. banker och försäkringsbolag, använder ofta signaturblock.
Läs även: Skapa en kursiv e-signatur
Metod 3: Skapa en signatur online
Slutligen kan du skapa en e-signatur från grunden. Den här metoden är mer komplicerad än de andra men ger dig mer kontroll över slutresultatet. För att skapa din e-signatur behöver du en grafikplatta och programvara som Adobe Illustrator eller Photoshop. Du kan sedan använda programvaran för att skapa en signatur som ser ut som din fysiska signatur.
Metod 4: Använd en signaturgenerator
Du kan också använda en gratis online signaturgenerator, skapa en signatur som du gillar och exportera den. Kom ihåg att Oneflow också har den här funktionen i ett signaturtillverkningsverktyg. Det låter dig skapa en signatur med din mus eller pekplatta. Alternativt låter vår plattform dig skriva in ditt namn i ett kursivt teckensnitt och ändra det till en naturlig signatur.
Tips för hur du konverterar din signatur till en e-signatur
Här är några tips att tänka på om hur du bäst konverterar din egen signatur till en e-signatur:
- Använd en bild av hög kvalitet: Ju bättre kvalitet bilden har, desto bättre kommer e-signaturen att se ut om du väljer att kopiera din signatur från en bild.
- Välj ett läsbart typsnitt: Om du skapar en digital signatur från grunden ska du välja ett teckensnitt som liknar din fysiska signatur.
Använd högupplösta skanningar: Om du vill skanna en signatur som är skriven på papper ska du komma ihåg att ställa in DPI (dots per inch) till minst 300 i skannerns programvara. - Håll det enkelt: Försök inte att lägga till för många klockor och visselpipor i din e-signatur. Håll det enkelt och okomplicerat.
Läs även: Hur man gör en signatur i Windows eller på en Mac
Gratis avtalsmallar i Oneflow
Oneflow – När det inte räcker med en skannad signatur
Ibland räcker det inte med en inskannad signatur – eller ens en bild som liknar handskrift. I sådana lägen kan en avtalsplattform med inbyggd e-signering, som Oneflow, vara lösningen för att hantera hela dokumentflödet. Med ett användarvänligt gränssnitt gör Oneflow det enkelt att gå över till e-signaturer och möjliggör smidig distanssignering, var du än är och när det än passar.
Vår lösning garanterar att din signering är laglig, säker och äkta – utan att du behöver ladda upp en fysisk signatur. Du kan välja mellan fyra signeringsmetoder: e-legitimation, standard e-signatur, SMS-verifiering eller handskriven signatur. Med Oneflow får du ett smidigt sätt att arbeta, samtidigt som vi upprätthåller högsta nivå av kryptering. Här är några av funktionerna du får tillgång till:
- Avtalshantering – Optimera avtalshanteringen med hjälp av påminnelser och meddelanden. Hantera åtkomst med konfigurerbara roller.
- Spårning av signeringsprocessen – Övervaka signeringsprocessen för att se vem och när som signerar dina digitala dokument. Du kan också skapa en signeringsordning.
- Oneflow AI – Skriv och granska dokument med AI för att hitta problem med efterlevnad och eliminera mänskliga fel.
- Arbetsytor och samarbete – Optimera arbetsflöden och förbättra samarbetet med varumärkesbaserade arbetsytor, kommentarer, videoinspelningar, konfigurerbara triggers, verifieringskedjor och åtkomstregler.
- Dynamiska mallar – Skapa avtal snabbt med anpassningsbara, branschspecifika mallar (du kan också skapa egna, skräddarsydda för dina specifika användningsfall).
- Analys – Följ upp nyckeltal och engagemangsdata (öppningsfrekvens, antal besökare med mera) för att förbättra dina avtal.
- Integrationer – Koppla ihop Oneflow med tredjepartsverktyg som HubSpot, Salesforce och Teamtailor.
De viktigaste lärdomarna
Att konvertera en signatur till en e-signatur är en relativt enkel process som erbjuder många fördelar jämfört med traditionella signaturer. Oavsett om du är en privatperson som vill spara tid och öka effektiviteten eller ett företag som vill spara pengar och öka produktiviteten är e-signaturer rätt väg att gå.
Om du kommer ihåg de metoder och tips som presenteras i den här artikeln kommer det att vara enkelt att skapa din e-signatur. Men du kommer säkert att stöta på omständigheter där en sådan signatur inte räcker – du behöver något säkrare eller mer bekräftat för att vara juridiskt bindande. I sådana scenarier kan programvara för avtalshantering som Oneflow vara en stor fördel, med kraftfulla verktyg för att automatisera avtal, spårning och samarbete, AI-funktioner, mallar, användbara integrationer och mycket mer.
Vill du kolla in det? Skapa ditt konto och prova Oneflow gratis idag!
Vanliga frågor
Hur skapar jag min signatur?
Börja med att öva på att skriva ditt namn tills du är nöjd med resultatet. Om du vill använda din signatur i Word-dokument, PDF-dokument eller andra digitala filer måste du också skanna den och redigera bilden (det är en bra idé att ta bort bakgrunden) för att kunna kopiera den dit du vill.
Hur kan jag digitalisera en signatur?
Du kan helt enkelt skanna en handskriven signatur eller använda ett foto av en. Att investera i en plattform för digitala signaturer som Oneflow är dock ett bättre alternativ eftersom det säkerställer att din signatur blir helt juridiskt bindande och säker – och det är ett användarvänligt sätt att använda din signatur online.
Hur gör jag mitt namn till en signatur?
Skriv helt enkelt ditt namn i kursiv stil eller i någon annan stil som passar dig. Övning ger färdighet!
Hur konverterar jag en bild till en signatur?
Ta ett tydligt foto eller skanna den handskrivna signaturen. När du har bilden kan du använda fotoredigeringsprogram för att förfina den – ta bort eventuell bakgrund och förbättra tydligheten om det behövs. Spara den sedan som en PNG-fil med transparent bakgrund för att enkelt kunna integrera den i e-postmeddelanden, avtal och annan digital kommunikation.
