Valmistava teollisuus elää tehokkuudesta, mutta monet yritykset turvautuvat edelleen paperisiin sopimuksiin – ja tämä on prosessina yhtä vanhentunut kuin 1900-luvun koneiden käyttäminen. Evoy, norjalainen sähkövenejärjestelmiä tuottava yritys, muutti sopimushallintaprosessinsa Oneflown avulla. Tässä artikkelissa kerromme Evoyn esimerkin avulla, miten Oneflow voi auttaa yritystäsi säästämään aikaa, rahaa sekä päänvaivaa ja samalla virtaviivaistaa jokaisen osaston työskentelyä.

Vanhentuneet sopimusprosessit maksavat aikaa ja rahaa

Paperisten sopimusten ja manuaalisten sopimusprosessien käyttäminen on kuin pyörittäisi tehdasta vanhentuneilla laitteilla – se hidastaa työskentelyä, maksaa rahaa ja lisää riskejä virheille. Evoy tajusi tämän ja siirtyi Oneflowhun automatisoidakseen sopimusten hyväksynnät, integroidakseen ERP- ja CRM-järjestelmänsä ja modernisoidakseen työskentelynsä.

Miksi sinun pitäisi lopettaa paperisten sopimusten käyttö?

Paperiset sopimukset ja manuaaliset sopimusprosessit aiheuttavat pullonkauloja, lisäävät viiveitä tuotannossa ja maksavat pitkällä aikavälillä enemmän. Ne myös rajoittavat skaalautuvuutta ja vaikeuttavat jatkuvasti muuttuvien säännösten noudattamisen seurantaa.

Mitä voit tehdä asialle?

Investoi sopimusten hallinta-alustaan, kuten Oneflowhun. Microsoft Dynamics- ja Salesforce-integraatioiden kaltaisilla ominaisuuksilla voit yhdistää CRM-järjestelmiäsi saumatonta sopimusten käsittelyä varten. Päivitykset ja hyväksynnät automatisoidaan, jolloin mikään ei jää huomaamatta.

Miten Oneflow hyödyttää kaikkia osastoja?

Virtaviivaistettu sopimushallinta ei auta vain lakitiimiä, vaan se antaa jokaiselle osastolle paremmat mahdollisuudet suoriutua tehtävistään. Seuraavassa kerrotaan, miltä tämä näyttää eri yksiköissä:

Lue myös: Kaikki, mitä sinun tulee tietä digitaalisten sopimusten integroinnista

Hankintatiimit: Nopeammat toimittajasopimukset merkitsevät vähemmän tuotantoviiveitä

Hankintatiimit joutuvat usein kohtaamaan viivästyksiä, koska sopimukset ovat jumissa manuaalisissa prosesseissa. Oneflown avulla voit automatisoida sopimusten hyväksynnät.

• Miksi sinun pitäisi välittää: Hitaista toimittajasopimuksista johtuvat tuotannon viivästymiset voivat maksaa yrityksellesi rahaa ja vahingoittaa mainettasi.
• Mitä voit tehdä asialle: Oneflown avulla voit standardoida toimittajasopimukset ja integroida ne ERP-järjestelmääsi nopeuttaaksesi niiden käsittelyä.
  

Myyntitiimit: Klousaa sopimukset jakelijoiden kanssa ennätysajassa

Myyntitiimilläsi ei ole varaa menettää vauhtia neuvotellessaan jälleenmyyjien kanssa. Oneflown avulla voit lähettää, allekirjoittaa ja päivittää sopimuksia välittömästi – kaikki CRM:stä käsin.

• Miksi sinun pitäisi välittää: Hitaat sopimusprosessit voivat johtaa hukattuihin tilaisuuksiin ja menetettyihin sopimuksiin.
• Mitä voit tehdä asialle: Integroi Oneflow Salesforceen tai Microsoft Dynamicsiin nopeuttaaksesi jakelusopimusten tekemistä ja pitämään myyntiprosessisi liikkeessä.

HR-tiimit: Työntekijöiden palvelukseen ottaminen ilman paperityön pullonkauloja

Uusien työntekijöiden rekrytointi ja palvelukseen ottaminen voi olla logistinen painajainen, kun sopimuksia hallinnoidaan manuaalisesti. Oneflow yksinkertaistaa prosessia, jolloin HR-tiimit voivat keskittyä oikeiden lahjakkuuksien etsimiseen paperitöiden tekemisen sijaan.

