Finns det något värre än att sitta i ett möte som borde ha varit ett mejl? Det tycker inte vi på Oneflow, vi älskar nämligen allt som har med att spara tid och öka produktivitet att göra. Här är våra bästa tips för att bli av med hemska, värdelösa möten.

meeting

Boka 1–2 “mötesdagar” per vecka eller boka “inga mötesdagar”

can't talk

Välj en eller två dagar per vecka som är öppna för möten. Eller välj några dagar där du inte accepterar några möten alls. Detta möjliggör för bättre tidsplanering. Det är okej att be om möten som passar in i ditt schema. Många mötespunkter kan enkelt lösas via mejl.

Bjud inte in ALLA

everyone

Det här är viktigt. Ordspråket “för många kockar i soppan” stämmer även in på kontoret. Innan du kallar till ett möte, tänk igenom ordentligt vilka som egentligen behöver vara med. För många människor skapar bara förvirring, distraktion och, mest troligt, uppföljningsmöten.

Lär dig säga nej

No

Om du inte har tid eller inte tror att du behöver vara med, tacka nej! Känn dig inte skyldig att vara med på varje möte som du blir inbjuden till. Du kan lätt be om mötesprotokollet (i ett mejl) i efterhand. Om din närvaro behövs, be om att boka om till en tid som passar dig bättre.

Be om en agenda

agenda

Se till att mötet kommer vara relevant för dig. Detta är också viktigt. Ibland är personen som kallar till mötet obekant med hur ditt team funkar. Om du till exempel är för senior för att närvara, föreslå då en annan ur ditt team att närvara istället, som sen vidarebefordrar informationen till dig. Om mötet inte är relevant för ditt team än, föreslå då att ni blir involverade lite senare, när projektet väl har kommit igång.

Halvera den planerade mötestiden

half

Gör ditt bästa för att halvera alla mötestider. Kortare möten gör att man blir mer fokuserad och ger mindre utrymme för snicksnack. Du får lika mycket gjort på hälften av tiden!

Ha stående möten

standup

Detta låter kanske fånigt, men det funkar! Om alla står under mötet kortas verkligen mötestiden, och dina kollegor blir inspirerade att gå tillbaka till sina skrivbord och börja jobba.

Skapa tid för dig själv

work

Blocka tid i din kalender för ditt eget arbete. Är du som mest produktiv i början av dagen? Märk varje morgon från 8–10 som din “produktivitetstid”. På så sätt blir du inte störd under dessa tider.

Ha en mötesledare

moderator

Bestäm en mötesdeltagare som ser till att alla håller sig på rätt spår, det är lätt att sväva ut. Med en moderator som ser till att agendan följs, förkortas mötestiden.

“Det är en bra poäng som vi definitivt bör diskutera. Men det är inte relevant för detta möte.”

Skaffa ett samarbetssystem

collaborate

Istället för att ha ett möte för att ge statusuppdateringar om alla projekt, skapa transparens med samarbetssystem. Detta gör att ditt team bättre kan planera sitt arbete och korta ned på onödiga möten. Här är några bra verktyg: 

    • Slack
    • Confluence
    • Mindmeister
    • Google Docs

Säg NEJ till mobiler!

nophones

Detta kanske låter som en självklarhet, men mobiltelefoner som avbryter distraherar dina teammedlemmar, och kan göra så att mötet håller på mycket längre än nödvändigt. Ha därför en “ingen telefon”-policy för alla möten.

Hoppas att detta hjälper! Nu: tillbaka till jobbet!

teamwork

Missa aldrig en nyhet

Fyll i din mejladress för att få de senaste uppdateringarna rakt i din inkorg.