7 sopimushallintaohjelmistoa HubSpot-integraatiolla

HubSpot on vakiinnuttanut asemansa suomalaisten B2B-kasvuyritysten CRM-alustana – yli 1 200 suomalaista yritystä käyttää sitä päivittäin. HubSpotin avulla voit hallita markkinointia, myyntiä ja asiakassuhteita, mutta alusta lakkaa toimimasta kaupan syntyessä. Kun kauppa on merkitty voitetuksi, todellinen työ alkaa: sopimuksen laatiminen, hyväksyttäminen, lähettäminen, neuvottelu ja allekirjoittaminen.

Ilman sopimushallintaintegraatiota tämä tarkoittaa käytännössä CRM-tietojen kopioimista Wordiin, PDF-tiedoston lähettämistä sähköpostilla, manuaalista kirjausta takaisin HubSpotiin ja toivomista, että laskutustiedot pitävät paikkansa. Jokainen manuaalinen vaihe on virhelähde ja vie aikaa. World Commerce & Contracting -järjestön mukaan yritykset menettävät keskimäärin 8–9 prosenttia liikevaihdostaan puutteellisen sopimushallinnan vuoksi.

Tässä artikkelissa selitämme, mitä HubSpot sopimushallinta tarkoittaa, missä HubSpotin omat ominaisuudet riittävät ja missä eivät – ja vertailemme seitsemän sopimusohjelmistoa, jotka integroituvat HubSpotiin. Voit käyttää vertailua apuna, kun valitset ratkaisun, joka sopii juuri yrityksesi sinun yrityksesi työnkulkuun.

Mitä on HubSpot sopimushallinta?

HubSpot sopimushallinta tarkoittaa koko sopimuselinkaaren hallintaa – sopimuksen luomisesta allekirjoitukseen, arkistointiin ja uusimiseen – suoraan HubSpotista ilman alustan vaihtamista. Jos haluat hallita sopimuksia sieltä, missä myyntidatakin on, tarvitset ulkoisen sopimushallintaintegraation, jonka avulla sopimukset kytkeytyvät HubSpotin kauppa- ja yhteystietoihin.

On tärkeää erottaa kolme eri tasoa:

HubSpot Tarjoukset (natiivi) – HubSpotin oma tarjousmoduuli, jolla voit luoda yksinkertaisia tarjouksia ja kerätä perustason allekirjoituksia. Riittää tiimeille, jotka lähettävät vakiomuotoisia tarjouksia ilman neuvottelua.

Erilliset sähköisen allekirjoituksen työkalut – ratkaisevat ainoastaan allekirjoitusvaiheen. Sopimus lähetetään PDF-tiedostona, allekirjoitetaan ja palautetaan. Sopimuksia ei voida muokata lähettämisen jälkeen, eikä data siirry automaattisesti takaisin CRM:ään.

Täysimittaiset sopimushallinta-alustat – kattavat kaikki sopimuksen vaiheet: luomisen, neuvottelun, hyväksynnän, allekirjoituksen, arkistoinnin ja uusimisen. Kaksisuuntainen HubSpot-synkronointi pitää CRM:n ajan tasalla automaattisesti.

Myyntitiimille tämä tarkoittaa yhtä tietolähdettä kaikille sopimuksille, vähemmän manuaalista hallintaa ja nopeampaa kaupankäyntisykliä.

HubSpot natiivi vs. sopimushallintaintegraatio: mikä on ero?

HubSpotin Tarjoukset-moduuli on hyvä lähtökohta yksinkertaisille vakiomuotoisia tarjouksia. Se mahdollistaa tarjouksen luomisen suoraan kaupasta, vakiomuotoisia tarjouksia ja maksun keräämisen HubSpot Payments- tai Stripe-integraation kautta. Mutta tarjouksen lähettämisen jälkeen sopimus lukittuu – asiakas ei voi ehdottaa muutoksia samassa dokumentissa, eikä data siirry automaattisesti takaisin kaupan kenttiin.

Alt tag (vertailutaulukko): HubSpot Tarjoukset vs. ulkoinen sopimushallintaintegraatio – ominaisuusvertailu

Milloin HubSpotin natiivi riittää? Alle 10 sopimusta kuukaudessa, vakiomuotoisia tarjouksia ilman neuvottelua, ei tarvetta hyväksymistyönkuluille tai arkistoinnille. Näin yksinkertaisissa tapauksissa HubSpotin Tarjoukset-moduuli toimii hyvin.

