Vuonna 2018 perustettu digitalisaation aallonharjalla toimiva puhujatoimisto MySpeaker tavoittelee kansainvälinvälistymistä. Kolmessa maassa toimiva yritys tekee vuosittain useita tuhansia sopimuksia ja hyödyntää Oneflowta koko yrityksen laajuisesti monimuotoisiin sopimustarpeisiinsa.

Sebastian Wardi toimii MySpeakerin Liiketoimintajohtajana ja on yksi yrityksen perustajista. Hänen päävastuualueenaan on yrityksen eri järjestelmät, mm. crm-järjestelmien ja muun IT-ympäristön kehittäminen. MySpeakerin ydinliiketoiminta keskittyy nimekkäiden keynote-puhujien ja juontajien myyntiin, mutta yritys rakentaa myös omaa innovatiivista tekoälyavusteista puhevalmennusohjelman teknologiaa MySpeaker Rhetorichia. Myös digitalisoituminen on yritykselle tärkeää:

“Etsimme jatkuvasti uusia tapoja automatisoida toimintoja ja integroida ohjelmistoja keskenään. Pyrimme tänä vuonna toimimaan enemmän datavetoisesti ja jalostaa löytämäämme tietoa toimintamme ohjaamiseksi”, Wardi kertoo. “Laajentuessamme uusille markkinoille Oneflow mahdollistaa meille toimimisen erilaisten yhteistyösopimusten ja muiden monimuotoisten sopimusmallien parissa”, hän jatkaa.

Allekirjoitustyökalusta sopimushallintatyökalun käyttöön

Ennen Oneflowta MySpeaker käytti sopimiseen Conga Signia. Kun yritys alkoi laatia enemmän erilaisia sopimuspohjia, nousi tarve löytää järjestelmä, jossa sopimusten editoiminen toimisi kätevämmin. “Kun peruspohjasta poikkeavia tarpeita syntyi, huomasimme tarvitsemamme järjestelmää, joka antaa enemmän mahdollisuuksia muokkaukselle. Kaiken tämän ratkaisimme Oneflown avulla”, Wardi kertoo, ”samalla pystyin vähentämään admin-työtä, kun minun ei tarvitse enää olla jatkuvasti rakentamassa mallipohjia erillisten pyyntöjen perusteella.”

Oneflow valikoitui siis käyttöön erityisesti valmiiden ja helposti muokattavien asiakirjamallien vuoksi. Käyttöominaisuudet olivat myös tärkeitä. “Ennen kaikkea nostaisin Oneflown etuina helppokäyttöisyyden, muokattavuuden sekä visuaalisuuden”, Wardi kertoo. Oneflow taipuukin helposti koko yrityksen tarpeisiin sekä Suomessa että ulkomailla. “Käyttö on helppoa ja olen kuullut siitä pelkästään positiivista palautetta kaikilta niiltä, jotka ovat alustaa hyödyntäneet. Esimerkiksi vanhan järjestelmän kanssa meidän piti aina lähettää allekirjoitusohjeet erikseen sopimuksen mukana, mutta nykyään tälle ei enää onneksi ole tarvetta”, Wardi totetaa.

Salesforce-integraatio keskeisessä roolissa

Integraatioista MySpeaker hyödyntää Salesforcea sekä Google Workspacea. Salesforcen integroiminen Oneflowhun oli MySpeakerille erityisen tärkeää, ja se on merkittävästi helpottanut sopimusten käsittelyä. “Salesforce-integraatiosta on ollut meille älyttömästi hyötyä. Kaikki sopimukset tehdään meillä suoraan Salesforcessa ja myös lähetetään sieltä. Erityisesti datakenttien siirtyminen crm:stä suoraan sopimukselle on loistava ominaisuus”, Wardi selittää.

MySpekerilla on valtava verkosto kotimaisia puhujia, mutta näiden lisäksi myös suuri joukko kansainvälisiä nimiä. Puhujapuolella käytetään eniten digitaalisia sopimuksia ja kuukaudessa näitä allekirjoitetaan satoja kappaleita. Oneflown tuoman hallinnollisen työn vähenemisen sallima ajansäästö käytetään nyt MySpeakerilla asiakaskontaktointiin ja prospektointiin.

Asiakastuki aina apuna

Wardi korostaa, että Oneflown merkittävin etu on sen erinomainen asiakastuki, joka on aina valmiina vastaamaan kysymyksiin tarvittaessa. ”Asiakastuki toimii Oneflowlla erinomaisesti ja tämä on kuin yö ja päivä aiempaan verrattuna, sillä olimme tottuneet tekemään tikettejä ja odottelemaan vastausta muutamia päiviä, mutta tämä on onneksi nyt historiaa” hän kertoo.

MySpeaker on ollut tyytyväinen Oneflown käyttöön ja aikoo jatkaa yhteistyöä myös tulevaisuudessa skaalatessaan toimintaansa uusille markkinoille. Wardi kehuu myös Oneflown yritysimagoa priteäksi ja positiviiseksi: “Oneflow on freshi ja moderni järjestelmä. Jatkakaahan samaan malliin!” hän päättää haastattelun.