Jos et ole elänyt viime vuosia digitaalisessa pimennossa, olet todennäköisesti kuullut sähköisistä allekirjoituksista, joita kutsutaan myös e-allekirjoituksiksi. Sopimusten tulostaminen, allekirjoittaminen, skannaus ja sähköpostitse lähettäminen ovat jo kaukainen muisto – ne voi jättää niille, jotka haluavat pysyä menneisyydessä.

Sähköiset allekirjoitukset työsopimuksissa ovat tulleet vauhdittamaan tahtia, helpottamaan elämää ja myös auttamaan ympäristön kuorimitusta. Mutta miten ne tarkalleen ottaen toimivat ja miksi sinun pitäisi niistä välittää? Paneudutaampa aiheeseen tarkemmin!

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus (e-allekirjoitus) on digitaalinen versio asiakirjalle kynällä tehdystä allekirjoituksesta. Se on laillisesti sitova monissa maissa, mukaan lukien Iso-Britanniassa, joten se on yhtä pätevä kuin perinteinen allekirjoitus. Lisäksi se säästää paljon aikaa. Lisätietoja sähköisten allekirjoitusten juridisesta asemasa löydät täältä.

Sähköiset allekirjoitukset työsopimuksissa

Sähköisten allekirjoitusten käyttäminen työsopimuksiin on uskomattoman helppoa. Näin teet sen:

1. Valitse luotettava sähköisen allekirjoituksen alusta – Valitse turvallinen työkalu, kuten DocuSign, Adobe Sign tai Oneflow.
   • Lisätietoja Oneflowsta löydät täältä: https://oneflow.com/fi/ratkaisut/hr-ja-rekrytointiprosessi-oneflow/
     
2. Laadi työsopimus – Kirjoita sopimus tavalliseen tapaan ja varmista, että kaikki olennaiset seikat tulevat ilmi.
   
3. Lataa asiakirja – Vie sopimus sähköisen allekirjoituksen alustalle.
   
4. Lisää allekirjoittajat – Määritä allekirjoittajat (yleensä työnantaja ja uusi työntekijä).
   
5. Lähetä – Klikkaa ”Lähetä”, ja asiakirja lähetetään välittömästi hakijan tai työntekijän postilaatikkoon allekirjoitettavaksi.
   
6. Seuraa allekirjoittamisen etenemistä – Useimmissa alustoissa voit seurata, kuka on allekirjoittanut sopimuksen ja kenen allekirjoitus puuttuu.
   
7. Säilytä turvallisesti – Allekirjoitettu asiakirja tallennetaan turvallisesti verkkoon, josta se on helppo löytää myöhemmin.
   

Lue myös: Sähköiset allekirjoitukset työsopimuksissa ja HR:n käytössä

Sähköiset allekirjoitukset työsopimuksissa: Käytön edut

Miksi sinunkin pitäisi ottaa käyttöön sähköiset allekirjoitukset työsopimuksissa? Tässä muutamia syitä:

1. Sopimus valmis minuuteissa, ei päivissä

Enää sinun ei tarvitse odottaa, että joku tulostaa, allekirjoittaa, skannaa ja lähettää sopimuksen takaisin. Sähköisten allekirjoitusten ansiosta rekrytointi sujuu salamannopeasti.

2. Säästä rahaa paperissa, tulostuksessa ja postituksessa

Sähköiset allekirjoitukset poistavat tarpeettomat kustannukset. Enää sinun ei tarvitse tulostaa satoja sivuja tai maksaa kuriiripalveluista. Näin säästät rahaa!

3. Säilytä sopimuksesi turvallisesti

Sähköisen allekirjoituksen alustat käyttävät salausta, todennusta ja väärentämättömiä sinettejä varmistaakseen, että asiakirjat ovat turvallisia ja juridisesti sitovia.

Juridisesti sitovat sopimusmallit Oneflowssa

Älä kirjoita sopimuksia tyhjästä, vaan käytä ilmaisia malleja Oneflowssa.

Lue lisää

4. Allekirjoita milloin tahansa, missä tahansa, millä tahansa laitteella

Riippumatta siitä, palkkaatko työntekijän toiselta puolelta kaupunkia tai toiselta puolelta maailmaa, hän voi kirjautua sisään muutamassa sekunnissa puhelimella, tabletilla tai kannettavalla tietokoneella.

5. Luovu paperista – ja säästä ympäristöä!

Paperisten sopimusten hylkääminen auttaa vähentämään jätettä ja pienentämään yrityksesi hiilijalanjälkeä. Jokainen digitaalinen allekirjoitus on askel kohti kestävää kehitystä.

Lue myös: Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisesti sitovia? Tärkeimmät faktat ja säännökset

6. Älä enää koskaan menetä sopimusta

Unohda paperipinojen läpikäyminen. Digitaaliset sopimukset on tallennettu siististi ja ne on helppo löytää aina tarvittaessa.

7. Täysin laillinen ja vaatimusten mukainen

Sähköiset allekirjoitukset ovat laillisesti tunnustettuja monissa maissa.

Mitä on otettava huomioon sähköisiä allekirjoituksia käytettäessä

Sähköiset allekirjoitukset ovat mahtavia, mutta tässä on muutamia asioita, jotka on syytä muistaa:

• Tarkista maasi lainsäädäntö – Vaikka sähköiset allekirjoitukset ovat laillisia useimmissa maissa, varmista aina, että ne täyttävät paikalliset määräykset.
• Käytä turvallista alustaa – Varmista, että palveluntarjoajasi tarjoaa salauksen ja asiakirjojen todentamisen.
• Varmista, tarvitaanko todistaja – Joissakin sopimuksissa saatetaan edelleen vaatia todistaja. Varmista, että alustasi pystyy tarvittaessa hoitamaan tämän.

Lopullinen päätös: Pitäisikö sinun siirtyä sähköisiin allekirjoituksiin?

Totta kai! Sähköiset allekirjoitukset työsopimuksissa tekevät rekrytoinnista sujuvampaa, nopeampaa ja turvallisempaa. Ne vähentävät kustannuksia, paperityötä ja antavat yrityksille mahdollisuuden keskittyä tärkeimpään: hyvien työntekijöiden rekrytointiin. Nyt (viimeistään) on aika hylätä vanhanaikainen tapa allekirjoittaa sopimuksia käsin ja siirtyä tulevaisuuteen. Haluatko tietää lisää? Katso, miten Oneflow voi auttaa sinua: https://oneflow.com/fi/ratkaisut/hr-ja-rekrytointiprosessi-oneflow/