Milloin integraatio on välttämätön? Yli 10 sopimusta kuukaudessa, neuvottelu lähettämisen jälkeen, hyväksymisketjut, kaksisuuntainen CRM-synkronointi tai kytkentä suomalaiseen kirjanpitojärjestelmään. Sujuvaa työnkulkua varten erillinen sopimushallinta-alusta on käytännössä välttämätön.

Parhaat sopimusohjelmistot HubSpot-integraatiolla

Alt tag (vertailutaulukko): Parhaat sopimusohjelmistot HubSpot-integraatiolla – vertailutaulukko suomalaisille yrityksille

1. Oneflow – vahvin HubSpot sopimushallintaintegraatio

Oneflow on sopimushallinta-alusta, joka kattaa koko sopimuselinkaaren – luomisesta neuvotteluun, hyväksyntään, allekirjoitukseen, arkistointiin ja uusimiseen. Oneflow on yksi harvoista CLM-alustoista, jolla on virallinen sertifioitu HubSpot App Partner -status: natiivi, auditoitu integraatio, ei Zapier-kiertotie.

Kaksisuuntainen HubSpot-synkronointi. Sopimusdata siirtyy automaattisesti HubSpotiin jokaisen tilamuutoksen yhteydessä. Kauppa sulkeutuu heti allekirjoituksella, ja asiakkaan tiedot täyttävät sopimuksen automaattisesti HubSpotin tiedoista. Myyntipäällikkö näkee HubSpotin aktiviteeteista, milloin asiakas avaa sopimuksen, mitä osioita hän lukee ja milloin hän  allekirjoittaa. Kaikki tämä tapahtuu ilman manuaalista kirjausta.

Neuvottelu suoraan sopimuksessa. Asiakas kommentoi, ehdottaa muutoksia ja allekirjoittaa samassa dokumentissa – ilman PDF-tiedostojen edestakaista lähettelyä. Versiot tallentuvat automaattisesti. Oikeustoimilain (228/1929) mukaan muutoksia sisältävä vastaus katsotaan uudeksi tarjoukseksi (epäsuora hyväksyntä), ja Oneflow merkitsee nämä muutokset automaattisesti. Myyntitiimit voivat seurata neuvottelun etenemistä reaaliajassa.

Hyväksymistyönkulut. Konfiguroitavat säännöt sopimusarvon, alennusten tai lausekepoikkeaman mukaan. Neljän silmän periaate aktivoituu automaattisesti – oikea hyväksyjä saa ilmoituksen ilman manuaalista ohjausta. Voit luoda eri hyväksymisketjut eri sopimustyypeille.

Tekoälypohjainen sopimusanalyysi. Saapuvat vastaesitykset analysoidaan automaattisesti. Hinta, kesto, maksuehdot ja riskiehdot siirtyvät puhtaina HubSpotin kenttiin ilman manuaalista tallennusta. Tämä säästää aikaa erityisesti tiimeissä, jotka käsittelevät useita sopimuksia samanaikaisesti.

Suomalaiset ERP-kytkennät. Allekirjoitettu sopimusdata siirtyy helposti Netvisoriin, Procountoriin tai NetSuiteen – tarjouksesta laskutukseen ilman manuaalista kirjanpitosiirtoa. Näin quote-to-cash-prosessi automatisoituu kokonaan. Tämä on merkittävä ero kilpailijoihin, joista useimmat tukevat vain kansainvälisiä ERP-järjestelmiä.

Arkistointi ja uusiminen. Keskitetty sopimusrekisteri, josta voit hakea sopimuksia helposti. Uusimis- ja irtisanomispäiviä seurataan automaattisesti. Suomen kirjanpitolain (1336/1997) mukainen kuuden vuoden säilytysvelvollisuus tuetaan konfiguroitavilla säilytysajoilla asiakirjatyypeittäin.

