10 tips och tricks som hjälper dig att sluta slösa tid och produktivitet på onödiga möten

Finns det något värre än att sitta i ett möte som borde ha varit ett mejl? Det tycker inte vi på Oneflow, vi älskar nämligen allt som har med att spara tid och öka produktivitet att göra. Här är våra bästa tips för att bli av med hemska, värdelösa möten.

Välj en eller två dagar per vecka som är öppna för möten. Eller välj några dagar där du inte accepterar några möten alls. Detta möjliggör för bättre tidsplanering. Det är okej att be om möten som passar in i ditt schema. Många mötespunkter kan enkelt lösas via mejl.

Det här är viktigt. Ordspråket “för många kockar i soppan” stämmer även in på kontoret. Innan du kallar till ett möte, tänk igenom ordentligt vilka som egentligen behöver vara med. För många människor skapar bara förvirring, distraktion och, mest troligt, uppföljningsmöten.

Om du inte har tid eller inte tror att du behöver vara med, tacka nej! Känn dig inte skyldig att vara med på varje möte som du blir inbjuden till. Du kan lätt be om mötesprotokollet (i ett mejl) i efterhand. Om din närvaro behövs, be om att boka om till en tid som passar dig bättre.

Se till att mötet kommer vara relevant för dig. Detta är också viktigt. Ibland är personen som kallar till mötet obekant med hur ditt team funkar. Om du till exempel är för senior för att närvara, föreslå då en annan ur ditt team att närvara istället, som sen vidarebefordrar informationen till dig. Om mötet inte är relevant för ditt team än, föreslå då att ni blir involverade lite senare, när projektet väl har kommit igång.

Gör ditt bästa för att halvera alla mötestider. Kortare möten gör att man blir mer fokuserad och ger mindre utrymme för snicksnack. Du får lika mycket gjort på hälften av tiden!

Detta låter kanske fånigt, men det funkar! Om alla står under mötet kortas verkligen mötestiden, och dina kollegor blir inspirerade att gå tillbaka till sina skrivbord och börja jobba.

Blocka tid i din kalender för ditt eget arbete. Är du som mest produktiv i början av dagen? Märk varje morgon från 8–10 som din “produktivitetstid”. På så sätt blir du inte störd under dessa tider.

Bestäm en mötesdeltagare som ser till att alla håller sig på rätt spår, det är lätt att sväva ut. Med en moderator som ser till att agendan följs, förkortas mötestiden.

“Det är en bra poäng som vi definitivt bör diskutera. Men det är inte relevant för detta möte.”

Istället för att ha ett möte för att ge statusuppdateringar om alla projekt, skapa transparens med samarbetssystem. Detta gör att ditt team bättre kan planera sitt arbete och korta ned på onödiga möten. Här är några bra verktyg: 

• • Slack
  • Confluence
  • Mindmeister
  • Google Docs

Detta kanske låter som en självklarhet, men mobiltelefoner som avbryter distraherar dina teammedlemmar, och kan göra så att mötet håller på mycket längre än nödvändigt. Ha därför en “ingen telefon”-policy för alla möten.