• Miksi sinun pitäisi välittää: Hidas perehdytysprosessi voi turhauttaa uusia työntekijöitä ja antaa huonon kuvan yrityksestäsi.
• Mitä voit tehdä asialle: Digitalisoi työsopimuksesi Oneflown avulla, jotta allekirjoittaminen ja sääntöjen noudattaminen on helppoa sekä HR:lle että uusille työntekijöille.

Lakitiimit: Noudata säädöksiä vaivattomasti

Lakitiimeille sääntöjen noudattamisen valvominen on ehdottoman tärkeää. Oneflown avulla jokainen sopimus tallennetaan turvallisesti ja päivitetään automaattisesti uusimpien säännösten mukaiseksi.

• Miksi sinun pitäisi välittää: Alan standardien noudattamatta jättäminen voi johtaa sakkoihin, oikeudenkäynteihin ja maineeseen kohdistuviin vahinkoihin.
• Mitä voit tehdä asialle: Oneflown turvallisen tallennuksen ja automaattisten päivitysten avulla voit varmistaa, että kaikki sopimukset täyttävät voimassa olevat lakisääteiset vaatimukset.

Suosituimmat sopimusmallit

Saat käyttöösi yli 40 ilmaista sopimusmallia Oneflowssa.

Lue lisää

Evoyn opit: Miten onnistua digitaalisten sopimusten avulla?

Evoyn työntekijöiden siirtyminen Oneflown käyttäjiksi oli harppaus sopimusten hallinnan nykyaikaistamisessa. Seuraavassa on vinkkejä, jotka perustuvat heidän menestykseensä:

1. Aloita pienestä, mutta ajattele isosti: Aloita digitalisoimalla muutama keskeinen sopimuksen työnkulku. Kun näet tulokset, voit laajentaa niitä muille osa-alueille, kuten henkilöstöhallintoon tai hankintoihin.
   • Miksi sinun pitäisi välittää: Vaiheittainen käyttöönotto takaa tiimillesi sujuvamman siirtymisen.
   • Mitä voit tehdä asialle: Aloita siitä osastosta, joka käsittelee eniten sopimuksia, ja laajenna sitten ajan mittaan muihin osastoihin.
2. Integroi jo käyttämiisi työkaluihin: Evoy käytti Oneflown integraatio-ominaisuuksia CRM- ja ERP-järjestelmiensä yhdistämiseen. Näin luotiin yhtenäinen työnkulku ja poistettiin päällekkäinen työ.
   • Miksi sinun pitäisi välittää: Integrointi säästää aikaa ja estää manuaalisen tietojen syöttämisen aiheuttamat virheet.
   • Mitä voit tehdä asialle: Tarkista, voidaanko Oneflow integroida työkaluihin, joihin tiimisi jo luottaa, kuten Microsoft Officeen tai Salesforceen.
3. Keskity vaatimustenmukaisuuteen ensimmäisestä päivästä alkaen: Evoy priorisoi lainsäädännön noudattamista automatisoimalla päivitykset ja hyväksynnät, jolloin varmistettiin, että ne ovat aina auditointivalmiita.
   • Miksi sinun pitäisi välittää: Compliance-ongelmat voivat olla kalliita ja aikaa vieviä korjata jälkikäteen.
   • Mitä voit tehdä asialle: Ota käyttöön digitaalisen sopimusten hallintajärjestelmäsi vaatimustenmukaisuusturvatoimet suojellaksesi yritystäsi riskeiltä.

Tiivistelmä: Kolme asiaa, jotka sinun kannattaa tehdä heti

1. Tarkasta nykyiset sopimustyöprosessisi pullonkaulojen ja tehottomien osa-alueiden tunnistamiseksi.
2. Tutki Oneflown kaltaisia digitaalisia sopimusratkaisuja ja selvitä, miten ne integroituvat olemassa oleviin järjestelmiisi.
3. Aloita sopimusten digitointi yhdellä osastolla ja laajenna asteittain.

Näillä toimilla valmistavan teollisuuden yrityksesi voi luopua vanhentuneista prosesseista, lisätä tehokkuutta ja pysyä kilpailijoiden edellä.