Sähköinen allekirjoitus. Kaikki kolme eIDAS-tasoa tuettuina: yksinkertainen (SES), kehittynyt (AES) ja hyväksytty (QES). Suomalaiset verkkopankkitunnukset (FTN) AES-tason tunnistautumiseen – sähköinen allekirjoitus suoraan HubSpotista ilman alustan vaihtamista.

Rajoitukset. Oneflow tarjoaa enemmän toiminnallisuuksia kuin pienet tiimit, jotka lähettävät alle 10 sopimusta kuukaudessa, todennäköisesti tarvitsevat. Hinnoittelu on korkeampi kuin pelkillä allekirjoitustyökaluilla.

Sopii parhaiten: Myyntitiimeille, HR:lle ja hankinnalle, jotka käsittelevät yli 50 sopimusta vuodessa ja tarvitsevat kaksisuuntaisen HubSpot-synkronoinnin, neuvottelun sopimuksessa ja automatisoidun työnkulun tarjouksesta laskutukseen. Mitä enemmän sopimuksia tiimi käsittelee, sitä enemmän lisäarvoa integraatio tuottaa.

→ Kokeile Oneflowta ilmaiseksi tai varaa maksuton esittely.

2. PandaDoc – tarjousten luomiseen ja dokumenttiautomaatioon

PandaDoc on dokumenttiautomaatioalusta, joka on suosittu mid-market-myyntitiimeissä. Natiivi HubSpot-integraatio mahdollistaa tarjousten luomisen suoraan kaupasta. Tarjouksia voidaan räätälöidä asiakkaan tarpeiden mukaan visuaalisella editorilla.

Vahvuudet. Drag-and-drop-editori, valmis sisältökirjasto ja visuaalisesti hiottu tarjousprosessi. HubSpot-integraatio on vahva: tarjoukset luodaan suoraan HubSpotista, ja allekirjoituksen tila päivittyy CRM:ään. PandaDoc tukee myös maksujen keräämistä dokumentin sisällä. Myyntitiimit voivat lähettää uusia tarjouksia nopeasti valmiiden mallipohjien avulla.

Rajoitukset. Sopimukset lukittuvat PDF-muotoon lähettämisen jälkeen – asiakas ei voi neuvotella suoraan dokumentissa. Kaksisuuntainen CRM-synkronointi on rajallisempaa kuin Oneflowssa. Suomalaisia verkkopankkitunnuksia ei tueta natiivisti, ja ERP-kytkennät esimerkiksi Netvisoriin tai Procountoriin puuttuvat. Sopimuksiin liittyvä post-sign-toiminnallisuus – sopimusrekisteri, uusimisseuranta ja arkistointi – on rajallista.

Sopii parhaiten: Myyntitiimeille, jotka painottavat visuaalista tarjousprosessia ja dokumenttien luomista, ja joille suomalaisten verkkopankkitunnusten tuki ei ole välttämätön.

3. DocuSign – kansainvälisille enterprise-organisaatioille

DocuSign on maailman tunnetuin sähköisen allekirjoituksen alusta. Enterprise-tasoinen CLM-ratkaisu (DocuSign IAM) laajentaa tarjontaa koko yrityksen sopimusten hallintaan.

Vahvuudet. HubSpot-integraatio marketplacen kautta. Laaja eIDAS-tuki kaikilla tasoilla mukaan lukien QES. DocuSign IAM -suite tarjoaa lausekekirjaston, kehittyneet hyväksymistyönkulut ja tekoälypohjaisen sopimusanalyysin (DocuSign Insight). Kansainvälisille organisaatioille, jotka hallitsevat sopimuksia eri maissa samanaikaisesti, globaali tunnettavuus ja laaja kumppaniekosysteemi ovat etuja.

Rajoitukset. Suomalaisten verkkopankkitunnusten tuki vaatii kolmannen osapuolen integraation – merkittävä puute suomalaisessa markkinassa. Implementointi on monimutkainen ja hinnoittelu enterprise-tasolla. Datahosting Yhdysvalloissa voi olla compliance-haaste eurooppalaista dataläsnäoloa vaativille organisaatioille. Neuvottelu suoraan sopimuksessa ei ole mahdollista Oneflown tavoin.

Sopii parhaiten: Kansainvälisille enterprise-organisaatioille, joilla on HubSpot-ympäristö ja joiden sopimustarpeet ulottuvat useaan maahan samanaikaisesti.

