Nykypäivän digitaalisella aikakaudella sähköisistä allekirjoituksista on tullut tavanomainen tapa allekirjoittaa asiakirjoja, ja ne tarjoavat mukavuutta ja tehokkuutta. Usein herää kuitenkin kysymys: onko sähköinen allekirjoitus voimassa loputtomiin vai onko sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajalle päättymispäivä? Tutustutaan tähän aiheeseen, jotta ymmärretään sähköisen allekirjoituksen voimassaolo, elinkaari ja oikeudellinen asema.
Sähköisten allekirjoitusten ymmärtäminen
Sähköinen allekirjoitus eli e-allekirjoitus on sähköisessä muodossa olevaa dataa, joka on loogisesti liitetty muihin sähköisiin tietoihin ja jota allekirjoittaja käyttää allekirjoittaakseen liitetyt tiedot. Tällainen allekirjoitus on oikeudellisesti yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu allekirjoitus, edellyttäen, että se täyttää tiettyjen säädösten vaatimukset, kuten Euroopan unionin eIDAS-asetuksen tai Yhdysvaltojen sähköisiä allekirjoituksia kansainvälisessä ja kansallisessa kaupankäynnissä koskevan lain (ESIGN).
Sähköisiä allekirjoituksia koskevat oikeudelliset puitteet
Sähköisten allekirjoitusten pätevyys määräytyy ensisijaisesti alueellisten lakien ja määräysten mukaan. Euroopan unionissa eIDAS-asetuksessa vahvistetaan sähköisten transaktioiden standardit, joilla varmistetaan, että sähköiset allekirjoitukset tunnustetaan laillisiksi kaikissa jäsenvaltioissa. EIDAS-asetuksen mukaan pätevällä sähköisellä allekirjoituksella on sama oikeusvaikutus kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella.
Sähköisen allekirjoituksen voimassaoloaika
Sähköisen allekirjoituksen voimassaolo riippuu useista tekijöistä:
- Digitaalisen varmenteen voimassaolo: Monet sähköiset allekirjoitukset perustuvat luotettujen varmentajien myöntämiin digitaalisiin varmenteisiin. Näillä varmenteilla on määritelty voimassaoloaika, joka on usein yhdestä kolmeen vuotta. Varmenteen voimassaolon päätyttyä sillä tehdyt uudet allekirjoitukset voidaan katsoa pätemättömiksi. Varmenteen voimassaolon päättymiseen mennessä allekirjoitetut asiakirjat ovat kuitenkin edelleen voimassa, koska allekirjoituksen voimassaolo on sidottu varmenteen tilaan allekirjoitushetkellä.
- Tekniset näkökohdat: Teknologian kehittyessä tietyt salausalgoritmit voivat vanhentua. Jos sähköisen allekirjoituksen luomiseen käytetty algoritmi vaarantuu, kyseiseen algoritmiin perustuvia allekirjoituksia ei voida enää pitää turvallisina tai pätevinä. Siksi on tärkeää käyttää sähköisissä allekirjoituksissa ajantasaisia ja turvallisia teknologioita.
- Pitkäaikainen validointi: Sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajan ja pitkäaikaisen pätevyyden varmistamiseksi, erityisesti asiakirjoissa, jotka on säilytettävä pitkään, käytetään aikaleimaus- ja arkistointipalveluja. Nämä palvelut todistavat, että allekirjoitus oli pätevä allekirjoitushetkellä, ja auttavat säilyttämään sen pätevyyden ajan mittaan, vaikka alkuperäiset salausmenetelmät vanhentuisivat.
Lue myös: Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisesti sitovia? Tärkeimmät faktat ja säännökset
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
Milloin sähköisen allekirjoituksen voimassaolo päättyy?
Sähköisen allekirjoituksen voimassaolo voidaan tietyissä olosuhteissa kyseenalaistaa tai sitä voidaan pitää pätemättömänä:
- Digitaalisen varmenteen peruuttaminen: Jos allekirjoitukseen liittyvä digitaalinen varmenne peruutetaan ennen sen voimassaolon päättymistä esimerkiksi vaarantumisen tai luvattoman käytön vuoksi, kyseisellä varmenteella allekirjoitukset, jotka on tehty peruuttamisen jälkeen, eivät ole voimassa. Peruuttamista edeltävät allekirjoitukset ovat kuitenkin yleensä edelleen voimassa.
- Asiakirjojen muutokset: Jos sähköisesti allekirjoitettu asiakirja muutetaan allekirjoittamisen jälkeen, allekirjoitus voi tulla pätemättömäksi. Useimmat sähköisten allekirjoitusten ratkaisut pystyvät havaitsemaan allekirjoittamisen jälkeiset muutokset, mikä varmistaa asiakirjan eheyden.
- Lainsäädännön tai sääntelyn muutokset: Lainsäädännön tai sääntelyn muutokset voivat vaikuttaa sähköisten allekirjoitusten pätevyyteen, erityisesti jos uusia standardeja otetaan käyttöön tai olemassa olevia standardeja päivitetään.
Sähköisten allekirjoitusten pitkäikäisyyden varmistaminen
Jotta sähköisten allekirjoitusten voimassaolo säilyisi ajan myötä, ota huomioon seuraavat parhaat käytännöt:
- Käytä hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia: EU:n kaltaisilla alueilla hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset tarjoavat korkeimman varmuustason, ja niiden oletetaan olevan oikeudellisesti yhtä päteviä kuin käsinkirjoitetut allekirjoitukset. Nämä allekirjoitukset luodaan hyväksytyillä allekirjoituslaitteilla, ja ne perustuvat luotettujen palveluntarjoajien myöntämiin hyväksyttyihin varmenteisiin.
- Toteuta pitkäaikaisia varmistustoimenpiteitä: Käytä aikaleimaus- ja arkistointipalveluja varmistaaksesi, että sähköiset allekirjoitukset pysyvät voimassa ja todennettavissa pitkään. Nämä toimenpiteet todistavat, että allekirjoitus oli voimassa allekirjoitushetkellä, ja auttavat suojautumaan tulevilta teknologisilta muutoksilta.
- Pysy ajan tasalla lakivaatimuksista: Tarkista säännöllisesti ja noudata voimassa olevia sähköisiä allekirjoituksia koskevia lakeja ja määräyksiä omalla lainkäyttöalueellasi, jotta niiden voimassaolo varmistetaan.
Tiivistelmä
Sähköiset allekirjoitukset ovat tehokas väline nykyaikaisissa liiketoimissa, sillä ne tarjoavat tehokkuutta ja juridista varmistusta. Vaikka itse allekirjoitukset eivät luonnostaan vanhene, niiden voimassaoloon vaikuttavat sellaiset tekijät kuin digitaalisten varmenteiden asema, teknologian kehitys ja sääntelykehys. Ymmärtämällä nämä tekijät ja ottamalla käyttöön parhaat käytännöt yksityishenkilöt ja organisaatiot voivat varmistaa, että niiden sähköiset allekirjoitukset pysyvät voimassa ja täytäntöönpanokelpoisia ajan myötä.
