2020 kommer kanske gå till historien som året då företagen på allvar rensade i verktygslådan och bytte ut de analoga redskapen mot digitala. Men trots alla lösningar som finns för att du ska kunna jobba på som vanligt på distans, kan det vara klurigt att få till en smidig rekryteringsprocess. På Oneflow rekryterar vi över hela världen, så en rekryteringsprocess på distans är något som tillhör vardagen. Pauline Torres, Head of People & Culture, delar här med sig av sina bästa tips på hur du lyckas med din rekryteringsprocess på distans – från första kontakt till onboarding.
Intervju på distans
Det är dags för intervju med en lovande kandidat. Vanligtvis hade du stämt möte på kontoret, bjudit hen på kaffe och snickesnackat lite för se hur personen är socialt. Men nu då, när du ska sköta din rekryteringsprocess på distans?
Ge ett professionellt intryck
Först och främst, se till att kandidaten får ett professionellt intryck av dig och företaget du representerar. Kom i god tid till mötet för att kolla att tekniken funkar som den ska, och sätt dig på en plats där du kan vara ostörd utan distraktioner.
Kommunikation med kandidaten
Så, hur ska själva intervjun gå till? Ska man bara ringa eller köra videosamtal, och hur är det med kommunikation överlag?
– Om man inte kan ses så är videointervju bättre än att bara ringa. Då får man ett ansikte på personen och man kan se ansiktsuttryck och kroppsspråk. Sådant är viktigt, säger Pauline. Och ring istället för att mejla kandidaten för att kolla läget och om hen undrar över något. Det blir mer personligt.
Bilda sig en uppfattning om kandidaten
Att bilda sig en uppfattning om hur kandidaten är socialt genom en datorskärm är en utmaning. Kroppsspråk, tonfall, ansiktsuttryck och vibe i rummet är viktiga komponenter för en lyckad intervju. Så hur kan man lösa detta på distans?
– Jag brukar småprata och skoja till det i början av samtalet innan jag ställer frågor. Det gör att kandidaten blir mer avslappnad och det blir lättare för både mig och kandidaten att lära känna varandra. Ibland har jag visat kandidaten var jag sitter eller vilken utsikt jag har för att skapa en lugn och trygg atmosfär, säger Pauline.
Snabb och regelbunden feedback
Regelbunden och snabb feedback är superviktigt i en rekryteringsprocess på distans. Det kan lätt bli ensamt för kandidaten annars och väcka många orosmoln.
– Det är bättre att höra av sig även fast man inte har konkret feedback. Att låta kandidaten veta att hen inte är bortglömd räcker långt, säger Pauline.
Kommunicera i rekryteringsteamet
Det är minst lika viktigt att hålla en tät dialog med ditt rekryteringsteam. Efter varje intervju ska det ju bollas och utvärderas.
– Vi är vana att jobba väldigt tajt i rekryteringsteamet. Därför är det extra viktigt när alla jobbar på distans att man har en bra dialog och följer upp via Slack och vårt rekryteringsverktyg Teamtailor, säger Pauline.
Gå igenom erbjudande
När allt bara klickar och du känner i hela kroppen att kandidaten är en fullträff, ska det formuleras ett erbjudande som du presenterar för kandidaten.
– Istället för att bjuda in kandidaten till kontoret för att gå igenom erbjudandet, gör vi det via Hangouts. I Oneflows verktyg är det dessutom enkelt att ha en dialog med kandidaten, eftersom hen kan lämna kommentarer i avtalet, säger Pauline.
Förmedla arbetskulturen på distans
Nu när du sitter där i ett webbmöte med din kandidat vill du ju såklart förmedla vilken härlig kultur och atmosfär det är på din arbetsplats. När du inte har dina kollegor och stämningen vid kaffemaskinen att visa upp kan det vara en svår nöt att knäcka.
– Det är såklart alltid bättre att träffa kandidaten så att hen kan få ett intryck av hur vår kultur är. När kandidaten går in genom dörren kan hen se hur folk arbetar, trivs och hur man blir bemött. Den känslan kan man försöka förmedla under en distansintervju men det blir såklart inte samma sak, säger Pauline.
För att komma runt det i en rekryteringsprocess på distans brukar Pauline och hennes team berätta om Oneflows Core Values och hur de visar sig på arbetsplatsen. Hon ger exempel på aktiviteter som anordnas och andra saker som är en del av Oneflows kultur.
– Vi brukar berätta att vi har en kudobox i köket där vi lägger kudocards som vi läser upp varje vecka under vår fika. Det ger en ganska bra känsla för arbetsplatsen och hur vår kultur är, säger Pauline.
Onboarding på distans
Okej, du har lyckats med din rekryteringsprocess på distans och skrivit på med din drömkandidat. Bra gjort! Men hur tusan gör man när man inte kan välkomna en nyanställd till arbetsplatsen med ett skrivbord pyntat med blommor, en rundtur i lokalerna och en härlig lunch med teamet?
– Det gäller att vara kreativ! De senaste veckorna har vi jobbat med att ta fram ett program för remote onboarding för alla nya Oneflowers som ska börja, säger Pauline.
Programmet ser ut så här:
- Vi skickar blommor och kort med bud hem till den nya medarbetaren.
- Vi kör alla presentationer via Google Hangouts. Man får även tillgång till presentationerna efteråt om man vill kika igen.
- Kaffepaus online med den närmsta chefen.
- Fika online med hela bolaget.
- Teamaktivitet första veckan. Denna vecka har vi en stegräknartävling!
- Lunch online med teamet så att man har möjlighet att lära känna varandra lite grann.
- 1:1 via Hangouts efter några dagar för att se hur det går och om vi kan stötta vår nya kollega på något sätt.
- Stand-up via video med teamet varje morgon för att kolla läget.
Skapa teamkänsla på distans
Något av det svåraste med ett team på distans är att skapa teamkänsla och få den nya kollegan att känna sig som en i gänget.
– Det gäller att ha en nära kommunikation så att de nya kollegorna känner sig omhändertagna, säger Pauline.
Tänk på detta för att få en nyanställd att känna sig som en i teamet på distans:
- Ha dagliga avstämningsmöten, både morgon och eftermiddag
- Se till att gå igenom ordentligt hur bolaget jobbar och allt som behövs för att komma igång via Hangouts eller Zoom
- Ge den nyanställda uppgifter att göra själv och tillsammans med en kollega
- Var extra duktig på att ha diskussioner i Slack och prata på Hangouts om viktiga saker för att visa hur ni jobbar som team
Fråga oss om helt digitala avtal
Upplev det magiska med en helt automatiserad avtalsprocess – från att skapa till att signera och förvalta digitala avtal.