4. GetAccept – digitaalisiin myyntihuoneisiin

GetAccept on ruotsalainen myyntialusta, jonka ydin on digitaalinen myyntihuone: jaettu tila, jossa myyjä kokoaa esitykset, tarjoukset ja sopimukset yhteen näkymään. Sertifioitu HubSpot-integraatio. Käyttöönotto on nopeaa, ja alusta sopii erityisesti tiimeille, jotka haluavat lisätä läpinäkyvyyttä asiakkaan ostoprosessiin.

Vahvuudet. Ostaja näkee kaikki materiaalit yhden linkin kautta ilman tiedostojen lataamista. Alusta näyttää reaaliajassa, milloin ostaja avaa dokumentin, mitä osioita hän lukee ja kuinka kauan. Myyntitiimit voivat käyttää näitä tietoja asiakkaan tarpeiden ymmärtämiseen. Alusta tukee sähköistä allekirjoitusta suomalaisilla verkkopankkitunnuksilla.

Rajoitukset. GetAccept on ensisijaisesti myyntiprosessin työkalu, ei täysimittainen sopimushallinta-alusta. Sopimuksiin liittyvä post-sign-toiminnallisuus on rajallista: sopimusrekisteriä, uusimisseurantaa ja arkistointia ei tarjota samalla tasolla. CRM-synkronointi ei ulotu kaksisuuntaiseen datasiirtoon Oneflown tasolla.

Sopii parhaiten: B2B-myyntitiimeille, jotka painottavat digitaalisia myyntihuoneita ja ostajakohtaista analytiikkaa osana myyntiprosessia.

5. Contractbook – sopimusrekisteriin ja tekoälyekstraktioon

Contractbook on Kööpenhaminassa perustettu CLM-alusta, joka keskittyy keskitettyyn sopimusrekisteriin ja tekoälypohjaiseen dataekstraktioon. Siinä on natiivi HubSpot-integraatio.

Vahvuudet. Tekoäly tunnistaa ja kategorisoi ehdot olemassa olevista sopimuksista – hyödyllistä lakitiimeille, jotka haluavat kokonaiskuvan yrityksen sopimusportfoliosta. Lausekehaun avulla voit löytää nopeasti tietyt ehdot kaikista sopimuksista. Suosittu pohjoismaisten startupien ja scale-upien keskuudessa.

Rajoitukset. CRM-synkronointi on rajallisempaa kuin Oneflowssa – pääasiassa yksisuuntaista. Muutoksia sopimukseen ei voida tehdä lähettämisen jälkeen. Suomalaisten verkkopankkitunnusten tuki on rajoitettu, ja ERP-kytkennät suomalaisiin kirjanpitojärjestelmiin puuttuvat.

Sopii parhaiten: Startupien ja lakitiimien sopimusrekisterin keskittämiseen ja tekoälypohjaiseen sopimusanalyysiin.

6. Juro – lakitiimien ja myyntitiimien yhteistyöhön

Juro on CLM-alusta, joka on suunniteltu lakitiimien ja myyntitiimien yhteistyöhön. Siinä on natiivi HubSpot-integraatio.

Vahvuudet. Selainpohjainen sopimuksen muokkaus, mallikirjasto ja hyväksymistyönkulut. Integraatio HubSpotiin mahdollistaa sopimuksen luomisen suoraan kaupasta. Juro on suunnattu erityisesti organisaatioille, joissa lakitiimi ja myynti työskentelevät tiiviisti yhdessä sopimusvaiheessa.

Rajoitukset. Sopimushallintaintegraatio on vähemmän tarjouksesta laskutukseen -suuntautunut kuin Oneflowssa. Suomalaisten verkkopankkitunnusten tuki ei ole natiivi. ERP-kytkennät suomalaisiin järjestelmiin puuttuvat. Pienten ja keskisuurten suomalaisten yritysten tarpeisiin Juro voi olla ylimitoitettu lakiominaisuuksiltaan ja alimitoitettu kaupalliselta puolelta.

Sopii parhaiten: Organisaatioille, joissa lakitiimi on aktiivisesti mukana sopimusvaiheessa ja tarvitsee yhteistyöpohjaista sopimuksen muokkausta.

