48 % ihmisistä allekirjoittaa sopimuksia puhelimellaan. Tämä mobiilinen allekirjoittaminen on tavanomaistumassa, mm. helppouden ja vaivattomuuden vuoksi.
Oneflown tutkimuksen mukaan 48 % vastaajista allekirjoittaa ja lähettää sopimuksia mobiililaitteella vähintään kerran kuukaudessa. Tämä on selvä merkki muutoksesta – mobiilinen allekirjoittaminen ei ole enää vain mukava lisäominaisuus, vaan siitä on tulossa normi.
Mutta mobiilinen allekirjoittaminen ei ole vain mukavuutta. Jos turvallisuus, vaatimustenmukaisuus ja käytettävyys eivät ole alusta asti huomioitu, asiat voivat mennä nopeasti pieleen – tällöin viivästyksiä, virheitä tai pahimmassa tapauksessa tietoturvaloukkauksia voi tapahtua.
Mobiilinen allekirjoittaminen ovat tätä päivää
48 % käyttäjistä allekirjoittaa sopimuksia mobiililaitteella kuukausittain, mikä heijastaa liikkuvuuden ja joustavuuden kasvavaa suosiota liiketoiminnassa. Ammattilaiset eivät halua odottaa työpöytänsä ääressä, jotta sopimukset etenevät.
McKinseyn mukaan liikkuvuuden potentiaali ulottuu IT-alan ulkopuolelle ja vaikuttaa liiketoiminnan kaikkiin osa-alueisiin yhteistyöstä ja asiakaskokemuksesta aina operaatioihin ja säännösten noudattamiseen.
Miksi sinun pitäisi välittää:
Mobiilinen allekirjoittaminen eliminoi sijaintiin tai laitteen käyttöön liittyvät viiveet
Myyntisykliä voidaan nopeuttaa, kun hyväksynnät tapahtuvat reaaliaikaisesti riippumatta siitä, missä sidosryhmät ovat.
Mitä voit tehdä asialle:
Ota käyttöön mobiililaitteisiin pohjautuvat sopimustyökalut, joissa on responsiivinen käyttöliittymä, offline-toiminnot ja biometrinen kirjautuminen.
Pilotoi työkalua myynti- tai hankintatiimisi kanssa, jotta voit tunnistaa mahdolliset kitkakohdat varhaisessa vaiheessa.
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
Tietoturvariskit kasvavat mobiilikäytön lisääntyessä
Kun yhä useammat sopimustoimet tapahtuvat turvallisten toimistoverkkojen ulkopuolella, myös tietoturvaloukkausten riski kasvaa. McKinsey toteaa, että mobiililaitteet ovat nyt osa ”laajennettua yritystä”, mikä laajentaa kyberhyökkäysten pinta-alaa.
”Tietovuodot hallinnoimattomista sovelluksista, luvattomasta pilvitallennuspalvelusta ja salaamattomista tiedonsiirroista ovat yleisiä haasteita yritysten liikkuvuudessa.”
Miksi sinun pitäisi välittää:
Mobiilisovellukset, joista puuttuu vahva salaus tai monivaiheinen tunnistautuminen, voivat paljastaa arkaluonteiset sopimukset.- GDPR, HIPAA ja muut määräykset ovat voimassa käytetystä laitteesta riippumatta.
Mitä voit tehdä asialle:
- Valitse sopimustyökalut, joissa on huippuluokan salaus ja täydelliset mobiilitarkastusketjut.
- Tarkista säännöllisesti mobiilia allekirjoittamista koskevat käytännöt ja ota käyttöön mobiililaitteiden hallintatyökalu (MDM).
Sääntöjen noudattaminen on otettava huomioon myös mobiilisti allekirjoitettaessa
Säännösten noudattaminen on enemmän kuin lakien noudattamista – se on luottamuksen ja täytäntöönpanokelpoisuuden perusta. Forresterin mukaan ”sopimusten elinkaaren hallinta (CLM) on kriittinen silta liiketoimintastrategian ja sen toteutuksen välillä, erityisesti epävarmoissa ympäristöissä”. Forrester väittää myös, että säännösten noudattamisprosessien laiminlyönti mobiilin allekirjoittamisen työnkulussa johtaa piileviin vastuisiin.
Miksi sinun pitäisi välittää:
Matkapuhelimella allekirjoitettujen sopimusten on oltava eIDAS-, UETA- ja ESIGN-standardien mukaisia.
Ilman asianmukaista valvontaa sopimuksesi eivät välttämättä kestä tarkastuksia.
Mitä voit tehdä asialle:
Etsi sopimusalusa, jotka sisältää sisäänrakennettuja comlpiance-malleja ja alueellisen allekirjoituslogiikan.
Varmista, että mobiilinen allekirjoittaminen sisältää henkilöllisyyden todentamisen, pääsynvalvonnan ja juridisesti sitovat allekirjoitukset.
Mobiilinen allekirjoittaminen tuo yksinkertaisuutta ja vaivattomuutta
28 % vastaajista toteaa, että helppokäyttöisyys on tärkein ominaisuus sähköisessä allekirjoitusratkaisussa. Pienemmillä näytöillä huono käyttökokemus aiheuttaa turhautumista, kenttien täyttämättä jättämistä ja jopa kaupan peruuntumista.
Harvard Business Review korostaa, että digitaaliset työkalut parantavat suorituskykyä vain, kun ne on suunniteltu käyttäjän työnkulun ympärille, eivätkä päällekkäin.
Miksi sinun pitäisi välittää:
Kömpelö mobiilikäyttöön perustuva allekirjoituskokemus voi heikentää käyttäjien luottamusta ja viivästyttää sopimuksen loppuun saattamista.
Jos käyttäjät välttelevät allekirjoittamista mobiililaitteilla, työkalu ei tuota ROI:ta.
Mitä voit tehdä asialle:
Suorita käyttäjätestausta erityisesti mobiililaitteilla käyttöliittymä- ja suorituskykyongelmien paljastamiseksi.
Valitse palvelu, joka panostaa mobiilikäyttöön keskeisenä tuoteominaisuutena, ei toissijaisena asiana.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
Tiivistelmä
48 prosenttia ammattilaisista allekirjoittaa nykyään sopimuksia puhelimellaan – mobiilista työnkulusta on tullut uusi normaali.
Liikkuvuus tuo mukanaan riskejä, joten turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus on sisällytettävä sopimuskokonaisuuteen.
Yksinkertaisuus on avainasemassa – käyttäjäystävällinen järjestelmä ratkaisee ROI:n.
Kun sopimusprosessisi toimii mobiilissa, kaikki sujuu nopeammin ja vaivattomammin – sekä sinun että vastapuolen osalta.
