Operatiiviset johtajat ovat avainasemassa go-to-market (GTM) -strategioiden muotoilussa. Erilaiset sopimusjärjestelmät ja sopimushallinnan työkalut ovat kuitenkin johtaneet hajanaisiin tietoihin, kasvaneisiin operatiivisiin kustannuksiin, tehottomaan tiimien väliseen yhteistyöhön ja päätöksenteon vaikeutumiseen, koska yksi totuuden lähde puuttuu. Kun sopimusten hallintaa uudistetaan, operatiiviset johtajat voivat muuttaa nämä haasteet mahdollisuuksiksi parantaa tehokkuutta ja kasvua.

Pirstaleiset sopimusjärjestelmät aiheuttavat piilokustannuksia

Useiden integroimattomien sopimusten hallinnan työkalujen käyttämisellä voi olla useita kielteisiä vaikutuksia:

• Lisääntyneet operatiiviset kustannukset: Eri järjestelmien ylläpito johtaa usein korkeampiin lisenssimaksuihin, päällekkäisiin toimintoihin ja ylimääräisiin koulutuskustannuksiin. McKinseyn tutkimuksessa todettiin, että yritykset maksoivat erilaisista sopimuspalveluista 30-50 prosenttia enemmän kuin olisi ollut tarpeen, mikä johtui sopimuskumppaneiden tehottomista hallintakäytännöistä.
  
• Tehoton tiimien välinen yhteistyö: Kun osastot, kuten myynti, lakitiimi ja taloushallinto, toimivat eri alustoilla, syntyy siiloja, jotka johtavat väärinkäytöksiin ja viivästyksiin sopimusten hyväksymisessä. Yhteistyöhön perustuvat sopimusmallit ovat osoittaneet, että integroitua projektin toimitusta edistämällä kustannukset ja aikataulu paranevat 15-20 prosenttia.
  
• Päätöksenteon vaikeutuminen yhden totuuden lähteen puuttumisen vuoksi: Eri työkaluihin hajautetut tiedot haittaavat reaaliaikaista näkyvyyttä sopimusten tilaan, minkä vuoksi operatiivisten johtajien on haastavaa tehdä dataan perustuvia päätöksiä nopeasti. McKinsey korostaa kokonaisvaltaisen lähestymistavan merkitystä sopimusten teossa ja toteaa, että epäoptimaaliset sopimusehdot ja tehokkaan hallinnoinnin puute voivat vuosittaisia tuloja jopa 9 prosenttia.
  
  Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?

Operatiivisten johtajien strateginen rooli GTM-menestyksessä

Operatiiviset johtajat ovat ainutlaatuisessa asemassa edistääkseen GTM-menestystä seuraavilla tavoilla:

• Yhtenäisen sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto: Konsolidoimalla sopimustiedot yhdelle integroidulle alustalle operatiiviset johtajat voivat vähentää päällekkäisyyksiä ja operatiivisia kuluja, jolloin resurssit voidaan kohdentaa tehokkaammin kasvualoitteisiin.
• Toimialojen välisen yhteistyön parantaminen: Keskitetty järjestelmä edistää saumatonta viestintää osastojen välillä ja varmistaa, että kaikki tiimit ovat samassa linjassa ja työskentelevät yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
• Dataan perustuvan päätöksenteon helpottaminen: Keskitetyt sopimustiedot tarjoavat operatiivisille johtajille käyttökelpoisia tietoja, jotka mahdollistavat dataan perustuvien päätösten tekemisen liiketoiminnan suorituskyvyn parantamiseksi.

Sopimushallinnan muuttaminen strategiseksi voimavaraksi

Vastatakseen erilaisten työkalujen aiheuttamiin haasteisiin operatiivisten johtajien tulisi harkita seuraavia toimia:

1. Arvioi nykyiset sopimusjärjestelmät: Arvioi kattavasti nykyiset työkalut, joita käytät sopimusten hallintaan, tunnistaaksesi päällekkäisyyksiä ja tehottomuuksia.
2. Integroi järjestelmäsi: Ota käyttöön yhtenäinen sopimusten elinkaaren hallintajärjestelmä (CLM), joka keskittää kaikki sopimuksiin liittyvät toiminnot yhteen paikkaan ja helpottaa saumatonta yhteistyötä eri osastojen välillä. Integrointi varmistaa, että kaikilla sidosryhmillä on pääsy samoihin tietoihin, mikä vähentää virheitä ja viivästyksiä.
3. Automatisoi rutiiniprosessit: Hyödynnä automaatiota toistuvien tehtävien, kuten sopimusten luomisen, hyväksynnän ja uusimisen, hoitamiseen, ja vähennä näin manuaalisia virheitä sekä vapauta arvokasta aikaa. Automaatio virtaviivaistaa työnkulkuja, jolloin tiimit voivat keskittyä strategisiin toimiin.
4. Paranna tietojen näkyvyyttä: Varmista, että CLM-järjestelmä tarjoaa reaaliaikaiset analyysi- ja raportointiominaisuudet, joiden avulla operatiiviset johtajat voivat seurata sopimusten suorituskykyä ja tehdä dataan perustuvia päätöksiä. Parempi näkyvyys sopimustietoihin mahdollistaa ennakoivan hallinnoinnin ja nopean reagoinnin esiin tuleviin ongelmiin.
5. Edistä monialaista koulutusta: Hyödynnä koulutusohjelmia, jotka perehdyttävät kaikki asiaankuuluvat tiimit integroituun CLM-järjestelmään ja edistävät yhteistyön ja jaetun vastuun kulttuuria. Toimialarajat ylittävällä koulutuksella varmistetaan, että kaikki osastot ovat linjassa keskenään ja pystyvät hyödyntämään uutta järjestelmää tehokkaasti.

Tiivistelmä

Ajattelemalla sopimusten hallintaa uudella tavalla ja puuttumalla erilaisten työkalujen sudenkuoppiin operatiiviset johtajat voivat vähentää merkittävästi kustannuksia, parantaa tiimien välistä tehokkuutta ja nopeuttaa päätöksentekoa. Tämä strateginen lähestymistapa ei ainoastaan virtaviivaista sisäisiä prosesseja, vaan myös vahvistaa organisaation yleistä GTM-tehokkuutta, mikä antaa yritykselle edellytykset menestyä pitkällä aikavälillä kilpailluilla markkinoilla.

Olisiko nyt aika hylätä pirstaleiset sopimusjärjestelmät? Jos haluat lisää tietoa sopimusten hallinnan optimoinnista, harkitse Oneflown kaltaisten ratkaisujen tutkimista!