7. Precisely (ent. Avtal24) – pohjoismaiseen mid-market-sopimushallintaan

Precisely, aiemmin Avtal24, on skandinaavinen sopimushallintaratkaisu HubSpot-integraatiolla. Se on käytössä erityisesti pohjoismaisten mid-market-yritysten juridisissa ja kaupallisissa tiimeissä.

Vahvuudet. Mallikirjasto, hyväksymistyönkulut ja sopimusrekisteri uusimisseurannalla. Mallien avulla voidaan luoda uusia sopimuksia nopeasti vakiopohjalta. Pohjoismainen tausta tarkoittaa, että terminologia ja compliance-tuki lähtevät pohjoismaisesta oikeuskehyksestä.

Rajoitukset. CRM-integraatio ei ulotu samalle tasolle kuin Oneflown kaksisuuntainen synkronointi. Neuvottelu sopimuksessa lähettämisen jälkeen on rajallista. Tekoälytoiminnallisuus on vähemmän kehittynyttä.

Sopii parhaiten: Pohjoismaisille mid-market-yrityksille, joilla on juridinen painotus ja tarve rakenteelliselle sopimushallinnalle HubSpot-ympäristössä.

Miten valita oikea HubSpot sopimushallintaintegraatio?

Valitse sopimushallintaintegraatio sen mukaan, kuinka organisaatiosi käytännössä työskentelee HubSpotissa. Kaikki alla olevat kriteerit eivät ole yhtä tärkeitä jokaiselle tiimille – mutta jos haluat tehdä oikean valinnan, ne auttavat tunnistamaan, mikä ratkaisu sopii juuri teidän tarpeisiinne.

Kaksisuuntainen CRM-synkronointi

Päivittyvätkö kaupan kentät automaattisesti allekirjoituksen yhteydessä vai vaatiiko se manuaalista kirjausta? Valitse integraatio, jossa data päätyy oikeassa muodossa oikeaan paikkaan. Natiivi, auditoitu integraatio (kuten Oneflown sertifioitu HubSpot App Partner -status) on eri asia kuin Zapier-kiertotie. Voit testata tämän helposti: luo testisopimus ja katso, siirtyykö data takaisin HubSpotiin ilman manuaalista työtä.

Neuvottelu sopimuksessa vai lukittu PDF-tiedosto

Jos asiakkaat säännöllisesti ehdottavat muutoksia sopimukseen, PDF-pohjainen työnkulku aiheuttaa versiovirheiden riskin. Sopimushallinta-alusta, jossa muutokset voidaan tehdä suoraan sopimukseen, poistaa tämän ongelman. Tämä säästää aikaa erityisesti tiimeissä, joissa sopimukset kulkevat usean henkilön kautta – ensin muokataan, sitten hyväksytään ja vasta sitten allekirjoitetaan.

Hyväksymistyönkulut ja sisäinen valvonta

Tiimit, joissa hyväksyntäketjut ovat osa arkea – esimerkiksi alennusten tai erityisehtojen vuoksi – tarvitsevat konfiguroitavat säännöt. Pelkkä sähköisen allekirjoituksen työkalu ei kata tätä. Voit tarkistaa, tukeeko valitsemasi alusta eri hyväksyntätasoja sopimusarvon mukaan. Valitse ratkaisu, jossa voidaan luoda uusia hyväksymisketjuja ilman kehitystyötä.

Suomalaiset ERP-kytkennät

Tarjouksesta laskutukseen -prosessi on valmis vasta, kun sopimusdata siirtyy oikeassa muodossa kirjanpitojärjestelmään. Jos käytössä on esimerkiksi Netvisor, Procountor tai muu suomalainen ratkaisu, integraatioiden kattavuus kannattaa varmistaa ennen käyttöönottoa. Kaikki vertailun työkalut eivät tue suomalaisia järjestelmiä.

Sähköinen tunnistautuminen Suomessa

Suomessa sähköinen tunnistautuminen tapahtuu pääasiassa verkkopankkitunnuksilla (FTN-verkosto: OP, Nordea, Danske Bank ja muut) tai mobiilivarmenteella. Nämä vastaavat eIDAS-asetuksen AES-tasoa. Useimmille B2B-sopimuksille SES riittää juridisesti (laki sähköisistä allekirjoituksista, 14/2003), mutta AES on suositeltava arvoltaan tai riskiltään merkittävissä sopimuksissa. Valitse tunnistautumistaso sopimuksen luonteen mukaan – voit helposti tarkistaa, tukeeko valitsemasi työkalu suomalaisia pankkitunnuksia natiivisti.

Arkistointi, säilytysajat ja GDPR

Suomen kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Sopimushallinta-alustan tulee tukea konfiguroitavia säilytysaikoja asiakirjatyypeittäin. GDPR ja kansallinen tietosuojalaki (1050/2018) edellyttävät lisäksi tietojenkäsittelysopimuksen liittämistä jokaiseen SaaS-hankintaan – alustan tulisi mahdollistaa tämä pakollisena liitteenä. Tämä edellyttää, että valitsemasi työkalu tukee pakollisia liitteitä sopimustyypeittäin.

Näin otat HubSpot sopimushallintaintegraation käyttöön

Useimpien sopimushallintaintegraatioiden käyttöönotto HubSpotissa noudattaa samaa peruskaavaa. Tässä esimerkkinä Oneflown integraation vaiheet – muiden työkalujen prosessi on samankaltainen.

Asenna integraatio HubSpot Marketplacesta

Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Marketplace > App Marketplace ja hae haluamasi sopimushallintaintegraatio. Klikkaa Install app ja hyväksy käyttöoikeudet. Sertifioidut integraatiot (kuten Oneflow) asentuvat suoraan ilman erillistä konfiguraatiota.

Yhdistä HubSpotin kaupat ja yhteystiedot

Asennuksen jälkeen voit luoda uusia sopimuksia suoraan HubSpotista. Klikkaa kauppaa, valitse Luo sopimus ja asiakkaan tiedot siirtyvät automaattisesti sopimukseen. Sinun ei tarvitse kopioida tietoja manuaalisesti.

Määritä hyväksymissäännöt ja mallipohjat

Siirry sopimushallinta-alustan asetuksiin ja luo mallipohjat yleisimmille sopimustyypeille. Määritä sitten hyväksymissäännöt – esimerkiksi: kaikki yli 10 000 euron sopimukset edellyttävät myyntijohtajan hyväksyntää. Klikkaa Tallenna ja säännöt aktivoituvat automaattisesti.

Testaa kaksisuuntainen synkronointi

Luo testisopimus, lähetä se ja allekirjoita. Tarkista sitten HubSpotista, että kaupan tila, sopimuksen arvo ja allekirjoituspäivämäärä ovat päivittyneet automaattisesti. Jos data ei siirry oikeassa muodossa, tarkista kenttien yhdistämisasetukset integraation hallintapaneelissa.

Yhteenveto

HubSpot on erinomainen CRM, mutta se lakkaa toimimasta sopimuksen syntyhetkellä. Natiivi sopimushallintaintegraatio täyttää aukon voitetun kaupan ja allekirjoitetun sopimuksen välillä – ja varmistaa, että data siirtyy oikeisiin järjestelmiin ilman manuaalista työtä. Oikean integraation avulla voit hallita kaikkia sopimuksia helposti suoraan HubSpotista ja säästää aikaa, joka muuten kuluisi manuaaliseen tietojen siirtämiseen.

Tiimeille, jotka tarvitsevat neuvottelua sopimuksessa, konfiguroitavia hyväksymistyönkulkuja, kaksisuuntaista HubSpot-synkronointia ja suomalaisten ERP-järjestelmien kytkentää – ja jotka haluavat pitää HubSpotin yhtenä tietolähteenä – Oneflow on vahvin vaihtoehto suomalaisessa markkinassa.

→ Kokeile Oneflowta ilmaiseksi tai varaa maksuton esittely.

Summarise

ChatGPT Claude Perplexity Google AI

Ilona Roschier

Senior Marketing Manager Finland & UK

LinkedIn

Finland’s and UK's dynamic Marketing Manager with a flair for innovation and a passion for storytelling. With a keen eye for detail and a strategic mindset, Ilona has been at the forefront of Finland’s and UK's marketing landscape, crafting compelling campaigns that captivate audiences and drive results.

View profile